Деловое письмо на английском: как писать официальное письмо на английском | фразы для business letter

Как написать деловое письмо на английском, чтобы произвести хорошее впечатление

Форма, а также содержание любого письма определяются его характером, целью и тем, к кому вы обращаетесь. Принято подразделять письма на деловые и личные.

Они имеют единую структуру, однако деловое письмо должно удовлетворять некоторым требованиям, нарушение которых недопустимо в бизнес-среде.

В данной статье мы разберемся, как написать деловое письмо на английском, чтобы оно соответствовало всем правилам делового общения.

Общие правила, как написать деловое письмо на английском языке

Составляя деловое письмо, стремитесь к тому, чтобы оно не походило на обычное персональное послание. Для этого строго придерживайтесь общепринятых правил и норм делового письма. Безукоризненность во всех смыслах — вот основная черта деловой переписки. Любое малейшее отступление от принятых правил может привести к тому, что деловое письмо утратит свою силу.

Главные отличительные свойства делового письма — это его структурированность и наличие разнообразных реквизитов, ясность, лаконичность, соблюдение логической последовательности, официальный стиль, сдержанность, смысловая завершенность, стандартизированность.

В деловом письме не должны присутствовать просторечия, жаргон, модальные глаголы, междометия.

Обратите внимание

Официально-деловой стиль помогает выразить непредвзятое мнение человека по какому-либо вопросу, показывает логичность текста, который не содержит в себе эмоциональной оценки и является объективным.

Как написать деловое письмо на английском языке правильно? Прежде всего, необходимо обеспечить смысловую точность используемых фраз. Чтобы не допустить появление двусмысленности, стоит использовать в официально-деловых документах речевые фразы-клише.

Многолетняя практика послужила образованию множества общепринятых фраз-клише, которые способствуют написанию лаконичных деловых писем. Благодаря им вы напишите деловое письмо гораздо быстрее, и вам не потребуется затрачивать время на поиск верных и подходящих фраз.

Используйте устоявшиеся выражения, составление делового письма по аналогии сильно упростит вашу задачу.

Существует ряд правил, соблюдая которые вы сможете написать деловое письмо на английском:

  1. Текст должен подразделяться на абзацы (без красной строки).

  2. Имя отправителя, а также наименование организации, ее контактные данные располагаются в верхнем углу справа страницы.

  3. Затем прописывается имя адресата, а также наименование фирмы, в которую вы отправляете деловое письмо, ее контактные данные (с новой строки).

  4. Опустившись на 3 строчки вниз страницы, пропишите дату отправления письма (можно указать дату также и в верхнем правом углу страницы).

  5. Текст делового письма размещается посередине.

  6. Основная мысль письма должна начинаться с фразы, указывающей на цель составления письма, например: «I am writing to you to …».

  7. Завершается письмо выражением благодарности: «Thank you for your prompt help…», а также словами: «Yours sincerely,», когда автор письма знает имя адресата, и фразой: «Yours faithfully», если имя адресата неизвестно.

  8. Опустившись на 4 строки вниз, укажите имя отправителя, а также занимаемую должность.

  9. Свою личную подпись отправитель может поставить между приветствием и именем.

Читайте материал по теме: Методика изучения английского языка: какую выбрать

Как написать деловое письмо на английском языке: структура письма

Чтобы написать деловое письмо на английском, вам необходимо изучить структуру стандартного делового письма, состоящую из фраз-клише.

Текст делового письма в английском всегда строго подразделяется на смысловые абзацы, а красная строка не используется.

Чаще всего деловое английское письмо пишется на фирменном бланке, где уже прописаны реквизиты компании-отправителя, стоит её эмблема, логотип, полное наименование, указаны контактные данные, банковские реквизиты.

Для наглядности приведем стандартную структуру делового письма на английском:

Адрес отправителя (sender's address)

Информация об адресе отправителя располагается в верхнем правом углу письма, однако можно также размещать sender's address и вверху слева. Обратите внимание на порядок написания адреса отправителя. Прежде всего, напишите номер дома, название улицы, затем через запятую номер квартиры. После этого можно указать населенный пункт и его индекс, только после этого прописывается страна.

17 Hillside Road, Apt. 12

London W13HR

England

5 Nelson Street, Apt. 5

Chicago 19 200

USA

Дата (date)

Дату прописываем чуть ниже адреса. Далее приведены наиболее распространенные способы написания даты:

  • 21 December, 2018;
  • December 21th, 2018;
  • December 21, 2018;
  • 21th December, 2018.

Логика составления блока с адресом получателя подчиняется тем же правилам, что и адрес отправителя, только размещается inside address слева.

Обращение (salutation)

Фраза обращения будет изменяться в зависимости от того, хорошо ли вы знаете адресата, а также от того, мужчина это или женщина. Так, к собеседнику, которому вы пишите впервые, следует обращаться:

  • (Dear) Sir, — (Уважаемый)Сэр/Господин;
  • (Dear) Madam, — (Уважаемая) Госпожа/Мадам;
  • Gentlemen, — Господа.

Используйте эти фразы, когда пишите собеседнику, которого знаете недостаточно хорошо:

  • Dear Mr. Winter,-Уважаемый господин/мистер Винтер;
  • Dear Miss Winter, — Уважаемая госпожа/ мисс Винтер, (по отношению к не замужней женщине);
  • Dear Mrs. Winter, — Уважаемая госпожа/ миссис Винтер, (по отношению к замужней женщине).

Полуофициальное письмо может содержать в себе такие фразы, как, например:

  • Dear Colleague, — Уважаемый коллега;
  • Dear Editor, — Уважаемый редактор;
  • Dear Reader, — Уважаемый читатель.

Обращение размещается слева сразу под блоком с адресом получателя, после обращения необходимо поставить запятую.

Вступление (opening sentence)

Вступление представляет собой вводную фразу:

  • We are writing to enquire about — (Настоящим просим сообщить о… Нас интересует информация о…).

Источник: https://www.englishpatient.org/articles/napisat-delovoe-pismo-na-anglijskom

Пишем деловое письмо на английском

Несмотря на то, что написанные от руки послания почти полностью вытеснены электронными, печатными вариантами, правила в их оформлении и корректном изложении не изменились.

Деловое письмо, особенно на английском языке, составляется по строгим принципам, которые нарушать не стоит.

Ведь от делового письма зависит очень многое: правильная реакция на жалобу, справедливое удовлетворение иска, заключение договора, еще масса важных жизненных моментов.

Деловое письмо на английском можно назвать «лицом» отправителя, по которому получатель встретит автора. Каким будет это «лицо»: аккуратным, понятным, вежливым, или же грубым и хаотичным – зависит исход дела.

Основные виды деловых писем, их цели

Оформление делового послания зависит еще и от вида письма, хоть правила для всей бизнес переписки практически одинаковы. Какие деловые письма наиболее часто пишутся?

Enquiry letter

Его пишут, если интересуются деталями информации о товарах, услугах.

Complaint letter

В таком письме – жалоба на полученные товары/услуги, описание конкретных претензий и список требований об их удовлетворении.

Reply letter

Или по-другому называемое reply quotation. Текст такого послания отправляется в ответ на enquiry letter и содержит ту информацию, о которой был сделан запрос.

Application letter

Или statement letter. Представляет из себя заявление при желании устроиться на работу, поступить в учебное заведение, стать членом команды работающих над одной целью.

Статья в тему: «Собеседование на английском языке«.

Acceptance letter

Данный вид делового письма – ответ на заявление с положительным ответом. В нем уведомляется, что соискатель принят на работу, учебу.

Refusal letter

Прямо противоположное предыдущему, то есть отказ отправителю заявления.

Thank you letter

Этот текст содержит благодарность за оказанные услуги, качественный товар, помощь в решении разных вопросов бизнеса.

Commercial letter

Или commercial offer. В нем обращаются в официальной форме к потенциальному партнеру по желаемому деловому сотрудничеству. В письме раскрываются преимущества этого сотрудничества, предлагаются конкретные его условия.

Сюда же можно отнести письмо в продолжение телефонного разговора.

Congratulation letter

Содержание понятно из названия: в таком письме официально поздравляют с важной датой, с успешным завершением совместного дела.

Основные принципы оформления

При оформлении делового письма, кроме четких правил, есть еще масса нюансов, которые надо обязательно учитывать. Графическое оформление и стиль письма, при несоблюдении этих тонкостей, могут оказать отрицательное влияние на исход общения и на дальнейшее деловое сотрудничество.

1. Последнее время отменено правило «красной строки», то есть новый абзац теперь принято писать без отступа слева. Это касается как изложенных от руки текстов, так и напечатанных.

2. Письмо не должно выглядеть как сплошная «простыня». Сплошной текст, особенно если это касается деловой переписки, труден к визуальному восприятию и банально раздражает.

3. В деловых письмах недопустимы сокращения, принятые в речи или неофициальной переписке. Однако, для придания письму доброжелательного оттенка, можно удалить некоторые члены предложения, если их отсутствие не отразится на понимании смысла.

Например:

I’m looking forward (далее идет информация о том, чего конкретно с нетерпением ждут) – такое сокращение делать нельзя, следует писать полную форму – I am.

Looking forward to your answer (С нетерпением жду вашего ответа) – отсутствие подлежащего (без утери смысла) разрешено.

4. Если тон письма с самого начала взят строго официальный, нельзя потом переходить на более свободный. И наоборот: когда в «шапке» (вступлении) текста был выбран немного раскованный стиль, не нужно потом ошарашивать получателя резким переходом на очень строгий тон.

5. Текст разбивается на абзацы по принципу «новая мысль – новый абзац», между ними обязательны строки-пробелы.

Если объем письма большой и все не помещается на одной странице, категорически нельзя пытаться изложить все на одном листе и пробелы убирать.

Текст с правильно соблюденными абзацами на двух (или более) страницах – правильный вариант; письмо без пробелов, но на одной странице – недопустимый.

6. Если в дружеском послании спокойно можно изложить несколько вопросов, поднять разные темы, то в официальном письме это делать нельзя. При наличии нескольких проблем следует выделить по важности главное, и именно этому посвятить один текст. Даже всего две темы не стоит объединять в одно письмо – лучше написать два отдельных.

7. Деловое письмо должно быть максимально кратким. Не нужно «растекаться мыслью по древу», в красках расписывая претензии или рассказывая о впечатлениях – только факты и по делу.

8. Даже если содержание текста негативное, тон его остается вежливым. Употребление сленга, эмоционально окрашенных идиом также недопустимо. Не рекомендуется употреблять в официальном письме фразовые глаголы: к примеру, вместо go on лучше написать continue.

Кроме всего выше перечисленного, крайне важна графическая структура письма, тут правила едины и обязательны к соблюдению.

Правильная структура

1. Обращение

Первой строкой идет обращение, начинающееся на Dear. Это вовсе не «дорогой», как гласит прямой перевод: слово означает «уважаемый».

При указании должности получателя все слова пишутся с большой буквы.

Dear Shift Manager – Уважаемый менеджер смены.

Когда текст составляется без конкретной информации о должности или имени, фамилии адресата, следует писать:

Dear Sir – послание будет отправлено лицу мужского рода;

Dear Sirs – обращение, если письмо предназначено группе мужчин.

Dear Madam – если получатель дама. Или же Dear Madams, когда предвидится официальное общение с чисто женским коллективом.

Dear Mr. Wakeson (Dear Ms Wakeson) – известна фамилия получателя (или получательницы). Когда автор письма знает о замужнем статусе дамы, можно написать перед фамилией Mrs.

Письмо предназначено незамужней особе – допустимо Miss.

Однако в современной деловой переписке появилось негласное правило: считается невежливым акцентировать семейное положение женщины, в бизнес письме обращение к ней лучше начать с Ms.

Читайте также:  Английский сленг — британские и американские сленговые выражения

Dear Dimitri – начало письма с имени разрешено, если собеседник давний деловой партнер, хорошо знакомый автору.

2. Предисловие

Второй абзац – предисловие, содержащее строго одно предложение. Тон его – доброжелательный, даже если смысл письма будет негативным.

We appreciate your patience, but we had serious reasons to delay the answer. – Мы ценим ваше терпение, на задержку ответа были серьезные причины.

Thank you for sending us your application letter, your resume is written very professionally. – Благодарим вас за то, что прислали нам заявку, ваше резюме написано очень профессионально.

3. Главная часть. Основная мысль

Третья часть делового письма, которая может содержать несколько абзацев – главная, в ней излагается основная мысль. С одной стороны, нужно максимально точно и подробно изложить суть, с другой – избегать громоздких фраз, ненужных деталей. Лучше вместо побудительных предложений употреблять фразы с модальными глаголами would/could/should.

Например:

Please send me the details of order №… (Пожалуйста пришлите мне детали постановления №…) – не рекомендуется.

Would you be so kind to send me… (Не будете ли вы так добры прислать мне…) – гораздо лучший вариант.

Важно

При негативной информации письма обязательны выражения, сглаживающие отрицательный тон. Никто не знает, как будут развиваться отношения с получателем дальше: сегодня контракт разрывается, или сотрудника увольняют, а через какое-то время ситуация может измениться. Потому обязательны выражения типа:

We are very sorry – Наши огромные извинения;

Unfortunately – К сожалению;

We apologize for… — Приносим огромные извинения за…

4. Заключение

Предпоследняя часть делового письма – краткое заключение. Оно, как и вступление, состоит из одного предложения, максимум двух в редких случаях. Этот абзац содержит общую мысль письма и мотивирует на дальнейшее общение.

I hope that our cooperation will be very effective. – Надеюсь, что наше сотрудничество будет очень эффективным.

Looking forward for your answer to my complaint. – С нетерпением жду вашего ответа на мою жалобу.

5. Фразы вежливости и подпись

Заканчивается деловое письмо двумя частями, в первой идет фраза вежливости, например:

Best regards – С наилучшими пожеланиями;

Thanks a lot for the cooperation – Огромная благодарность за сотрудничество;

With respect and best regards – С уважением и наилучшими пожеланиями.

Далее с новой строчки – подпись отправителя. Если она содержит имя, фамилию и должность, тогда подпись разбивается на две строки.

Если вы не знаете как пишется ваше имя на английском языке, советуем почитать про транслитерацию имен.

Важно: после фразы вежливости ставится запятая, после имени и фамилии с переходом к должности – нет. Сначала пишутся имя и фамилия, потом должность, никогда наоборот.

Например:

Kind regards,

Peter Makhon

Pit Boss.

С наилучшими пожеланиями,

Питер Махон

Менеджер смены.

Пример письма-жалобы

Ниже приведен пример делового письма-жалобы:

Dear Sirs,

I am writing in order to inform you that today in the morning I received my package, and I have a complaintfor your shop.

Источник: https://4lang.ru/english/business/delovoe-pismo

Деловое письмо на английском – написание

Термин «Деловое письмо» заставляет людей нервничать. Многие люди, изучающие английский язык вторым после родного, беспокоятся, что их речь в деловой переписке не достаточно разнообразна. В этом случае нет повода для беспокойства.

В реальных письмах в бизнесе используют короткие, простые предложения с легко понимаемыми словами. Чем легче прочитать письмо – тем лучше. Вам нужно будет использовать плавные переходы между предложениями, что бы они были связаны между собой по смыслу.

Обращение в деловом письме

Прежде всего, убедитесь, что Вы правильно пишете имя получателя. Вы также должны корректно указать пол и положения. Используйте для женщин обращение Ms., а для мужчин – Mr. Используйте Mrs. для женщин только, если Вы на 100% уверены, что она состоит в браке.

В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки допустимо обращаться к человеку по имени. Если Вы не знаете имени человека и не можете узнать эту информацию, то Вы можете написать «To Whom It May Concern». Существует стандарт использовать запятую (двоеточие в Северной Америке) после обращения.

Кроме того, допустимо вообще не использовать знаки пунктуации. Вот некоторые наиболее часто встречающиеся способы обращения:

  • Dear Mr Gates,
  • Dear Ms Froster,
  • Dear Steve Jobs:
  • Dear Editor-in-Chief:  (главный редактор)
  • Dear Valued Customer (уважаемы клиент, стандартная форма обращения к клиенту)
  • Dear Sir or Madam: (Уважаемые господа, употребляется в при вежливом или официальном обращении к мужчинам в привилегированной среде, а также к незнакомым собеседникам, публике, аудитории)
  • Dear Madam (Уважаемая мадам / госпожа)
  • Dear Sir, (Уважаемый сэр / господин)
  • Dear Sirs  (Если вы обращаетесь к компании в целом, а не к определенному человеку в компании.)
  • Gentlemen: (формальное обращение к двум и более мужчинам)

Первый абзац в деловом письме

В большинстве деловых писем обычно используется дружеское обращение в первом предложение. Вот несколько примеров:

  • I hope you are enjoying a excellent winter. (Я надеюсь, Вы наслаждаетесь отличной зимой)
  • I am appreciated sincerely your kind letter of March 2th.  (Я искренне оценил Ваше любезное письмо от 2 марта)
  • I met an advertisement of your company in the Internet. (Я обнаружил рекламу Вашей компании в интернете)
  • It was a delight meeting you at the congress this year. (Для меня было радостью встретить Вас на съезде в этом году)
  • I appreciate your tolerance in waiting for a answer (спасибо за ваше терпение при ожидании ответа)

После Вашего короткого вступления, укажите основную цель Вашего письма в одном или нескольких предложениях:

  • I’m writing to enquire about… (Я пишу Вам, что бы выяснить о…)
  • I’m interested in the position posted on your company website. (я заинтересован в открывшейся вакансии на должность…, которую нашел на веб сайте компании)

Источник: https://businessenglish.kiev.ua/englishlessons/1769

Деловая переписка на английском – примеры писем. Образец делового письма на английском языке с переводом

К деловой переписке желательно переходить, только достигнув уровня не ниже Pre-Intermediate. Дело в том, что только к этому уровню у обучающегося формируется устойчивое представление о стилях речевой коммуникации в английском языке. Многие убеждены, что англичане – это ретрограды, и они сохранили очень многое из старинных традиций делового общения.

Во многом они правы, но пресловутая чопорность англичан давно уже канула в лету, а остался, пожалуй, их педантизм и стремление к порядку при ведении бизнеса, судебной, коммерческой, банковской, нотариальной и других видов переписки.

Это «не есть плохо», и умение правильно составить официальное письмо на английском, поможет вам избежать казусов, и потерь, причем не только финансовых издержек, но и ударов по репутации. 

Стиль речевого общения используется официально-деловой, и перед общением с вашими деловыми партнерами на английском языке вам волей-неволей придется узнать, что такое деловая переписка на английском и изучить примеры писем.

Ключевые правила деловой переписки на английском

Для начала необходимо ознакомиться с ключевыми правилами английской переписки, выраженной в официально деловом стиле. В деловом письме на английском языке всему есть свое место.

  • Независимо от содержания письма, существуют определенные параметры его внешнего оформления.
  • Применяется наиболее простой, распространенный тип шрифта (обычно Arial или Times New Roman);
  • Цвет шрифта – только черный (выделения другим цветом не допускаются);
  • Абзацы отделяются двойным интервалом (пропуском строки);
  • «Красная строка» не используется;
  • Все поля одинаковые, равны «дюйму» (2,5 см).
  • Бумага должна быть формата А4 или специальных габаритов «Письмо». Если документ отправляется от имени организации рекомендуется использовать фирменные бланки с логотипом.

I.Начало письма

1. Указание отправителя. Начинают письмо с указания в левом(!) верхнем углу названия организации или имени и фамилии адресанта (отправителя). Адрес компании прописывается до скорупулезности точный: каждый пункт – с новой строки. Пример такого начала:

Mr Pavel Karpov Tevix Company Office 77, Building 57 Chkalov Street Irkutsk

Russia

Если письма печатается на фирменном бланке компании, эту часть можно пропустить. Если письмо международное, название страны обычно печатается заглавными буквами.

2. Дата. Указывается на две строки ниже информации о компании-отправителе. во избежание недоразумений дату написания желательно не ставить «задним числом».

5 June 2016

3. Информация о получателе. Указывается через две строки после даты (под ней). Она включает имя адресата, полное наименование компании и подробный адрес. Лучше всегда указывать имя и должность человека, которому непосредственно адресовано письмо.

Пример оформления:

Mr. John Doe President Balton Galore, Inc 772 Canine Road

Los Angeles, California 90002

4. Приветствие. Будет весьма странно, если в первом же письме вы напишете Hello John, поэтому писать нужно:

Dear John,
Hello Mr. Doe

Письмо следует начинать с официального обращения, особенно если это первое письмо. Воспользуйтесь одним из шаблонов:

Hello Mr. Ivanov
Dear Sergey
Dear All – возможно, если вы не знаете, пишите ли вы мужчине или женщине или ожидаете ответа от любого представителя компании;
Dear Sir – вы знаете пол адресата, но не знаете его имени. Все же лучшим выходом будет имя адресата постараться разузнать.

Если Вы вообще не знаете, кому именно из сотрудников компании адресуете письмо, возможно использование обращения “To Whom It May Concern”. Однако такая безликая форма не является лучшим выбором.

II. Главная часть письма

5. Основное содержание. После обращения (что касается и письма личного характера) практически непременно ставится запятая, а текст письма начинают с новой строки, причем можно одну строку и пропустить. Возможна постановка запятой, если вы обращаетесь к очень важному человеку (VIP – Very Important Person).

Вполне прилично в начале письма представиться, но это в том случае, что вы пишите впервые или довольно таки редко, и не уверены, что руководитель компании вас еще помнит. Допустим, I am Anna Shevelyova, a Director of XYZ Company.

Классической фразой для начала письма является “I am writing you regarding…” / “I am writing you concerning…” (“Я пишу вам по поводу…”), “I am writing you in response to your letter.” (Я пишу в ответ на ваше письмо).

Обязательно поблагодарите за предыдущий контакт, если он уже состоялся:
Thank you for contacting me on that so important issue. We are thankful so much for sending us more information about the production of your Company.

  • Деловое письмо для лучшего изложения ваших мыслей разбивается на абзацы, в которых не должно быть никакой воды – только четкая, сухая, конкретная и исчерпывающая информация. Не используйте конструкции со страдательным залогом, только действительным.
  • Вы обязательно благодарите адресата за будущее решение вашей проблемы (если даже в этом не совсем уверены). Thank you for spending my time on my issue. We are thankful beforehand for your participation. Или что-либо в этом духе.
  • Если текст письма необходимо продолжить на втором листе, обязательно укажите в верху пометку с именем получателя, датой и данными о том, что это продолжение письма на другой странице.
Читайте также:  Серіали англійською | серіали для вивчення англійської мови

6. Подведение итогов. Последний абзац должен содержать “выжимку” всего письма с указанием ваших дальнейших действий либо их ожидания от партнеров. Сообщите о своей готовности к общению по любым вопросам и предложениям. “If you have any questions, please contact us” (В случае возникновения вопросов, пожалуйста обращайтесь).

III. Завершение

Важно продумать, как закончить письмо на английском. Дело в том, что последняя часть письма – это своеобразный индикатор уважения к человеку, с которым вы общаетесь.

Обязательно используйте одно из наиболее часто употребимых клише “С уважением” в конце письма (образец на английском: “Yours sincerely” or “Sincerely”). Также допустимы заключительные фразы “Cordially,” “Respectfully,” “Regards” and “Yours Truly” (используются реже).

Менее официальными, но также абсолютно приемлемыми являются фразы “All the best,” “Best wishes,” “Warm regards,” and “Thank you.”

Совет

Наконец, вы подписываете свое письмо, оставляя всю необходимую информацию, даже если она адресату известна.

Anna Shevelyova Director XYZ Company T.76-65-75

E-mail: +++++@gmail.com

Правила не слишком сложные, но труднее всего в таком письме выдержать деловой стиль общения. Со временем, когда у вас произойдет уже несколько деловых встреч, стиль высказываний в переписке может несколько персонифицироваться, но всегда следует помнить, что деловое письмо должно быть сухим, точным, не имеющим двусмысленности и недомолвок.

Полезные фразы и выражения для деловой переписки

  1. I write to inform / This is to inform – Настоящим сообщаю…
  2. With reference to your letter of 19th June… – В ответ на ваше письмо от 19 июня…
  3. We are writing to enquire about – Нас интересует информация о…
  4. I call your attention to… – Обращаю ваше внимание на…
  5. Could you possibly explain…- Не могли бы ли вы объяснить…
  6. Thank you for the information – Спасибо за информацию.
  7. Regarding your question about … – Относительно вашего вопроса о…
  8. I’m sending you .. – Высылаю вам
  9. Please could you send me…- Не могли бы вы отправить мне…
  10. I would be grateful if you could … – Был бы благодарен, если вы смогли&hellip
  11. I look forward to hearing from you soon. – Жду вашего скорейшего ответа.
  12. We are hoping for the understanding. – Надеемся на понимание.
  13. Thank you in advance for your help with… – Заранее благодарны за оказание помощи в…
  14. Thank you for your time. – Спасибо, что уделили время.
  15. If we can be of assistance, please don’t hesitate to ask. – Обращайтесь в любое время, мы всегда рады помочь.

Пример делового письма на английском языке

Приняв во внимание вышеуказанные правила, для большей наглядности приведем деловое письмо на английском языке как образец переписки между носителями языка.

Robert Baker EcoLines, Ltd 5 Hill Street

Madison, Wisconsin 53700

16 April 2016 Mrs. Patricia Wilber General Manager RSPSR Co Ltd 15 Coconut Road Manchester

the UK WFY2 3JР

Dear Patricia,
Information about 2016 GREEN CONFERENCE, 12/15 MAY 2016

Thank you for sending us your prior consent and now I have pleasure in inviting you to arrive to London to attend our international environmental forum to be held at Dorsey Hotel, London on Monday/Wednesday 12/15 May 2016.

This intensive, environmental forum for ecologists aims to:

– increase our planet environmental security

– enable feedback and networking with ecologists around the world

The forum seminars are held by distinguished cohort of international speakers who are going to introduce eco-friendly projects to experts on that issues.

I am sending you a registration form to be send back before 5 May. The fee comprises ₤65 per person.

It will be my pleasure to meet you at our forum with so distinguished cohort of members.

Yours sincerely Robert Baker Forum Secretary Tel. 777-XXX-777

r.ba…er@ecolines.com

Отличия деловой переписки на английском и русском

русский язык английский язык
широко используются сложные штампы, усложняющие понимание применяются клише, упрощающие понимание
полное отсутствие эмоционально окрашенной лексики допускается использование эмоционально окрашенных фраз
отсутствует часть письма, направленная на установление личного контакта с адресантом в начале письма обязательно присутствую фразы, нацеленные на установление контакта с бизнес партнерами
используется как «мы-подход», так и «я-подход» (I write – Я пишу) характерен только «мы-подход»
только начинается поворот в сторону использования вступительных и завершающих вежливых формулировок ярко проявляется словесное выражение уважения к собеседнику, почтения, любезности
письмо пишется сплошным текстом письмо имеет строго блочную структуру

Деловая переписка на английском языке предлагает образцы различных приглашений на конференции, участия в бизнес проектах, приобретения оборудования, сотрудничества в производстве или получения инвестиций.

Совершенствуйте свой английский на сайте Lim-English.com с интересными онлайн упражнениями. Английскую речь нужно запоминать фразами, которые складываются многими столетиями. При этом в нашем мозге появляется некий дополнительный центр, который отвечает за формирование понимания менталитета носителей языка.

Источник: https://lim-english.com/posts/delovaya-perepiska-na-angliiskom-yazike-obrazci-pisem/

Структура делового письма на английском языке. The structure of Business E-mail

Какое чувство вы испытываете, когда, открыв свой почтовый ящик для проверки почты, вы обнаруживаете в нем письмо от коллеги на английском языке? У большинства людей это вызывает панику.

Далеко не многие умеют грамотно составлять письма на английском языке. Если под рукой есть кто-то знающий и владеющий английским, то можно перепоручить ему ознакомиться с письмом и подготовить ответ.

Но сколько можно платить другим за то, что вы можете научиться делать сами?

Бизнес-переписка, конечно, сложный навык, но нет ничего такого, чем вы не смогли бы овладеть. А мы с радостью поможем вам в этом. Итак, сегодня наша статья посвящена электронным деловым письмам на английском языке.

Прежде всего, давайте ознакомимся с ключевой лексикой по этой теме:

  • Sender ['sendə] (от слова send – отправлять) – отправитель письма. Вы можете идентифицировать отправителя по слову from (от) в шапке письма.
  • Reсeiver [rɪ'siːvə](от слова receive – получать) – получатель письма. В шапке письма обозначается предлогом to. Также используются слова addressee [ˌædre'siː] и recipient [rɪ'sɪpɪənt].
  • Subject ['sʌbʤekt] – тема письма.
  • Signature ['sɪgnəʧə] – подпись отправителя.
  • Importance option [ɪm'pɔːt(ə)n(t)s] – пометка о важности письма.
  • Attachment [ə'tæʧmənt] – вложение (текстовые файлы, изображения, прикрепленные к письму).
  • СС (carbon copy) – копия письма. Когда отправитель посылает письмо нескольким адресатам и вы видите, кому еще отправлена копия.
  • BCC (blind carbon copy) – невидимая копия, “слепая копия”. Когда письмо рассылается нескольким адресатам, но имена других получателей письма скрыты от вас.

Любое письмо, тем более деловое, должно начинаться с приветствия.

На английском роль приветствия играет слово Dear, но в этом контексте оно переводится не как “дорогой”, а как “уважаемый”:

Dear Mr Smith,
Dear Sally,

В том случае, если вы пишете письмо адресату, который вам неизвестен, то начинайте свое письмо так:

Dear Sir or Madam,

Если ваше письмо предназначается для группы людей, то вы можете начать его так:

Dear all, Dear team,

Dear colleagues,

После обращения ставится запятая и письмо продолжают писать с новой строчки с заглавной буквы.

Обратите внимание

Теперь, забегая немного вперед, хотелось бы сказать пару слов о том, как заканчивать письмо. Как ни странно, окончание письма может зависеть от приветствия, которое вы использовали в начале.

Если вы обращаетесь к человеку по имени в начале письма, то в конце вы должны написать Yours sincerely, … (Искренне ваш, …). Если в вашем приветствии вы пишете Dear Sir or Madam, то окончанием будет Yours faithfully, … (Искренне ваш, …).

Конечно же, существуют и другие варианты окончания письма, но о них позже. 

Изначально, устанавливая контакты с клиентами и коллегами, следует придерживаться формального стиля переписки, поэтому в этой статье мы сосредоточим внимание на формальных выражениях и фразах, которые пригодятся вам для написания деловых писем. Чтобы вспомнить разницу между официальным и неофициальным стилем писем на английском языке, рекомендуем вам перечитать эту статью.

Как начать письмо? Если вы пишете первым, либо предварительного контакта между вами и адресатом еще не было, нужно объяснить причину письма (purpose):

We wish to inform you of (our new discounts). – Мы хотели бы сообщить вам (о наших новых скидках). I am writing in reply to (your advertisement). – Я пишу в ответ (на ваше объявление). I am writing concerning (your latest statement). – Я пишу в связи с (вашим последним заявлением). I am writing with regard to (the latest news). – Я пишу в связи с (последними новостями). I am writing to remind you about (the meeting next Monday). – Я пишу, чтобы напомнить вам о (встрече в следующий понедельник).

I am contacting you in connection with (the increased popularity your new product). – Я пишу вам в связи (с возросшей популярностью вашего нового продукта).

Используя эти фразы, вы сможете без труда объяснить причину, по которой вы связываетесь с человеком.

Если вы знакомы с адресатом, встречались с ним, созванивались, переписывались, то в начале письма стоит упомянуть предыдущий контакт (письмо, сообщение, встречу, телефонный звонок):

With reference to (your recent letter) I want to know …. – Ссылаясь на ваше недавнее письмо, я хотел бы знать …

In reply to (your e-mail), I am sending you the information.  – В ответ на ваше письмо, я высылаю вам информацию.

Источник: https://enginform.com/article/structure-of-business-email

Как написать деловое письмо на английском за пару простых шагов

Упоминать то, что адресат и так уже знает, в письме — это дурной тон. Лучше сообщите ему что-то новое.

Зигмунд Фрейд

Это отличный совет для тех, кто ведет деловую переписку, особенно на английском. Во время создания курса бизнес-английского для нашей новой платформы носители языка дали дельные советы и подсказки, чтобы успешно написать деловое письмо, которыми мы и поделимся с вами в этой статье.

Однако прежде чем перейти к самим советам и фразам из писем, давайте усвоим несколько простых правил:

  • всегда указываем тему письма (Re: Business offer from Microsoft, например, вполне сойдет);
  • пишем вежливо и по делу с самого начала (иначе никто не дочитает сообщение до конца);
  • меньше тем в одном письме (можно вообще сделать связку «одна тема — одно письмо»);
  • избегаем сложных времен и конструкций (пусть лучше будет просто и понятно, чем красиво и размыто или даже неверно);
  • соблюдаем структуру (приветствие, главная часть и заключение);
  • если просто отправляем файл, то пишем к нему хотя бы пару предложений («Здравствуйте, вот отчет за май, если будут вопросы — с радостью отвечу!»).
Читайте также:  Хорошее начало и продолжение

Чтобы верно написать деловое письмо на английском без грамматических или лексических ошибок, сохраните в закладки следующие сайты:

— неплохой ресурс, который проверит ваше сообщение на предмет ошибок в грамматике, лексике, пунктуации и в зависимости от диалекта. Есть также функция автоматического внесения правок, кроме того, можно вносить текст напрямую на сайте без загрузки отдельных файлов;

— здесь есть возможность загрузить документ или вставить текст напрямую на сайт и проверить наличие ошибок в написании, уровень плагиата, а при загрузке файла можно выбрать тип документа, чтобы ошибки исправлялись более точно;

— больше расширение для браузера, чем отдельный сайт. Сервис поможет вам сразу же находить ошибки в предложениях, которые вы пишете в любом из сообщений.

А теперь перейдем к полезным фразам и советам написания делового письма.

Приветствие

Оказывается, даже незнакомые люди нам очень дороги, поэтому британцы и американцы сразу так и обращаются к тому, с кем впервые начинают формальное общение:

Dear Sir or Madam — вот фраза на случай, если вообще неясно, кто наш адресат (в смысле, мадам или месье).

Скажем прямо — это большая редкость или простая лень так обращаться к человеку, ведь сейчас все можно найти в социальных сетях, поэтому подобный секретный прием применяем только, когда реально не нашли никаких имен.

Если все титулы и имена известны, начинаем сообщение так:

Dear Mr. (или Ms.) и фамилию нужного нам человека (можно и имя, если хотите). Например, Dear Ms. Jamie Adams.

Кстати, Dear Mrs. нам подходит только, если мы наверняка знаем, что наш адресат замужем, поэтому не рискуйте и просто пишите Dear Ms. Даже замужняя леди не обидится, ведь Ms. показывает лишь принадлежность к женскому полу.

Основная часть

Не теряем время и сразу признаемся, зачем потревожили человека:

Источник: https://delovoymir.biz/kak-napisat-delovoe-pismo-na-angliyskom-za-paru-prostyh-shagov.html

Как правильно написать деловое письмо на английском языке

Как известно, ни одна деловая письменная беседа не обходится без стандартных клише, которые придают письму более официальный и вежливый тон. И сегодня мы разберем самые интересные и распространенные фразы, которые обогатят вашу английскую речь и сделают деловое письмо по-настоящему английским!:)

Как известно, ни одна деловая письменная беседа не обходится без стандартных клише, которые придают письму более официальный и вежливый тон. И сегодня мы разберем самые интересные и распространенные фразы, которые обогатят вашу английскую речь и сделают деловое письмо по-настоящему английским!:)

Dear Mr. Smith,

Уважаемый г-н Смит

Dear Mrs. Smith,

Уважаемая г-жа Смит (если она замужем)

Dear Ms. Smith,

Уважаемая г-жа Смит (если Вы не знаете ее семейное положение)

Dear Sir/Madam,

Уважаемые господа,

Further to our meeting last week…

В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе…

Following our telephone conversation…

В продолжение нашего телефонного разговора …

Thank you for your kind assistance.

Большое спасибо за Ваше содействие.

In reply to your request…

В ответ на Ваш запрос…

I would appreciate your immediate attention to this matter.

Я был бы признателен за Ваше немедленное рассмотрение этого дела.

We are delighted to tell you that…

Мы с удовольствие сообщаем о …

We regret to inform you that…

Мы с сожалением сообщаем Вам, что …

We are pleased to announce that…

Мы рады сообщить, что …

It was a pleasure meeting you in Moscow last week.

Было приятно встретиться с Вами в Москве на прошлой неделе.

I’m writing to enquire about …

Я пишу, чтобы узнать…

I’m writing to apologize for …

Я пишу, чтобы извиниться за…

I’m writing to complain about …

Я пишу, чтобы выразить недовольство по поводу …/ пожаловаться на …

Please find attached a copy of the draft decision for your further information.

Ниже для Вашего сведения дополнительно приводится копия проекта решения.

We would appreciate it if you could…

Мы были бы признательны, если бы Вы могли…

Kind reminder

Вежливое напоминание

After careful consideration, we have decided not to…

После тщательного рассмотрения мы решили не …

I look forward to hearing from you soon.

Я с нетерпением жду, когда смогу снова услышать Вас.

I look forward to seeing you

Я с нетерпением жду встречи с Вами.

Kind regards,

С уважением,

Yours faithfully,

Искренне Ваш (если имя адресата Вам не известно)

Yours sincerely,

Искренне Ваш (если имя адресата Вам известно)

 Проблема          

 

Возможная причина

 

Что можно предпринять

 

Почему подходит именно этот тренинг

Стесняюсь говорить   Отсутствует практика, языковой барьер 8-дневный курс разговорного английского VICTORY Тренинг позволяет за короткий срок изучить большой объем информации, расширить словарный запас, попрактиковаться в использовании новых слов, выражений и правил, преодолеть языковой барьер, научиться решать коммуникативные задачи на английском языке
Мал словарный запас  Отсутствует практика общения и чтения на английском    8-дневный интенсивный тренинг VICTORY с «погружением» в языковую среду, 16-дневный курс интесивного английского PROGRESS Компьютерная программа дает возможность наполнить пассивные знания студента, занятия в аудитории помогают активизировать необходимые знания. На тренинге развивается навык выражения мысли имеющимися средствами (небольшой словарный запас), а также умение понимать собеседника, уточнять, что собеседник сказал
По работе нужно вести деловую переписку на английском, но не получается  Отсутствует практика общения, письма и чтения на английском    8-дневный разговорный тренинг VICTORY с «погружением» в языковую среду, 16-дневный тренинг английского по вечерам PROGRESS Тренинги практически не практикуют навыки чтения и письма – только минимально, когда студенты читают в папке задания или новые слова. С письмом все так же – только во времени грамматических заданий студенты пишут перевод с русского на английский. практика общения на тренинге нарабатывается и является одной их ключевых целей тренинга (если не самой ключевой) – у студентов есть возможность практиковать общение на разнообразные темы с разными партнерами (по количеству человек в группе). такая смена партнеров не дает возможности адаптироваться к какому-то одному варианту произношения (как при индивидуальных занятиях), а также к темам, которые обсуждаются, так как происходит постоянное чередование тем (и за счет программы, и за счет работы тренера, и за счет того, что у разных партнеров находятся разные темы для разговора во время свободного общения)
Нужно общаться с на работе по-английски      Отсутствует практика общения и чтения на английском  8-дневный разговорный тренинг VICTORY с «погружением» в языковую среду, 16-дневный тренинг английского по вечерам PROGRESS, 5-дневный курс делового английского Для низких уровней тренинги дают возможность существенно сократить скорость обучения. Прописанная программа не дает студентам и преподавателям “сбиваться с пути”, долго останавливаться на какой-либо, иногда второстепенной, теме. Это же может вызывать и негатив (см в сложностях), однако, для быстрого достижения результата такой подход отлично работает (правда, можно столкнуться с тем, что мы получим студента, который говорит хорошо, но без грамматики, то есть, индивидуальные занятия нужны для того, чтобы вычищать ошибки). Тренинги дают возможность практиковать новые знания на ситуациях, приближенных к реальным с разными участниками, что является хорошей подготовкой перед выходом на работу, где требуется часто использовать английский. 5-дневный тренинг дает много бизнес лексики и полезных клише, а также помогает развивать коммуникативные навыки, необходимые в современной бизнес среде

Проблема

Возможная причина

Что можно предпринять

Почему подходит именно этот тренинг
Стесняюсь говорить   Отсутствует практика, языковой барьер 8-дневный курс разговорного английского VICTORY Тренинг позволяет за короткий срок изучить большой объем информации, расширить словарный запас, попрактиковаться в использовании новых слов, выражений и правил, преодолеть языковой барьер, научиться решать коммуникативные задачи на английском языке
Мал словарный запас  Отсутствует практика общения и чтения на английском    8-дневный интенсивный тренинг VICTORY с «погружением» в языковую среду, 16-дневный курс интесивного английского по вечерам PROGRESS Компьютерная программа дает возможность наполнить пассивные знания студента, занятия в аудитории помогают активизировать необходимые знания. На тренинге развивается навык выражения мысли имеющимися средствами (небольшой словарный запас), а также умение понимать собеседника, уточнять, что собеседник сказал
По работе нужно вести деловую переписку на английском, но не получается  Отсутствует практика общения, письма и чтения на английском    8-дневный разговорный тренинг VICTORY с «погружением» в языковую среду, 16-дневный тренинг английского по вечерам PROGRESS Тренинги практически не практикуют навыки чтения и письма – только минимально, когда студенты читают в папке задания или новые слова. С письмом все так же – только во времени грамматических заданий студенты пишут перевод с русского на английский. практика общения на тренинге нарабатывается и является одной их ключевых целей тренинга (если не самой ключевой) – у студентов есть возможность практиковать общение на разнообразные темы с разными партнерами (по количеству человек в группе). такая смена партнеров не дает возможности адаптироваться к какому-то одному варианту произношения (как при индивидуальных занятиях), а также к темам, которые обсуждаются, так как происходит постоянное чередование тем (и за счет программы, и за счет работы тренера, и за счет того, что у разных партнеров находятся разные темы для разговора во время свободного общения)
Нужно общаться с на работе по-английски      Отсутствует практика общения и чтения на английском  8-дневный разговорный тренинг VICTORY с «погружением» в языковую среду, 16-дневный тренинг английского по вечерам PROGRESS, 5-дневный тренинг бизнес-английского Для низких уровней тренинги дают возможность существенно сократить скорость обучения. Прописанная программа не дает студентам и преподавателям “сбиваться с пути”, долго останавливаться на какой-либо, иногда второстепенной, теме. Это же может вызывать и негатив (см в сложностях), однако, для быстрого достижения результата такой подход отлично работает (правда, можно столкнуться с тем, что мы получим студента, который говорит хорошо, но без грамматики, то есть, индивидуальные занятия нужны для того, чтобы вычищать ошибки). Тренинги дают возможность практиковать новые знания на ситуациях, приближенных к реальным с разными участниками, что является хорошей подготовкой перед выходом на работу, где требуется часто использовать английский. 5-дневный тренинг дает много бизнес лексики и полезных клише, а также помогает развивать коммуникативные навыки, необходимые в современной бизнес среде

Источник: https://www.lingvo-svoboda.ru/blog/delovye-pisma/delovaya-perepiska/

Ссылка на основную публикацию