Письма и деловая переписка на английском языке

Письма и деловая переписка на английском языке

12.08.2020

Всемирная пандемия показала, что многие профессии можно перевести на удалёнку. Теперь вести дела можно прямо из дома, сидя в любимой пижаме и мягких тапочках. Но с переходом бизнеса в онлайн на первое место вышел деловой этикет ведения переписки.

Теперь “обложкой”, по которой нас встречают, стало официально-деловое письмо. Оно отвечает за произведение первого и последующих впечатлений о нашей фирме и бизнесе в целом.

Кроме того, деловое письмо на английском языке пригодится для написания:

  • заявления о приёме на работу;
  • уведомления об изменениях в договоре;
  • написания справок по месту работы/учёбы;
  • составления текста договоров и контрактов;
  • ведения деловых переговоров в письменной форме

Эти формулировки кажутся сложными дебрями бюрократии, но на самом деле, вести бизнес-переписку достаточно просто. Главное усвоить ключевые принципы, и в дальнейшем написание делового письма на английском языке не вызовет у вас трудностей.

Основы ведения деловой переписки

Английский — очень консервативный и педантичный язык. В нём важна системность и подчинение строгим правилам, в том числе, и в деловой переписке. Итак, какие особенности имеет деловое письмо?

Четкая структура

В отличие от писем личного характера и сообщений в соцсетях, деловые письма имеют строго выверенную структуру:

  • Шапка письма — указание адресов и даты
  • Приветственное обращение
  • Преамбула с объяснением причины обращения
  • Тело письма с подробным описание причины
  • Заключение
  • Подпись

Официально-деловые клише

Не бойтесь тавтологий и избитых фраз. Использование клише и штампов в деловом письме является признаком хорошего тона, уважения к адресату и достойного образования.

Оформление

Визуальное оформление документа тоже важно. Как правило, в нём используют характерные отличительные признаки компании — логотип, герб, слоган, печать. Также допустимы графические элементы в виде рамок и границ с использованием корпоративных цветов предприятия.

Рассмотрим каждый элемент делового письма более подробно.

Оформление шапки письма

В верхней части письма следует указать:

  1. Имя отправителя и его должность (если она важна)
  2. Название компании (если есть)
  3. Физический адрес с указанием индекса
  4. Номер телефона для связи
  5. E-mail адрес
  6. Дата

Ниже пишем информацию об отправителе:

  1. Имя получателя и его должность (если известны)
  2. Название компании
  3. Физический адрес компании с указанием индекса
  4. E-mail адрес

Размещение этих элементов на странице может быть любым:

В верхнем левом углу — информация об адресате и дата, ниже и слева — ваши контактные данные

Письма и деловая переписка на английском языке

В верхнем правом углу — информация об отправителе (о вас или вашей компании), ниже слева — данные адресата

Письма и деловая переписка на английском языке

В верхнем левом углу название компании и адрес, в верхнем правом углу — контактные данные (телефон, факс, e-mail) и дата, а ниже слеве — данные о получателе

Письма и деловая переписка на английском языке

Все данные слева

Письма и деловая переписка на английском языке

Несмотря на разнообразие оформлений современных писем, классический вариант предлагает сначала справа вверху разместить информацию о себе (от отправителе), а потом, уже ближе к самому тексту письма — информацию о том, кому оно адресовано.

Приветственное обращение

Самая короткая, но немаловажная часть письма. Существует всего несколько формулировок, но выбор будет зависеть от двух факторов: в каком стиле вы пишите и к кому обращаетесь в письме.

Деловой стиль не всегда уместен

В английском языке три стиля общения — Официально-деловой (Formal), полу-деловой (Semi-Formal) и разговорный (Informal). Для наших целей подойдут официальный и полуофициальный стили.

Formal style используется в переписке с большими незнакомыми компаниями, в политических письмах, а также в оформлении документов.

Такие письма начинаются со слов:

  1. Dear Sirs (если письмо адресовано группе лиц, например, совету директоров)
  2. Dear Sir or Madam (когда известна должность адресата, но неизвестны инициалы)
  3. Когда Вы лично знакомы с адресатом, используйте:Dear Mr. … — если адресат мужчина;Dear Mrs. … — если адресат замужняя женщина;Dear Miss … — если адресат незамужняя женщина;Dear Ms … — если семейное положение дамы неизвестно или неважно;Dr. — сокращение от “Doctor”, уместно при обращении к обладателю учёной степени или звания, а также к врачам.
  4. To whom it may concern: — такой оборот можно использовать, адресуя письмо газете или крупной общественной организации, где ваш вопрос могут поручить рассматривать кому угодно. И большинство выдаваемых справок тоже начинается в этих слов.

Semi-formal style распространён среди индивидуальных предпринимателей, которые ведут бизнес со многими партнёрами и стараются поддерживать более дружеские отношения.

Например, копирайтер вполне может начать письмо своему заказчику с таких обращений:

  1. Hello, John
  2. Hi, Fred
  3. Good afternoon, Mary
  4. Greetings, Paul

Обратите внимание, что здесь уже не используется Mr/Mrs/Ms/Miss.

Преамбула

Это вводная часть письма, которая, по сути, является краткой аннотацией ко всему тексту. Именно здесь пишем суть того, что нужно узнать или что донести до получателя. Если вы пишете ответное письмо, то здесь можно поблагодарить оппонента за скорый ответ, или на изначальное письмо:

  • Thank you for your e-mail of the 5th of March
  • Further to your last e-mail…
  • I apologize for not getting in contact with you before now…
  • With reference to your letter of 23rd March
  • With reference to your advertisement in «The Times»
  1. Спасибо за ваше письмо от 5 Марта
  2. Отвечая на ваше письмо…
  3. Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…
  4. Относительно вашего письма от 23 Марта
  5. Относительно вашей рекламы в Таймс

Если это первое письмо, а не ответ на какое-то предыдущее, то в преамбуле пишем цель письма и призыв к действию — то есть, на какое ответное письмо вы рассчитываете.

Для этого можно использовать следующие деловые клише:

  • I am writing to enquire about
  • I am writing to apologize for
  • I am writing to confirm
  • I am writing in connection with

Деловая переписка на английском языке: тонкости бизнес-общения

Современный мир открыт людям, владеющим иностранными языками. Это уже скорее насущная потребность, нежели увлечение. Сотрудничество предпринимателей из разных стран никого не удивляет.

Поиску партнёров и поддержанию контактов способствует умение вести деловую переписку.

Поскольку в мире бизнеса документам и официальным письмам уделяется особое внимание, обсудим все требования, которым должна соответствовать деловая переписка на английском языке на конкретных примерах.

Письма и деловая переписка на английском языке

По каким правилам ведется деловая переписка на английском языке

Очевидно, что умение писать официальные письма на английском языке – важный навык для компаний, работающих с иностранными партнерами. Свободное владение языком, знание деловой этики и делопроизводства могут быть определяющими критериями отбора кандидата на вакантное место в организации.

Письма и деловая переписка на английском языке

Проведем условное деление деловых писем на две большие группы:

  1. Письма в свободной форме.

  2. Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.

Составление писем в свободной форме – более сложная задача, поскольку шаблонные письма требуют лишь соблюдения формы, и чаще всего в организациях разработаны типовые бланки, а также инструкции по их заполнению.

Поэтому имеет смысл потратить время и познакомиться с правилами свободного изложения текста.

Различные сопроводительные документы, заявки, отчёты и прочие письма, имеющие унифицированную форму, вы освоите в процессе работы.

Начать знакомство с правилами ведения деловой переписки следует с определения текстовых блоков, содержащихся в деловом письме на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.

Адрес отправителя

Правый верхний угол отводится под указание сведений об отправителе, которые располагаются в строго определенном порядке без использования знаков препинания.

Реквизиты Пример
Фамилия и имя Sobolev Anton
Должность PR manager
Название компании T&T Corporation
Номер дома и название улицы 45 Parkovaya St
Город и почтовый индекс Volgograd 167890
Страна Russian Federation

Дата

Отступив на три строки вниз, укажите дату составления письма. Правилами деловой переписки допускаются различные форматы написания сведений о времени написания документа:

  • October 29, 2017.
  • 29 October, 2017.
  • 29th October, 2017.
  • October 29th, 2017.

29 Oct. 2017.

Использование только числовых обозначений даты – не лучший вариант, поскольку в странах, где говорят на английском языке, могут неправильно прочесть запись вследствие наличия специфичных правил написания такой информации. В частности, отличается порядок указания конкретной даты, месяца и года в Англии и США.

Читайте также:  Порядковые числительные в английском языке

Деловое письмо на английском: как писать официальное письмо, пример с переводом, фразы для Business Letter

Чаще или реже, но всем нам приходится писать формальные деловые письма. И чем большую роль играет в вашей жизни английский язык, тем чаще вам придется это делать именно на английском.Из данной статьи вы узнаете о  стилях деловых писем, их структуре, грамотном оформлении, приветствии и заключении такого рода писем.

Кроме того, сможете увидеть наглядные клише и примеры деловых писем, а также выписать важные подсказки, которые всегда помогут вам в нужный момент.

Также советуем к прочтению: Деловой английский для начинающих

Написание делового письма на английском языке может заставить многих людей переживать по поводу (и без повода) своих навыков и скудности словарного запаса для деловой переписки. Часто это случается и без повода.

Но если вы будете придерживаться советов и рекомендаций, представленных ниже, у вас получится отличное деловое письмо на английском (business letter). Trust is above all!

Структура делового письма

Формат деловых писем представляет собой последовательность из таких элементов:

  • Name and Address of Recipient (имя получателя и адрес).
  • Date (дата).
  • Reference (ссылка).
  • Salutation (приветствие).
  • Body (главная часть).
  • Closing (заключение).
  • Signature (подпись).
  • Typist initials (инициалы отправителя).
  • Enclosures (приложения).

Впрочем, структура юридических документов мало отличается от страны к стране, поэтому вам достаточно просто выучить, как называются те или иные блоки письма на английском.

Пройдите тему в онлайн тренажере: 

Письма и деловая переписка на английском языке

Читай также

Самые красивые пещеры мира

Общие правила написания делового письма

  • Используйте правильный формат и приветствие.

Существуют определенные стандарты для оформления деловых писем на английском языке, хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, существуют различия между европейским и североамериканским официальным письмом на английском языке).

Крайне необходимо создать хорошее первое впечатление в самом начале вашего письма. Используйте подходящее приветствие.

При необходимости, если формальное письмо не в электронном виде, указывайте адрес и фамилию адресата в верхнем правом углу. И затем начинайте писать текст.

Обязательно убедитесь, что имя и фамилия человека написаны правильно. Используйте «Dear Sir/Madam», если вы не знаете кому адресуется письмо.

В этом случае советуем прочесть нашу статью о формах обращения в английском языке.

Dear Sir/Madam – Уважаемый господин (госпожа).Dear Mr. Smith – Уважаемый мистер Смит.Dear Ms. – Уважаемая госпожа.Dear Jack Johnson – Уважаемый Джек Джонсон.Dear Customer – Уважаемый покупатель.Gentlemen – Господа.

А вот примеры вступительных фраз в деловом письме (для использования ссылок на предыдущую корреспонденцию; для указания того, как вы узнали о получателе; сообщении причины написания письма и т.д.):

With reference to your letter of 7 September, I … – Ссылаясь на Ваше письмо от 7 сентября, я …I am writing to enquire about … – Направляю Вам письмо с целью уточнения информации о …After having seen your advertisement in

Деловое письмо на английском языке

Письма и деловая переписка на английском языке

Официальные письма/электронные письма пишутся в формальном (официальном стиле) людям, которые занимают официальные, руководящие должности, например, менеджерам, директорам.

Основные виды официальных писем

Официальные письма могут быть разных видов:

  • Деловое письмо;
  • Письмо-запрос информации;
  • Письмо-жалоба;
  • Письмо-заявление о приеме на работе;
  • Письмо-жалоба;
  • Письмо-извинение.

Структура делового письма

 Имя и адрес отправителя

Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов следующая:

  • имя руководителя;
  • его должность;
  • название компании отправителя;
  • номер дома, улица;
  •  город, почтовый индекс;
  • страна.
  • Пример:
  • Mr Viktor Moskvin
  • Director
  • School of foreign laguages “Lingva”
    154  Sadovaya St
  • Moscow 123456
  • Russia
  • Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией».

Дата

Дата располагается  под реквизитами,  отступ  три строки. Вариантов написания даты несколько:

  • July 28, 2017;
  •  July 28th, 2017;
  • 28 July, 2017;
  •  28th July, 2017.

 Адрес получателя

Адрес получателя пишется после даты следующим образом:

  • полное имя получателя;
  • должность;
  • название компании;
  • номер дома, улица;
  • город, почтовый индекс;
  • страна.

Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение:

  • Mr. (мистер, господин),
  • Dr. (доктор),
  • Ms. (мисс, для незамужней женщины),
  • Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).
  1. Пример:
  2. Mrs Jennifer Grey
  3. editor publishing company “GoodBook”
  4. 25 Downing St
  5. London SW1A 2AB
  6. United Kingdom
  7. Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Обращение к адресату письма

  • Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear…»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer  Grey.
  • Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.
  • В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.
  • Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие:  Dear Mrs Jennifer Grey:

Название должности отправителя

Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,

  • Viktor Moskvin
  • Director
  • School of foreign laguages “Lingva”, или
  • Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)
  • Director
  • School of foreign laguages “Lingva”

Отметка о приложениях

Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или EncsEnclosures» — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются  все документы,  прилагаемые к основному письму. Например:

  1. Yours sincerely,
  2. Viktor Moskvin
  3. Director
  4. School of foreign laguages “Lingva”
  5. Enc, a copy of the license.

Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем

Структура письма Речевые модели
1.     Официальное обращение к получателю (Address the recipient in a formal manner) Dear Sir or Madam  — Дорогой Сэр(обращение к мужчине) или Мадам (к женщине)
2.     В первом  абзаце укажите цель написания письма. (Не используйте глаголы в сокращенной форме!)
  • I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу в связи с/для того, чтобы узнать/спросить….

Готовое деловое письмо на английском языке с переводом

Очень сложно представить себе современный бизнес без ведения деловой переписки. Особенно это важно при сотрудничестве с международными компаниями. Но зачастую написать деловое письмо на английском бывает достаточно сложно.

Я не люблю оставлять что-либо незавершенным. Мне абсолютно необходимо видеть, что отвечен каждый телефонный звонок и ни одно письмо не осталось без ответа.

~ Alan W. Livingston

Как вы знаете, деловой и разговорный английский имеют свои особенности. В деловой переписке на английском надо не просто показать знание языка, но и уладить рабочие моменты, придерживаясь определенной структуры и руководствуясь нормами делового этикета.

В этой статье Вы узнаете, какие деловые письма на английском существуют, ознакомитесь с фразами и клише. Также найдете примеры и готовые деловые письма на английском с переводом.

Деловые письма на английском с переводом

В деловой переписке существуют различные шаблоны бизнес писем на английском в зависимости от темы и целей письма.

Существует много типов деловых писем, в нашей статье мы подобрали наиболее распространенные из них

Письмо-поздравление (Letter of Congratulation)

Письмо-поздравление часто отправляют сотрудникам или партнерам, чтобы подчеркнуть их персональный вклад в развитие отрасли или чтоб поздравить с личными достижениями и памятными датами.

Пример письма-поздравления на английском
Перевод на русский
Mr John Lewis General Manager Hoverny Ltd 4567 Snake street Oakland, California Howard Stanley 9034 Canyon Street San Francisco, California USA, 90345 October 01, 2015 Dear Mr Stanley, October, 02 will be a remarkable day of your 10th anniversary as a member of Hoverny Ltd. During these years of work you proved to be a loyal and qualified worker with great potential. We recognize the contribution you make in our company success and wish to congratulate you upon your 10th anniversary. With respect, John Lewis, General Manager От: г-н Джон Льюис, генеральный директор Ховерни Лтд 4567 Снейк стрит, Оакленд, Калифорния Кому: Ховард Стенли 9034 Каньон стрит, Сан Франциско, Калифорния, США 90345 01 октября 2015 года Уважаемый г-н Стенли, 02 октября будет 10 лет Вашей работы в Ховерни Лтд. За период своей работы Вы показали себя верным и квалифицированным сотрудником с высоким потенциалом. Мы признательны Вам за Ваш вклад в успех нашей компании и хотим поздравить Вас с 10-летней годовщиной. С уважением, Джон Льюис, Генеральный директор.
Читайте также:  Когда используется that, which, who (whom и whose): правило употребления относительных местоимений, пример использования

Письмо-приглашение (Letter of Invitation)

Чаще всего деловые Letter of Invitation отправляют, чтобы пригласить на мероприятия, связанные с деятельностью компании.

Пример письма-приглашения на английском
Перевод на русский

Enjoy learning English online with Puzzle English for free

Несмотря на то, что сегодня преимущество за электронными письмами, обойтись без традиционной почты в некоторых случаях просто невозможно. Как в обычной жизни, так и по работе нам часто приходится сталкиваться с оформлением официальных документов.

Знания о том, как правильно написать официальное письмо на английском языке пригодятся во многих случаях. Например, составить сопроводительное письмо к резюме или для университета, написать деловое письмо в банк или консульство, да и во многих других.

Из этой статьи вы узнаете, как написать и оформить деловое письмо на английском языке с примерами и переводом. А также, какие существуют правила бизнес-переписки и какие фразы помогут в составлении официальных писем.

Виды деловых писем

  • Официальные письма можно разделить на несколько основных категорий:
  • > Congratulation letter — Письмо-поздравление
  • Например, с повышением по службе коллеге или с праздником для партнера по бизнесу.
  • > Thank-you letter — Письмо-благодарность
  • Отправляется в благодарность, например, сотруднику за хорошую работу.
  • > Commercial offer — Коммерческое предложение
  • Направляется фирмам с предложением о сотрудничестве.
  • > Acceptance letter — Письмо-подтверждение
  • Это письмо о том, что вы готовы принять предлагаемую вам должность
  • > Application — Заявление
  • Заявление может быть разных форм, но обычно используется в переписке о работе, когда вы предлагаете свою кандидатуру на открытую вакансию.
  • > Complaint letter — Письмо-жалоба
  • Отправляется в компанию или фирму, товаром или услугой которой вы остались недовольны.
  • > Enquiry letter — Письмо-запрос
  • Пишется в компанию для того, чтобы узнать о товаре,услуге или, например, поинтересоваться наличием вакансий в компании.
  • > Refusal letter — Письмо-отказ

Cодержит отказ в предоставлении информации, возможность принять кандидата на работу и т.п.

И другие, более узкоспециализированные виды деловых сообщений.

Общие правила официальной переписки

Деловой этикет и принципы официального общения одинаковы в разных странах. Примерно по одним и тем же шаблонам составляются жалобы в банк как в России, так и в Англии. По одному и тоже принципу пишутся деловые письма как в Японии, так и в Германии.

Поэтому достаточно один раз научиться правильно составлять официальное письмо на английском языке — и эти знания будут выручать вас всю жизнь.

Деловое письмо должно быть:

  • Правильно оформленным
  • Коротким и содержательным
  • Написанным грамотно
  • Вежливым, даже если это жалоба

Если вы составляете ответ на какое-то официальное письмо или запрос — обратите внимание на то, в каком тоне оно написано, как оформлено и какие формулировки в нем используются. Это поможет вам при составлении ответного письма.

Стиль деловой переписки

В официальных документах важно соблюдать общепринятые языковые нормы и не позволять себе вольностей. Не стоит использовать сленг, сокращения и особо эмоциональные слова.

Всегда сохраняйте деловой тон и проявляйте уважение к адресату. В деловом английском языке часто используются модальные глаголы для придания речи официальности.

Например, вместо «Please, send me…» («Пожалуйста, вышлите мне…») лучше написать: «I would be grateful if you could send me…» («Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне…»).

И конечно, старайтесь избегать больших и громоздких речевых конструкций. Следуйте простому правилу: не уверены в значении слова или правильности фразы — не пишите. Лучше переформулировать предложение, чем запутать получателя.

Структура делового письма в английском языке

В Англии существует ряд правил, ориентируясь на которые можно составить любое официальное обращение.

Письма, которые отправляются по почте от имени организации должны быть напечатаны на фирменном бланке с указанием реквизитов.

Адрес

Адрес отправителя располагается, как правило, в верхнем правом углу. В нем может быть указано название компании, физический адрес и контакты. Собственное имя отправителя может не указываться, если письмо написано от имени компании.

  1. Адрес получателя располагается на листе слева, ниже адреса отправителя.
  2. Пример написания адреса отправителя и получателя:
  3. Mr Arnold Lewis
  4. General Manager
  5. Powerty Ltd
  6. 134-146 Curtain Rd
  7. London, UK
  8. Howard Brown
  9. 300 Oxford St.
  10. London, UK

Дата

Расположение даты — довольно свободное. Обычно ставится ниже или выше адреса получателя.

Совет: обратите внимание на формат даты. В США и Великобритании даты пишутся по-разному. В США сначала пишут месяц, а затем — дату. Например, 10.26.17 = October 26, 2017.

Рекомендуется писать дату прописью, чтобы избежать путаницы с числами.

Если письмо confidential (имеет конфиденциальный характер), то обычно это указывается до начала строки с адресом.

Обращение

Если вам известно имя адресата и его должность — обязательно указывайте его в начале письма.

  • Mr — обращение к мужчине (Dear Mr Smith)
  • Mrs — обращение к замужней женщине (Dear Mrs Smith)
  • Miss — обращение к незамужней девушке (Dear Miss Smith)

В последнее время считается некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Вместо этого можно использовать нейтральное обращение Ms (Dear Ms Smith).

  • Если имя неизвестно, то можно использовать нейтральные Dear Sir или Dear Madam.
  • Совет: обратите внимание на пунктуацию.
  • В британском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms точка не ставится, а после имени идет запятая.
  • Dear Mrs Smith,
  • В американском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms ставится точка, а после имени идет двоеточие.
  • Dear Mrs. Smith:
  • Если вы пишите от своего имени — то используете I (я), если от лица компании — то we (мы).
  • Также, если вы пишите письмо компании или в фирму и не знаете имени получателя письма — используйте нейтральное обращение Dear Sir/Madam (уважаемые господа).

Перед отправкой письма обязательно убедитесь, что имя получателя указано верно. Ничто не может так испортить первое впечатление от официального письма, как ошибка в имени при личном обращении.

Если контакт с получателем уже налажен — после обращения не лишним будет добавить вежливую фразу. Например,

Hope you are well! — Надеюсь, у вас все хорошо!

I was pleased to meet you at the conference last week — Мне было приятно встретиться с вами на конференции на прошлой неделе

I hope you are enjoying your business trip — Надеюсь, вы наслаждаетесь вашей деловой поездкой

Congratulations on your promotion! — Поздравляю с повышением!

  1. Если вы составляете письмо в продолжение к предыдущей переписке, встрече или телефонному разговору, то можно употребить следующие вводные фразы:
  2. Thank you for your prompt response — Благодарю вас за ваш быстрый ответ
  3. Thank you for your message — Благодарим вас за ваше сообщение
  4. Thank you for your e-mail of the 21st of May — Благодарим вас за ваше письмо от 21-го мая

With reference to your last phone call… — Ссылаясь на ваш последний телефонный звонок, …

Further to our conversation… — В продолжение нашего разговора…

Содержание

Официальное письмо должно быть простым, ясным и коротким.

В первом абзаце следует четко обозначить цель письма: запрос, жалоба, обращение, предложение сотрудничества и т.д.

Обычно он начинается с вводной фразы «I am writing…» (Я пишу, …). Писать письмо можно с разными целями. Например:

to enquire about… — чтобы узнать о…

to apologize for… — чтобы извиниться за…

in connection with… — в связи с…

in reference to… — в отношении…

Читайте также:  Глагол to be в английском языке

to get more details about… — чтобы уточнить детали…

  • to explain — чтобы объяснить
  • to remind – чтобы напомнить
  • to recommend – чтобы рекомендовать
  • to congratulate – чтобы поздравить
  • to request – чтобы сделать запрос
  • to inform – чтобы проинформировать
  • и так далее
  • Другие варианты начала письма:
  • I apologize for… — Я извиняюсь за…

I confirm that… — Я подтверждаю, что…

Деловая переписка на английском языке

«Секретарь-референт» №10 2012 / Самообразование

В наши дни множество компаний имеют иностранных партнеров или зарубежные филиалы, поэтому знание секретарем или личным помощником английского языка не веяние моды, а насущная необходимость. Сегодня мы поговорим о том, как правильно готовить некоторые виды часто поручаемых секретарю документов.

СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

Служебная записка (memorandum) ‑ это письменные сообщения внутри компаний или в пределах подразделений компании.

Они, как правило, предназначены для объявлений, обсуждения бизнес-процессов, представления отчетности о работе компании, распространения информации среди сотрудников.

Служебная записка является публичным документом, поэтому не следует в ней писать какую-либо конфиденциальную информацию.

При написании обычно используется неофициальный стиль. Служебная записка не должна быть слишком краткой и излишне официозной, однако лаконичность приветствуется. Структура служебной записки следующая: наиболее важную информацию размещают в первом абзаце, а в последующих абзацах разъясняют ее более подробно. Во всех служебных записках присутствуют следующие элементы:

  • получатель: с выравниванием по левому краю, в верхней части страницы;
  • отправитель: с выравниванием по левому краю, непосредственно под получателем;
  • дата: с выравниванием по левому краю, под отправителем;
  • тема: с выравниванием по левому краю, под датой.

Для служебных записок принято использовать белую бумагу для печати, формата А4 или меньшего (служебные записки должны помещаться в лотки для входящих документов).

Не увлекайтесь рассылкой чрезмерного количества служебных записок ‑ помните, что каждый сотрудник занят и у него есть своя работа. Некоторые думают, что служебные записки являются эффективными инструментами управления, однако это не совсем так. Хотя служебные записки допускается использовать для направления работы и предложений, критику и похвалу лучше высказать человеку лично.

Несмотря на то что большая часть информации сегодня передается по электронной почте посредством ввода сообщения в поле для письма, использование прикрепленных служебных записок (документов) остается важным элементом в деловой переписке. При отправке документов по электронной почте не забывайте о правильном их оформлении (Примеры 1, 2).

ПРИМЕР 1

  • To: Igor Ivanov/Игорь Иванов
  • Managing director Funny Cats, ZAO/
  • Управляющий директор ЗАО «Фанни Кэтс»
  • From: Yulia Sergeeva/Юлия Сергеева
  • Vice-president Communications ZAO Funny Cats/
  • Вице-президент по связям с общественностью ЗАО «Фанни Кэтс»
  • Date: June 08, 2011/08 июня 2011
  • Attached: Advance report #08/2011/
  • Авансовый отчет № 8/2011
  • OAL (copy)/Выписка со счета (копия)
  • Memorandum/Служебная записка
  • I ask to accept to the account 52 300 (fifty two thousand three hundred) roubles that I drew out as daily allowance for my first business trips to Sweden and Italy without the receipt (it was lost).

Прошу принять к учету сумму в размере 52 300 (пятьдесят две тысячи триста) рублей, снятых в качестве командировочных за мои первые две служебные поездки в Швецию и Италию без чека, т.к. он был утерян.                                 _________________ / Yulia Sergeeva /Юлия Сергеева

ПРИМЕР 2

  1. To: Marketing Department ZAO Funny Cats/
  2. Департамент маркетинга ЗАО «Фанни Кэтс»
  3. From: Igor Ivanov/Игорь Иванов
  4. Managing director Funny Cats, ZAO/
  5. Управляющий директор ЗАО «Фанни Кэтс»
  6. Date: June 15, 2011/15 июня 2011
  7. Subject: Customer Presentation/
  8. Презентация для заказчика
  9. The New Product Marketing presentation you prepared last week was exceptional!
  10. Your enthusiasm, sales strategy, and product knowledge were impressive and certainly sealed the deal with our partner.
  11. Thank you for your outstanding work and dedication!
  12. My congratulations to all of you!
  13. Презентация по сбыту нашей новой продукции, которую вы приготовили на прошлой неделе, была великолепна!
  14. Ваш энтузиазм, стратегия продаж и знание продукта были впечатляющими и, безусловно, станут гарантией заключения сделки с нашим партнером.
  15. Благодарю вас за выдающуюся работу и преданность компании!
  16. Мои поздравления всем вам!
  17. Sincerely yours,/С уважением,
  18. Igor Ivanov/Игорь Иванов

Заявление об увольнении

Заявление об увольнении (resignation letter) – это официальный документ, которым сотрудник уведомляет о своем увольнении с должности или из подразделения. Оно подается непосредственному руководителю. Если компания иностранная, заявление может быть написано на английском языке.

Почему необходимо обязательно представить заявление об увольнении? Прежде всего для того, чтобы сохранить хорошие отношения с работодателем и организацией, в которой вы работали, и получить положительную характеристику (рекомендательные письма). Даже если в некоторых компаниях достаточно устного сообщения об увольнении, заявление об увольнении может быть сохранено работодателем и работником и использовано в юридическом аспекте при необходимости.

Существует множество вариантов написания заявлений на английском языке, однако все зависит от конкретной компании и принятых норм ведения делопроизводства. Но есть важные моменты: например, в тексте заявления должны обязательно присутствовать дата увольнения, дата написания и личная подпись.

В конце заявления необходимо обязательно указать копии, которые адресуются другим лицам, кроме непосредственного руководителя (например, менеджеру по персоналу либо главе компании).

Заявление об увольнении должно быть написано грамотно и лаконично в деловом стиле, основанном на строгих языковых особенностях, присущих современному английскому языку.

Однако отметим, что главное в этой ситуации – уметь попрощаться с компанией на хорошей ноте. Это одна из составляющих карьерного успеха и профессионального роста.

Ниже приведено современное стандартное заявление об увольнении на английском языке, составленное в Великобритании (Пример 3).

ПРИМЕР 3

  • 083, Oxford Road/Оксфорд роад, 083
  • Manchester, NH 23432/Манчестер, NH 23432
  • Date: February 15, 2011/15 февраля 2011
  • To: Mrs. Ann Clark/Миссис Энн Кларк
  • Sales Senior Specialist MA Trade/Старший специалист по продажам MA Trade
  • Dear Mrs. Clark,
  • Please, accept this letter as an official resignation from my position as a Sales Manager, effective date September 24th, 2011.

I am leaving this position because an opportunity to study a Master on Business Administration has appeared. I understand this position requires my full attention and, therefore, will not allow me to study part-time.  I thank MA Trade for the given opportunity and thank you, particularly, for your valuable training and professionalism shown. I would be more than happy to give the company a month in order to find a replacement for my position. Уважаемая миссис Кларк, Прошу принять данное заявление как мой официальный отказ от должности менеджера по продажам с 24 сентября 2011 г. Я ухожу с этой позиции из-за появившейся возможности пройти обучение и получить степень магистра по специальности «Управление предприятием». Работа на этой должности требует моего усиленного внимания, и мне сложно найти возможности для дополнительного обучения. Я благодарю компанию МА Trade за предоставленные мне возможности и Вас лично за те знания и профессионализм, которыми Вы делились со мной все это время. Я с радостью готова предоставить компании 1 месяц на поиски кандидата на мою должность.

  1. Very sincerely yours,/С искренним уважением,
  2. Juliet Pratt/Джульет Пратт
  3. Sales Manager, MA Trade/Менеджер по продажам МА Trade
  4. Cc: Mrs. Cecilia Rodriguez, Human Resources Manager/
  5. Копия: Сесилии Родригес, менеджеру по работе с персоналом

Электронная переписка

Современные электронные сообщения, пересылаемые сотрудниками друг другу по почте, как правило, достаточно короткие, могут быть и официальными, и неформальными. Но даже если письмо неофициальное, оно должно быть аккуратным и удобным для прочтения и усваивания информации.

Ниже представлены несколько вариантов стандартного оформления электронных сообщений (начала и окончания) в зависимости от адресата, текущих задач и ваших взаимоотношений.

Вы хорошо знакомы Вы знакомы Вы не знакомы
Hi, Kim! How are you? It was good to talk yesterday. I’m finalizing[1] the details of management meeting. Thank you for your part, no changes needed. Please email me in case of any issues. Regards, Andreas Dear Mrs. Gonzales! It was nice to talk to you by phone yesterday.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector