Как написать деловое письмо на английском языке — образец с переводом, пример написания

Главная › Английский язык ›

17.06.2020

В силу особого формата данной статьи, описанные ваше интервалы между абзацами не соблюдены. Надеемся, вы простите нам данный нюанс.

Представление нового сотрудника. Introduction of a new colleague.

Dear :

I want to take this opportunity to inform you that will soon be joining us as the in the . will be taking over from and will begin work on .

  • has been the of the at for years and we are delighted that has decided to join our company at this stage of our development.
  • is a person of and I have no doubt will contribute significantly to all aspects of our work here.
  • I hope all of you will try to make feel welcome here as becomes accustomed to new position.
  • Sincerely yours,

Первое напоминание о неуплате. First reminder of an unpaid invoice.

Dear :

I am writing to remind you that we have not yet received payment for invoice for , due on . I am enclosing a full statement of your account as of and a copy of the invoice.

Как написать деловое письмо на английском языке - образец с переводом, пример написания Как написать деловое письмо на английском языке - образец с переводом, пример написания Как написать деловое письмо на английском языке - образец с переводом, пример написания Как написать деловое письмо на английском языке - образец с переводом, пример написания Как написать деловое письмо на английском языке - образец с переводом, пример написания Как написать деловое письмо на английском языке - образец с переводом, пример написания Как написать деловое письмо на английском языке - образец с переводом, пример написания Как написать деловое письмо на английском языке - образец с переводом, пример написания Как написать деловое письмо на английском языке - образец с переводом, пример написания Как написать деловое письмо на английском языке - образец с переводом, пример написания

Should you have any questions about your account, please do not hesitate to contact me.

Sincerely,

Деловая переписка на английском языке с представителями разных стран

Культурные традиции разных стран порой серьезно различаются, даже если для общения выбран такой универсальный язык, как английский

Эти особенности важно учитывать, ведя переписку с зарубежными партнёрами

Китай, Япония, арабские страны

В странах азиатского региона и на востоке вежливость ценится особо, поэтому постарайтесь включать в письмо максимально вежливые формы, особенно в начале знакомства. Возможными вариантами, учитывающими правила этикета, могут быть следующие фразы:

  • Sorry for bothering you. – Прошу прощения за то, что отвлекаю.
  • Might I take a moment of your time? – Могу я занять у вас минуту?

Используйте максимально вежливые формы запроса:

  • I would be grateful if you could… – Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
  • Could you please be so kind… – Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Вежливость к партнерам следует сочетать с более лаконично составленным текстом:

  • Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. – Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
  • I would appreciate your help in this matter. – Буду признателен за вашу помощь.
  • I await a response at your earliest convenience. – Ответьте при первой возможности.

США

Оборотами речи, которые должны присутствовать в письме по правилам этикета, можно пренебречь. Исключение составляют ситуации, когда вашим собеседником является стоящий выше вас коллега или партнер. Четко опишите ситуацию и ваши ожидания. Чем меньше конструкций с would, could, might, тем лучше.

Африка, Южная Америка

Вопросы на личные темы в деловой переписке могут иметь место при общении с человеком, который вам знаком. Уточните, как дела у собеседника, как поживает его семья. Это будет воспринято положительно, и отношения с партнером станут более надежными.

Читайте материал по теме: Бизнес-английский по скайпу: за и против

Деловое письмо на английском: структура и фразы

Деловые письма партнерам состоят из информативного заголовка, обязательно даты письма, наименования и адреса, вступительных фраз, основного текста письма, заключительной форы вежливости и подписи, часто указания на приложения.

Принципы оформления делового письма в английском

Нужно не забывать, что в письмах, как правило, избегают функции переноса слов.

Одно из важных правил оформления таких писем: поля обычно слева от листа должны быть сохранены не менее, чем на 2см из-за необходимости подшивки.

Начало делового письма

Деловое письмо начинается с заголовка. В заголовке часто приводят наименование и адрес отправителя, и ряд контактных деталей или таких подробностей, как номер факса или телефонов.

Даты отправления находятся в правой стороне под заголовком или по центру. В зависимости от страны адресата, (хотя это не так принципиально) существуют способы написания:

  • 18 October, 2012
  • October 18th, 2012
  • October 18, 2012
  • 18th October 2012
  1. Расположение названия и адреса организации или данные личности получателя объединяют слева от бланка. Далее следуют отдельными рядами номер дома, проспект, улица, затем название населенного пункта, и, наконец, страна:
  2. Ferron LTD
  3. 29, Grafton Street,
  4. London, PX34 RX,
  5. Englan

Формы вступительных обращений и заключительная формулировка вежливости, также, согласно блочному стилю, будут располагаться слева. Для уверенности, что ваше письмо прочитает только определенный человек, можно добавлять после или перед  вступительным обращением: Attention: Mr. S. Mackinton/ Attention of Mr. Mackinton. Распространенные формы вступительного обращения:

  • официальная форма Dear Sirs, когда не известен пол и количество получателей;
  • Dear Sir, когда известно, что получатель мужчина;
  • Dear Madam, адресуют женщине официально;

если конкретно указывать фамилию, то менее официально:

Dear Mr. Stanfortan или Dear Mrs.Greenflower,

но в случае, если нет данных, что женщина замужем, то обращаются: Ms Greenflower.

Основная часть

В основной часть раскрывается суть обращения. Формулировки должны быть сухие, без литературных украшений. Всё по делу.

Как закончить деловое письмо

Общепринятые заключительные формулировки:

  • Yours faithfully — официальная;
  • аналогичная Faithfully yours;
  • популярные Yours truly или сходная Yours sincerely.

Когда к письму присоединяются  материалы и вложения, то слева пишется Enclosure и небольшое указание на их количество.

Образец делового письма на английском языке:

  • Mr
    Nikolay Roshin
  • ABC-company
  • Office
    2002, Entrance 1B
  • Tverskaya
    Street
  • Moscow
  • RUSSIA
    20 June
  • 2004
  1. Dear
    Nikolay,
  2. Thank
    you for your enquiry. Please find enclosed our information pack which
    contains our brochures and general details on our schools and summer
  3. centres.

Деловое письмо на английском: как написать, структура, образец, примеры с переводом

Как и русский язык, английский включает в себя разные стили написания писем. Если вы читаете эту статью, то осознаёте, насколько важным является умение писать деловые письма.

Этот навык может пригодиться практически в любой профессии, ведь сейчас многие работают с иностранными компаниями. Поэтому просто необходимо знать правила написания писем в формальном стиле.

И кстати не только в английском – в русском это тоже очень ценно.

Если вы сомневаетесь, что не справитесь с этой задачей, или вам хочется, чтобы ваше письмо проверил профессионал, тогда стоит прийти в нашу школу на бесплатное занятие. Наши учителя с радостью помогут вам научиться грамотно писать не только деловые письма! Переходите по ссылке, чтобы записаться на урок.

Структура делового письма на английском

Существуют разные виды формальных писем. Вот некоторые из возможных вариантов:

Как написать деловое письмо на английском языке - образец с переводом, пример написания

Конечно, у каждого письма есть своя структура. Её необходимо знать – так вы покажете получателю, что являетесь грамотным человеком. Плюс не придётся каждый раз задумываться о том, каким будет начало и конец. В разных источниках структура может слегка отличаться, но оформление базы всегда остаётся общим.

Ключевые моменты:

  • Адрес отправителя Начинать формальное письмо (да и неформальное тоже) нужно с адреса отправителя, которое пишется в правом верхнем углу, но если вы напишите его слева, то это не будет катастрофой. Сначала указывается номер дома, затем название улицы, и через запятую номер квартиры. На новой строчке упоминается город и почтовый индекс. Следующая строчка – страна.
    • 78 Staroselskaya Street, 54Moscow, 139293
    • Russia
  • Дата
    1. Дата может писаться разными способами:
    2. 11 January, 2021 January 11th, 2021 January 11, 2021
    3. 11th January, 2021
    4. Чтобы не усложнять, запомните один вариант написания и используйте его каждый раз.
  • Адрес получателя
    • Пишется также как и адрес отправителя, только уже ниже и с левой стороны.
    • 34 Oxford Street, 12 London 12893
    • England
  • Обращение
    1. Обращения бывают разными, но проще всего начать со слова Dear (уважаемый):
    2. Dear Sir/Madam – Уважаемый сэр / мадам Dear Mrs. Brown – Уважаемый мистер Браун Dear Ms/Mrs Brown – Уважаемая мисс / миссис Браун Dear Customer – Уважаемый покупатель Dear Colleague – Уважаемый коллега Dear Editor – Уважаемый редактор
    3. Это была шапка, которая является началом каждого письма.
  • Вступление

    Здесь мы указываем, по какой причине беспокоим получателя (приём на работу, жалоба, предложение и т.д.).

    Обычно вступление начинается с фразы: I am writing (я пишу). Но об этом мы поговорим чуть позже.

  • Основная часть

    Чаще всего основная часть разбита на несколько абзацев, но не всегда. Для начала мы расписываем детали ситуации. Например, если это жалоба – что именно не понравилось в оказанной услуге / сервисе. Помимо фактов можно задать вопросы: можно ли вернуть деньги за оказанную услугу и т.д.

    В новом абзаце можно внести свои предложения (по улучшению сервиса) и пожелания. Если это письмо с предложением работы, как раз в этой части будет говориться о том, что нужно сделать для дальнейшего сотрудничества.

    Последний абзац основной части содержит завершающее предложение типа: если у Вас остались вопросы / Я бы очень хотел / Очень жду Вашего ответа.

  • Заключение

    Заключаем письмо вежливой фразой:

    Yours sincerely, – если вам знаком человек, которому вы пишите. И Yours faithfully, – если человек незнакомый.После запятой с новой строчки нужно подписать письмо:

    Maggie Simpson.

Читайте также:  Описание картины на английском языке с переводом: примеры и фразы для ЕГЭ

Клише для написания делового письма дать список полезных фраз с переводом

Поговорим подробнее о фразах, которые мы можем использовать в разных частях письма. Не забудьте сохранить эту таблицу себе — она очень пригодится, когда вы будете набивать руку в написании писем.

Как написать деловое письмо на английском языке - образец с переводом, пример написания

Обратите внимание, что в официальных письмах мы не используем сокращений типа: can't, don't и т.д. Все слова пишутся полностью.

Кстати, подборки необходимых выражений есть не только в этой статье. Почитайте подборку фраз для туристов. С ней вы сможете выжить в другой стране, найти нужное место, разобраться в магазине или аптеке, попросить помощи, если заблудились. Переходите по ссылке 100-fraz-na-anglijskom-dlja-puteshestvij

Образцы деловых писем на английском

Как вы уже заметили, вариантов деловых писем существует достаточно много. Шаблоны некоторых из них мы сейчас рассмотрим:

  • Письмо-жалоба
  • Письмо-запрос
  • Благодарственное письмо
  • Письмо-извинение

Готовы? Ух, что сейчас будет!

Письмо-жалоба на английском

Первое письмо – это жалоба. Допустим, вам не понравился отель, в котором вы решили остановиться во время отпуска. Вы читали рекламное объявление, прежде чем поехать туда, но по факту место оказалось намного хуже заявленного. В таком случае актуальной будет просьба вернуть часть денег. Но, конечно, необходимо упомянуть причины, по которым вы хотите оформить возврат.

Dear Sir,

I am writing to complain about the hotel where I was supposed to stay from 18th May till 25th May. I believe the description of this place was totally inaccurate.

To start with, the room was not commodious. I barely had any space for my belongings. Also, the distance to the city centre was 3 times farther than you mentioned.

Secondly, there was an awful view to the old wrecked house instead of the “stunning view” you promised. Also, there were not any of mentioned dishes at breakfast. Every day I had to eat cereals, but in the advertisement I saw the pictures of delicious dishes with sausages and meat.

Thirdly, I had no soap, shampoo or even towels in the bathroom. The receptionist told me the clean lady had just forgotten to put these things. Moreover, in two days there was no hot water.

It was quite irritating. I wanted to spend my holiday with pleasure, not with lack of proper breakfast, water and personal hygiene items.

After three days I did not want to stay any longer and returned home.

As you can imagine, I am extremely upset. It would be great to get a partial refund to an apology for the annoyance and discomfort. Your early reply will be appreciated.

Yours faithfully,

Sue Jim Pelton.

Перевод:

Уважаемый господин,

Я пишу с жалобой на отель, в котором я должен был остановиться с 18 по 25 мая. Я считаю, что описание этого места было совершенно неточным.

Начнем с того, что номер не был просторным. Там почти не было места для моих вещей. Кроме того, расстояние до центра города было в 3 раза дальше, чем вы упомянули.

Во-вторых, вместо “потрясающего вида” из окна, который Вы обещали, был ужасный вид на старый разрушенный дом. Кроме того, за завтраком не было ни одного из упомянутых блюд. Каждый день мне приходилось есть хлопья, но в Вашем рекламном объявлении я видел картинки вкусных блюд с колбасой и мясом.

В-третьих, у меня не было ни мыла, ни шампуня, ни даже полотенец в ванной. Администратор на респешн сказала мне, что уборщица просто забыла положить эти вещи. Более того, в течение двух дней не было горячей воды.

Это было довольно раздражающе. Я хотел провести свой отпуск с удовольствием, а не с отсутствием качественного завтрака, воды и предметов личной гигиены. Через три дня я не захотел больше оставаться и вернулся домой.

Как Вы можете себе представить, я очень расстроен. Было бы здорово получить частичный возврат денег в качестве извинения за раздражение и дискомфорт. Ваш ранний ответ будет оценен по достоинству.

Искренне Ваш,

Сью Джим Пелтон.

Письмо-запрос на английском

Допустим, у вас свой бизнес, от которого вы решили отдохнуть, ну или боссу нужно, чтобы вы арендовали машину для его отпуска в Шотландии. Используйте готовое письмо формального характера в качестве образца.

Dear Sir or Madam,

Написание делового письма на английском языке

Как часто Вам приходится писать деловые письма на английском языке? Вы боитесь наделать много ошибок? Или, что покажетесь невежей, когда отправите собственноручно написанное письмо?

Как написать деловое письмо на английском языке - образец с переводом, пример написания

Будьте уверены, что эта статья научит Вас грамотно составлять деловое письмо. Тем более письмо такого плана — это не что иное, как система или, хотите, формула, со своим определенным набором правил.

Основные правила составления делового письма

Правил на самом деле не так уж и много. Человеку со средними знаниями в английском я зыке не составит труда его составить, как бы трудно это ни казалось.

Самое главное, что письмо состоит из блоков. Эта структурность позволяет быстро считывать информацию. И здесь экономят время все и получатель, и отправитель.

Отправитель собирает блоки воедино: адрес отправителя, дата, адрес получателя, обращение, введение и т. д. А получатель уже знает где находится основная информация и знакомится с ней.

Также блочная структура подразумевает ряд особенностей:

  • тело письма строится из абзацев с одинарным отступом;
  • красная строка отсутствует;
  • весь текст выравнивается по левому краю.

Вторая особенность состоит в том, что не нужно писать слишком витиеватыми фразами. Предложения строятся просто и лаконично.

Эффективность делового письма заключается в четкости и логичности.

Элементы делового письма

Итак, общие правила определены. Теперь перейдем теперь к рассмотрению всех элементов по отдельности. Не будем терять время, ведь в деловой среде это важно.

Имя и адрес отправителя

Первый блок письма включает в себя реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов следующая:

  • имя руководителя;
  • его должность;
  • название компании отправителя;
  • номер дома, улица;
  • город, почтовый индекс;
  • страна;
  • Пример:
  • Mr Peter Ivanov
  • Director
  • School of foreign laguages “LingvaMaster”
  • 154 Tverskaya St
  • Moscow 125009
  • Russia

Пишется всё именно в этой последовательности. И, если Вы обратили внимание, то нет ни точек, ни запятых. Это называется «открытая пунктуация». Таким образом письмо не загромождается лишними элементами.

ARVE Error: src mismatchurl: https://www.youtube.com/watch?v=peYLSwvqobUsrc in: https://www.youtube-nocookie.com/embed/peYLSwvqobU?wmode=transparent&rel=0&feature=oembedsrc gen: https://www.youtube-nocookie.com/embed/peYLSwvqobUActual comparisonurl: https://www.youtube.com/watch?v=peYLSwvqobUsrc in: https://www.youtube-nocookie.com/embed/peYLSwvqobU?wmode=transparent&rel=0src gen: https://www.youtube-nocookie.com/embed/peYLSwvqobU

Расположение даты идет сразу под реквизитами, с отступлением в три строки.

Вариантов написания даты несколько:

  • June 24, 2016
  • June 24rd,2016
  • 24 June, 2016
  • 24rd June, 2016

Адрес получателя

После даты пишется адрес получателя.

Лучше всего указывать конкретное лицо для получения письма:

  • полное имя получателя;
  • должность;
  • название компании;
  • номер дома, улица;
  • город, почтовый индекс;
  • страна;

Перед именем обязательно указать сокращенное обращение: Mr. (мистер, господин), Dr. (доктор), Ms. (мисс, для незамужней женщины), Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).

  1. Пример:
  2. Mrs Barbara Grey
  3. editor
  4. publishing company “GoodBook”
  5. 25 Downing St
  6. London SW1A 2AB
  7. United Kingdom
  8. Как видите, расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Обращение

Далее нужно поприветствовать адресата.

Всегда начинается с одного и того же слова «Dear…»(уважаемый(-ая)):

  • Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Barbara Grey,
  • Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam,
  • В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs,
  • Опять же, в случае с американской компанией, в конце обращения ставится двоеточие: Dear Mrs Barbara Grey:

Наши читатели рекомендуют попробовать 5 бесплатных уроков курса «АНГЛИЙСКИЙ ДО АВТОМАТИЗМА» с Анастасией Божок.

Те, кто посещают даже 1 урок узнают больше, чем за несколько лет!
Удивлены?

Получите 5 бесплатных уроков здесь…

Без домашки. Без зубрежек. Без учебников

Из курса «АНГЛИЙСКИЙ ДО АВТОМАТИЗМА» Вы:

  • Научитесь составлять грамотные предложения на английском без заучивания грамматики
  • Узнаете секрет прогрессивного подхода, благодаря которому Вы можете сократить освоение английского с 3 лет до 15 недель
  • Будете проверять свои ответы мгновенно + получите доскональный разбор каждого задания
  • Скачаете словарик в форматах PDF и MP3, обучающие таблицы и аудиозапись всех фраз

Получить 5 уроков бесплатно можно тут

Введение

Первый абзац должен сразу вводить в курс дела, поэтому здесь тоже может быть несколько фраз-клише.

Все зависит от характера обращения:

  • We are writing to inquire about…  Мы пишем, чтобы навести справки о …
  • We apologize for… Мы приносим свои извинения за …
  • We confirm that… Мы подтверждаем, что …
Читайте также:  Perfect время в английском: временные конструкции, таблица

Деловое письмо на английском | образец и структура

02.12.2020

Знания бизнес-английского применяются в деловой переписке в первую очередь.

А это значит, знать как начать или закончить деловое письмо словами «с уважением», как обращаться к получателю, как поблагодарить, какова должна быть его структура и какие вежливые фразы и клише следует употреблять.

Для наглядности мы приводим образец такого бизнес-письма, а также список популярных сокращений в деловой переписке.

Структура делового письма

Правила написания деловых писем достаточно стандартизированы и требуют соблюдения определенной структуры и оформления.

Контактная информация (Contact information)

При разработке макета вашего делового письма начните с плана, в котором есть вся необходимая информация и разделы. Обычно деловое письмо включает в себя следующие сведения вверху страницы:

  • Ваша контактная информация (имя, должность, компания, номер телефона и адрес электронной почты). Включение вашей контактной информации позволяет читателю быстро определить от кого письмо.
  • Дата написания письма. Включите дату после контактной информации и отформатируйте ее в соответствии со стандартами вашей страны. Например, в США нужно написать месяц по буквам, а затем указать день и год: 10 июля 2020 г.
  • Контактная информация получателя (имя, должность, компания, адрес компании). Под датой укажите контактную информацию получателя, чтобы читатель мог убедиться, что письмо в надежных руках. Хотя указывать имя получателя не обязательно, лучше всего адресовать деловое письмо конкретному человеку. Старайтесь избегать личных титулов, таких как мистер или мисс, поскольку вы можете не знать пол получателя или предпочитаемую гендерную идентичность; тем не менее, вы можете указать звания Dr. (доктор), Prof. (профессор) при необходимости.

Тело письма (Body)

  • Следующие разделы идут после контактной информации:
  • Приветствие (Salutation)
  • Используйте то же имя в приветствии, которое вы указали в разделе информации о получателе.
  • Если вы пишете в более формальных обстоятельствах — например, в сопроводительном письме в юридическую фирму, — вы можете обратиться к читателю, указав его имя и фамилию, например: «Dear Deborah Johns».
  • Если вы знаете получателя или пишете в менее формальную компанию, например, технологический стартап, вы можете просто написать «Dear Deborah».
  • Если вы не можете идентифицировать отдельного получателя, вы можете использовать приветствие, адресованное компании или команде, например: «Dear ABC team» или «Dear financial team».

Тело (Body)

Сохраняйте единообразное форматирование всего делового письма, чтобы придать ему профессиональный вид.

Выровняйте текст по левому краю и сделайте одинарный интервал, а каждый абзац разделите дополнительной строкой пробела, как показано в примере выше. Также не забывайте быть кратким.

Вы можете открыть свое деловое письмо дружеским приветствием, но быстро перейти к основным моментам, включив в него только абсолютно необходимые контекст и информацию.

  1. Заключение и подпись (Closing and signature)
  2. Включите заключительную строку после текста письма, например «Thank you» или «Kind regards», а затем четыре пустые строки ниже и ваше имя.
  3. Вложения (Enclosures)
  4. Если вы отправляете письмо по почте и включаете дополнительные документы, например резюме, добавьте раздел под названием «Enclosures» под своей подписью и перечислите все другие документы, которые вы отправляете, указав каждый из них в отдельной строке. Например:
  • Резюме (Resume)
  • Ссылки (References)
  • Стенограмма (Transcript)

Пример делового письма

  • Ниже представлен шаблон делового письма менеджера проектов аналитику.
  • Rosa Gomez
    Sr. Project Manager
    Crane & Jenkins
    555 Apple Lane
    Seattle, WA
    555-111-9999
  • rgomez@candj.com
  1. July 1, 2025
  2. Martin Love
    Sr. Data Analyst
    Cloud Clearwater
    100 Orange Circle
  3. Seattle, WA
  4. Dear Mr.

    Love,

It is my pleasure to strongly recommend Wendy Jones for the Jr. Data Analyst role with Cloud Clearwater. I am Rosa Gomez, a project manager at Crane & Jenkins. I have 12 years of experience working in the tech industry and have seen many young professionals come and go. Ms.

Jones is one individual I have worked with who uniquely stands out.

During our time together, Wendy displayed great talents in data analytics. When we first met, I was immediately impressed with Wendy, but during the time worked together, her understanding of analyzing data to achieve results for our company grew far more than that of her peers.

It’s not just her technical skills that impress me, however. Wendy was a joy to work with because of her amazingly positive attitude and ability to communicate across teams. Her focus and attention to detail were also necessary and valued not just by myself, but by her peers, who often relied on her to get the job done.

I am absolutely confident that Wendy would be a great fit at Cloud Clearwater. Not only will she bring the kind of skills and experiences you’re looking for in an applicant, she will quickly become an asset and help your company grow in any way she can.

Деловая переписка на английском языке

«Секретарь-референт» №10 2012 / Самообразование

В наши дни множество компаний имеют иностранных партнеров или зарубежные филиалы, поэтому знание секретарем или личным помощником английского языка не веяние моды, а насущная необходимость. Сегодня мы поговорим о том, как правильно готовить некоторые виды часто поручаемых секретарю документов.

СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

Служебная записка (memorandum) ‑ это письменные сообщения внутри компаний или в пределах подразделений компании.

Они, как правило, предназначены для объявлений, обсуждения бизнес-процессов, представления отчетности о работе компании, распространения информации среди сотрудников.

Служебная записка является публичным документом, поэтому не следует в ней писать какую-либо конфиденциальную информацию.

При написании обычно используется неофициальный стиль. Служебная записка не должна быть слишком краткой и излишне официозной, однако лаконичность приветствуется. Структура служебной записки следующая: наиболее важную информацию размещают в первом абзаце, а в последующих абзацах разъясняют ее более подробно. Во всех служебных записках присутствуют следующие элементы:

  • получатель: с выравниванием по левому краю, в верхней части страницы;
  • отправитель: с выравниванием по левому краю, непосредственно под получателем;
  • дата: с выравниванием по левому краю, под отправителем;
  • тема: с выравниванием по левому краю, под датой.

Для служебных записок принято использовать белую бумагу для печати, формата А4 или меньшего (служебные записки должны помещаться в лотки для входящих документов).

Не увлекайтесь рассылкой чрезмерного количества служебных записок ‑ помните, что каждый сотрудник занят и у него есть своя работа. Некоторые думают, что служебные записки являются эффективными инструментами управления, однако это не совсем так. Хотя служебные записки допускается использовать для направления работы и предложений, критику и похвалу лучше высказать человеку лично.

Несмотря на то что большая часть информации сегодня передается по электронной почте посредством ввода сообщения в поле для письма, использование прикрепленных служебных записок (документов) остается важным элементом в деловой переписке. При отправке документов по электронной почте не забывайте о правильном их оформлении (Примеры 1, 2).

ПРИМЕР 1

  • To: Igor Ivanov/Игорь Иванов
  • Managing director Funny Cats, ZAO/
  • Управляющий директор ЗАО «Фанни Кэтс»
  • From: Yulia Sergeeva/Юлия Сергеева
  • Vice-president Communications ZAO Funny Cats/
  • Вице-президент по связям с общественностью ЗАО «Фанни Кэтс»
  • Date: June 08, 2011/08 июня 2011
  • Attached: Advance report #08/2011/
  • Авансовый отчет № 8/2011
  • OAL (copy)/Выписка со счета (копия)
  • Memorandum/Служебная записка
  • I ask to accept to the account 52 300 (fifty two thousand three hundred) roubles that I drew out as daily allowance for my first business trips to Sweden and Italy without the receipt (it was lost).

Прошу принять к учету сумму в размере 52 300 (пятьдесят две тысячи триста) рублей, снятых в качестве командировочных за мои первые две служебные поездки в Швецию и Италию без чека, т.к. он был утерян.                                 _________________ / Yulia Sergeeva /Юлия Сергеева

ПРИМЕР 2

  1. To: Marketing Department ZAO Funny Cats/
  2. Департамент маркетинга ЗАО «Фанни Кэтс»
  3. From: Igor Ivanov/Игорь Иванов
  4. Managing director Funny Cats, ZAO/
  5. Управляющий директор ЗАО «Фанни Кэтс»
  6. Date: June 15, 2011/15 июня 2011
  7. Subject: Customer Presentation/
  8. Презентация для заказчика
  9. The New Product Marketing presentation you prepared last week was exceptional!
  10. Your enthusiasm, sales strategy, and product knowledge were impressive and certainly sealed the deal with our partner.
  11. Thank you for your outstanding work and dedication!
  12. My congratulations to all of you!
  13. Презентация по сбыту нашей новой продукции, которую вы приготовили на прошлой неделе, была великолепна!
  14. Ваш энтузиазм, стратегия продаж и знание продукта были впечатляющими и, безусловно, станут гарантией заключения сделки с нашим партнером.
  15. Благодарю вас за выдающуюся работу и преданность компании!
  16. Мои поздравления всем вам!
  17. Sincerely yours,/С уважением,
  18. Igor Ivanov/Игорь Иванов

Заявление об увольнении

Заявление об увольнении (resignation letter) – это официальный документ, которым сотрудник уведомляет о своем увольнении с должности или из подразделения. Оно подается непосредственному руководителю. Если компания иностранная, заявление может быть написано на английском языке.

Почему необходимо обязательно представить заявление об увольнении? Прежде всего для того, чтобы сохранить хорошие отношения с работодателем и организацией, в которой вы работали, и получить положительную характеристику (рекомендательные письма). Даже если в некоторых компаниях достаточно устного сообщения об увольнении, заявление об увольнении может быть сохранено работодателем и работником и использовано в юридическом аспекте при необходимости.

Существует множество вариантов написания заявлений на английском языке, однако все зависит от конкретной компании и принятых норм ведения делопроизводства. Но есть важные моменты: например, в тексте заявления должны обязательно присутствовать дата увольнения, дата написания и личная подпись.

В конце заявления необходимо обязательно указать копии, которые адресуются другим лицам, кроме непосредственного руководителя (например, менеджеру по персоналу либо главе компании).

Заявление об увольнении должно быть написано грамотно и лаконично в деловом стиле, основанном на строгих языковых особенностях, присущих современному английскому языку.

Однако отметим, что главное в этой ситуации – уметь попрощаться с компанией на хорошей ноте. Это одна из составляющих карьерного успеха и профессионального роста.

Ниже приведено современное стандартное заявление об увольнении на английском языке, составленное в Великобритании (Пример 3).

ПРИМЕР 3

  • 083, Oxford Road/Оксфорд роад, 083
  • Manchester, NH 23432/Манчестер, NH 23432
  • Date: February 15, 2011/15 февраля 2011
  • To: Mrs. Ann Clark/Миссис Энн Кларк
  • Sales Senior Specialist MA Trade/Старший специалист по продажам MA Trade
  • Dear Mrs. Clark,
  • Please, accept this letter as an official resignation from my position as a Sales Manager, effective date September 24th, 2011.

I am leaving this position because an opportunity to study a Master on Business Administration has appeared. I understand this position requires my full attention and, therefore, will not allow me to study part-time.  I thank MA Trade for the given opportunity and thank you, particularly, for your valuable training and professionalism shown. I would be more than happy to give the company a month in order to find a replacement for my position. Уважаемая миссис Кларк, Прошу принять данное заявление как мой официальный отказ от должности менеджера по продажам с 24 сентября 2011 г. Я ухожу с этой позиции из-за появившейся возможности пройти обучение и получить степень магистра по специальности «Управление предприятием». Работа на этой должности требует моего усиленного внимания, и мне сложно найти возможности для дополнительного обучения. Я благодарю компанию МА Trade за предоставленные мне возможности и Вас лично за те знания и профессионализм, которыми Вы делились со мной все это время. Я с радостью готова предоставить компании 1 месяц на поиски кандидата на мою должность.

  1. Very sincerely yours,/С искренним уважением,
  2. Juliet Pratt/Джульет Пратт
  3. Sales Manager, MA Trade/Менеджер по продажам МА Trade
  4. Cc: Mrs. Cecilia Rodriguez, Human Resources Manager/
  5. Копия: Сесилии Родригес, менеджеру по работе с персоналом

Электронная переписка

Современные электронные сообщения, пересылаемые сотрудниками друг другу по почте, как правило, достаточно короткие, могут быть и официальными, и неформальными. Но даже если письмо неофициальное, оно должно быть аккуратным и удобным для прочтения и усваивания информации.

Ниже представлены несколько вариантов стандартного оформления электронных сообщений (начала и окончания) в зависимости от адресата, текущих задач и ваших взаимоотношений.

Вы хорошо знакомы Вы знакомы Вы не знакомы
Hi, Kim! How are you? It was good to talk yesterday. I’m finalizing[1] the details of management meeting. Thank you for your part, no changes needed. Please email me in case of any issues. Regards, Andreas Dear Mrs. Gonzales! It was nice to talk to you by phone yesterday.

Деловое письмо на английском

Деловую деятельность невозможно представить без переписки и обмена информацией. Плохо составленные и оформленные письма мешают развитию бизнеса, приводят к потере информации и недо­пониманию. Напротив, удачное ведение корреспонденции является признаком компетентности партнера, важным фактором успеха.

Приветствие (обращение)

  • Если имя адресата неизвестно, то лучше всего начать письмо:
  • Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam
  • (как для замужней, так и незамужней женщины).

Никогда не используйте обращение Dear Miss. В том случае, когда Вы не знаете пола адресата, лучше употребить обращение Dear Sir.

Формы обращения Sir и Madam (без Dear) более официальны, и зло­употреблять ими не стоит.

Можно также обращаться к адресату по его должности:

Dear Professor, Dear Mr.President.

Если адресат Вам знаком, гораздо предпочтительнее обращаться к нему по фамилии:

Dear Mr.Smith, Dear Mrs.Smith, Dear Miss Smith.

Приветствие всегда отделяется запятой, но в американской деловой корреспонденции часто можно встретить двоеточие

Dear Mr. Smith: .

Текст письма

Текст является основной частью письма, которая включает инфор­мацию, отражает настроение пишущего, его профессию, социальное положение. Поэтому стиль письма очень важен. Следу­ет использовать стандартный язык, избегая книжных и высокопарных фраз. Предложения строятся короткие и ясные.

Ин­формация не должна быть ни слишком подробной, ни слишком лаконичной. При написании письма люди обычно пользуются оп­ределенным набором фраз и клише, принятых в той или иной стране. Ниже приводятся некоторые из них, которые могут помочь Вам при составлении делового письма на английском языке.

Начальные фразы письма

Благодарности

  • (We) thank you for the letter of …/dated…/ which we received… Спасибо за письмо о…/от…/ которое мы получили…
  • We are obliged for your letter of… Весьма благодарны за Ваше письмо…

Подтверждения

  • We wish to inform you that… Сообщаем Вам, что…
  • We acknowledge your letter of… Подтверждаем получение Вашего письма…
  • We are in receipt of your letter of… Мы получили Ваше письмо от…
  • We have received your letter of…  Мы получили Ваше письмо…
  • In connection with our letter of…  В связи с нашим письмом…
  • In confirmation of your cable of…/…of our telephone conversation В подтверждение Вашей телеграммы…/…телефонного разговора
  • In reply /answer/response to you letter of… В ответ на Ваше письмо…
  • With reference / Referring to our letter of …we wish to inform you… В соответствии с нашим письмом … мы сообщаем Вам, что …
  • With further reference to… Далее в соответствии с…
  • We learn from your letter that… Из Вашего письма нам известно, что…
  • We are surprised to learn from your letter that…  С удивлением прочли в Вашем письме, что…

Информация

  • Your letter enclosing /stating that… / asking us to do., has been (considered /given proper attention). Ваше письмо, включающее… / утверждающее… / с просьбой… — было (рассмотрено / рассмотрено с надлежащим вниманием).
  • We are pleased / glad to inform / advise you that…  Мы с удовольствием сообщаем Вам,что…
  • We have pleasure in informing / offering you… Мы с удовольствием (сообщаем / предлагаем) Вам…
  • You are no doubt aware that… Вам, без сомнения, известно, что…
  • Please, note that… Учтите / отметьте, пожалуйста, что…
  • We have to remind you that… Хотелось бы Вам напомнить,что…
  • Further to our letter of… Далее, согласно нашему письму…
  • We enclose a copy of a letter from… (about… / in connection with) Копия письма от…( о… / в отношении) прилагается.

Извинения

  • We offer apologies /apologise for the long delay of our reply / in answering your letter Просим извинения за задержку с ответом
  • Please, accept our apologies for… Примите, пожалуйста, наши извинения
  • We regret to have to remind you that… Примите, пожалуйста,наши извинения
  • We are sorry to learn from yor letter of… that… Из Вашего письма с сожалением узнали
  • We are sorry we are unable to meet your request К сожалению,мы не можем удовлетворить Ваши требования

Связующие фразы

Связки

  • Apart from the above (said)… Помимо вышесказанного
  • Further to the above… In addition to the above В добавление к вышесказанному
  • In view of the above (said)… Учитывая вышеуказанное
  • As a matter of fact…
  • In fact… Действительно, на самом деле, фактически
  • It goes without saying… Само собой разумеется, без сомнения.
  • In this connection… В связи с этим
  • In connection with your request… В связи с Вашей просьбой
  • In connection with the above (said)  В связи с вышесказанным
  • The point is… / The matter is…  Дело в том, что…
  • In the cirumstances… При данных обстоятельствах…
  • In our opinion… По нашему мнению…
  • We believe / think / feel… Мы полагаем, нам думается…
  • First of all… Прежде всего…

Выделение какого-либо положения

  • We find it reasonable / necessary / important to note Мы считаем целесообразным / необходимым / важным отметить
  • We're taking the opportunity to remind you… Пользуемся случаем напомнить Вам…
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector