Деловое письмо на английском языке — как правильно писать, образец

Деловое письмо на английском языке - как правильно писать, образец

Деловая переписка на английском

Английский язык давно стал неотъемлемой частью нашей жизни. Этот международный язык, или лингва франка, как его также называют, нужен для поступления в заграничные университеты, во время командировок в другие страны, на отдыхе и, конечно, на рабочем месте.

  “Рабочее” общение с иностранными коллегами и партнерами может быть устным (например, по телефону) и письменным (например, по электронной почте). Если с устным общением все более-менее ясно, то деловая переписка на английском имеет ряд специфических особенностей.

Каких именно? Давайте разбираться вместе!

Ключевое отличие деловой переписки от других способов коммуникации заключается в том, что она носит формальный, то есть официальный, характер.  Деловые письма выдержаны в строгом стиле и заметно отличаются от дружеской переписки. Ниже мы обозначим некоторые моменты, которые важно учитывать при написании бизнес-писем.

  1. Краткость – сестра таланта

Главная функция деловой переписки – информативная. Это значит, что ваша цель – четко, емко и сжато изложить все необходимые факты, ни на йоту не отклоняясь от главной темы письма.

Все деловые письма носят безличностный характер. Ни в коем случае нельзя задавать вопросов, которые не имеют непосредственного отношения к работе. Если вы лично не знакомы со своим иностранным партнером (или же начали сотрудничать с ним совсем недавно), будет крайне неуместно спрашивать его про то, как он провел выходные, есть ли у него жена и чем он занимается в свободное время.

Юмор – табу. Старайтесь быть максимально выдержанным и серьезным.  Не всегда то, что хорошо во время общения с приятелями и родственниками, подходит для более серьезных ситуаций.

  1. Скажите НЕТ эмоциональности

Деловой этикет не предполагает излишней экспрессивности. Избегайте восклицательных знаков, сравнений и прочих средств речевой выразительности. Чем проще – тем лучше. Не стремитесь к украшательству!  Особенно это касается тех случаев, если ваш уровень владения английским далек от совершенства.

  1. Грамматика, орфография и пунктуация

Семь раз отмерь – один раз отрежь. Это же правило действует и здесь. Прежде чем отправить письмо, проверьте его на наличие ошибок. Это очень важный момент. Вы можете быть очень талантливым специалистом в своей сфере, но, если вы пишете с ошибками на английском, это все равно будет красноречиво говорить о вашей некомпетентности.

Формальные письма – царство клише.  В деловой переписке постоянно используются устойчивые слова и фразы.  Не пытайтесь быть оригинальными, пишите в наиболее подходящем для таких писем формате.

Все деловые письма на английском языке имеют четкую структуру. Пожалуй, это самый главный пункт.  Предлагаем вам подробнее рассмотреть, из каких частей состоит идеальное бизнес-письмо на английском.

Деловое письмо на английском языке - как правильно писать, образец

Деловое письмо на английском языке: структура, готовые фразы и примеры

Начнем с того, что существует два основных типа писем. Во-первых, это уже не пользующиеся популярностью “живые” письма, которые посылаются адресату по почте. Во-вторых, это более привычные нам электронные письма, или emails. Рассмотрим каждый тип деловой корреспонденции.

“Обыкновенное” письмо

1. Информация об отправителе

Типичное официально-деловое письмо начинается именно с указания данных о его отправителе.  Если письмо отправляете вы, то в правом верхнем углу листа укажите:

  1. Свою фамилию и имя (в любом порядке)
  2. Занимаемую должность
  3. Название организации, в которой вы работаете
  4. Номер вашего дома и улицу (или адрес вашего офиса)
  5. Город и почтовый индекс
  6. Страну

Деловое письмо на английском языке - как правильно писать, образец

2. Дата

После указания страны в предыдущем разделе, сделайте отступ в три строки и напишите дату. В английском языке существует несколько способов обозначения дат, и все из них являются верными:

  • September 23, 2018;
  • 23 September, 2018;
  • 23thSeptember, 2018;
  • September 23th, 2018;
  • 23Sept. 2018;

Обратите внимание на последний вариант, где используется сокращение Sept. Если вы отдадите предпочтению этому способу указания дат, выучите сокращения для всех месяцев:

Деловое письмо на английском языке - как правильно писать, образец

Соединяем 1 и 2 пункты:

Деловое письмо на английском языке - как правильно писать, образец

Небольшое замечание: для обозначения дат лучше не использовать цифры. Это связано с тем, что в Европе и Америке могут по-разному интерпретировать вашу запись:

  • 10.2018 – 11 октября 2018 (Европа и Великобритания)
  • 10.2018 – 10 ноября 2018 (Америка)

3. Информация о получателе

Настало время переместиться из левого угла в правый. Здесь вам необходимо указать реквизиты получателя. Следуйте плану:

  1. Обращение, имя и фамилия.

Если вы адресуете письмо мужчине, то используйте обращение Mr., женщине – Mrs. (обращение к замужней женщине) или Ms (обращение к незамужней женщине).   В связи с ожесточенными дискуссиями на тему равенства полов многие предпочитают применять Ms. в качестве универсального обращения к любой женщине, не зависимо от ее семейного положения.

  1. Занимаемая должность
  2. Название компании, в которой работает ваш адресат
  3. Номер дома и улица
  4. Город и почтовый индекс
  5. Страна

Приведем пример:

Mr. John Campbell
PR manager
Castrol Ltd.
99 Downs Road
Bristol BS6 0YW

United Kingdom

При выборе приветствия важно учитывать, насколько хорошо вы знакомы с адресатом. Для формального приветствия лица, чью фамилию вы знаете, используйте фразу:

Dear Ms. / Mr.  + фамилия

  • Если фамилия вам неизвестна, то вы можете написать:
  • Dear Sir/ Madam или To Whom It May Concern
  • Более того, существует вариант обращения по должности:
  • Dear Mr. President
  • Если вы давно знакомы с этим человеком, допустим вариант, когда после Dear идет имя собеседника:
  • Dear Alice,
  • Обратите внимание, что после приветственной фразы ставится запятая.  Например:
  • Dear Mr. Campbell,
  • I am writing to you…
  • Но, если вы пишете письмо коллеге из США или Канады, будет целесообразнее поставить двоеточие:
  • Dear Mr. Campbell:
  • I am writing to you…

4. Тело письма

Тело письма (то есть его основная часть) также состоит из нескольких пунктов. Как правило, оно включает в себя три части: вступительное предложение, информационное “ядро” и определенный призыв к действию.

Первое предложение обычно носит вводный характер. В нем мы начинаем отвечать на вопрос: “А зачем было написано это письмо?” Другими словами, здесь мы раскрываем цель нашего письма, будь то жалоба, извинение, выражение признательности, запрос определенной информации и так далее.

Приведем примеры вводных фраз (постарайтесь их выучить!):

Деловое письмо на английском языке - как правильно писать, образец

После того, как мы кратко изложили цель письма, переходим к сути дела – информационному “ядру”. Здесь мы раскрываем все подробности, описываем те или иные детали, даем объяснения, задаем вопросы и так далее.

  1. Проиллюстрируем это на примере:
  2. Dear Ms. Crossley, (приветствие)

Как оформлять деловое письмо на английском: 10 простых правил

Безусловно, email – это самый быстрый и удобный способ обмена рутинными деловыми сообщениями с англоязычными партнерами, но классическое «бумажное» деловое письмо по-прежнему является предпочтительным и солидным способом донести важную информацию.

Тщательно продуманное письмо, напечатанное на стильном бланке, может быть мощным инструментом бизнес-коммуникации. Пожалуй, не стоит пояснять, что впечатление от письма даже с самым заманчивым коммерческим предложением может быть испорчено, если его внешний вид не соответствует общепринятому.

Чтобы убедиться, что каждое письмо под логотипом Вашей компании отвечает требованиям к формату, который считается стандартом деловой переписки в англоязычной среде, следуйте следующим правилам составления делового письма на английском языке:

Правило №1: Разбейте текст письма на блоки.

Получая очередное письмо от зарубежного коллеги, Вы обращали когда-нибудь внимание на то, что оно очень легко «считывается»? Секрет его понятности и последовательности прост: сегодня во всей англоязычной деловой документации используется блочная структура.

Считается, что такой принцип структурирования информации в наибольшей степени соответствует потребностям и запросам современного сверхзанятого человека и помогает справляться с непрерывным потоком деловой переписки.

Во-первых, можно сэкономить время на этапе составления письма, собрав его, как конструктор, из отдельных смысловых блоков – «Адрес отправителя», «Дата», «Адрес получателя», «Приветствие», «Заголовок», «Концовка» и т.д. Во-вторых, открыв такое «блочное» письмо, получатель может быстро сориентироваться в его содержании.

Блочная структура предусматривает следующие особенности оформления:

  1. весь текст письма разделяется на абзацы с одинарным отступом между ними;
  2. красная строка не используется;
  3. пунктуация открытая, т.е. отсутствуют нефункциональные точки и запятые;
  4. выравнивание делается по левому краю.
Читайте также:  Модальные глаголы английского языка - правила, исключения

Правило №2: Пишите простым и понятным языком.

Само понятие «деловое письмо» уже вызывает у многих дискомфорт. Многие изучающие английский живут с уверенностью, что их письменный язык недостаточно сложен для бизнес-переписки. Спешим их успокоить: максимально эффективное деловое письмо должно быть написано короткими и простыми предложениями, а используемая лексика не должна быть слишком «заумной».

Перегруженный по сложности текст плохо воспринимается, но Вы ведь хотите, чтобы Ваши идеи и предложения были понятны, не правда ли? В бизнес-общении ценится не богатейший словарный запас, а четкость и последовательность изложения и безукоризненная логичность.

И здесь Вам не помощь придут так называемые “transitions” и “linking words” – слова-связки, которые позволяют выстроить идеи так, чтобы мысли плавно перетекали из одной в другую.

Правило №3: Правильно расположите имя и адрес отправителя.

Первым блоком письма, расположенным в левом верхнем углу страницы, является информация об отправителе в следующей последовательности:

  • название компании
  • номер дома, улица
  • город, почтовый индекс
  • страна
  • Пример:
  • Online-school of foreign languages «LINGVISTER»
  • 121 Suvorov St
  • Kaluga 248000
  • Russia

Почему рекомендуется включать в письмо адрес отправителя? Даже если Ваш адрес уже есть в адресной книге получателя, избавьте своего адресата от необходимости его искать. Когда информация поступает в готовом виде, шанс получить наиболее быстрый ответ на свое письмо увеличивается на 30%.

Правило №4: Обратите внимание на формат даты.

Согласно стандарту, дата указывается на три строки ниже информации об отправителе.

Дата в письме приводится полностью, но последовательность следования элементов уникальна для каждой страны. Так, в Великобритании указываются день/месяц/год, которые не разделяются запятыми.

  1. Пример:
  2. 16 December 2014
  3. В США и Канаде последовательность другая — месяц/день/год, причем перед указанием года иногда ставится запятая.
  4. Пример:
  5. December 16, 2014
  6. Правило №5: Верно укажите имя и адрес получателя.

Сразу после даты написания письма должен следовать адрес получателя. Уделите особое внимание имени адресата: имя должно в точности повторять то, как Ваш адресат указывает свое имя в подписи письма.

Так, если получатель подписывается Christopher Nolan, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr.

Полное имя и адрес получателя располагаются на разных строках в следующей последовательности:

  • полное имя
  • должность
  • название компании
  • номер дома, улица
  • город, почтовый индекс
  • страна
  • Пример:
  • Mr Christopher Nolan
  • Executive Producer
  • Syncopy Films Inc.
  • 4000 Warner Blvd., Building 81, Suite 203
  • Burbank, CA 91522
  • USA
  • Правило №6: Выберите приветствие и обращение.

Как мы уже говорили, в англоязычной деловой переписке приняты особенные нормы пунктуации. Так, после обращения в письмах обычно ставится запятая, а основной текст письма начинается с новой строки после одинарного отступа.

  1. В подчеркнуто официальной бизнес-переписке и при обращении к лицу, занимающему высокий пост, принято ставить двоеточие после официального обращения:
  2. Dear Mr Vice President:
  3. Если в адресе получателя Вы указали полное имя адресата, а не просто название компании, письмо рекомендуется начать с личного обращения:
  4. Dear Mr Nolan,
  5. Dear Christopher,
  6. В случае, если письмо направляется на имя организации, а не предназначено конкретному сотруднику, следует использовать более формальное приветствие:
  7. Dear Sirs,
  8. Если имя адресата Вам неизвестно, используйте нейтральную форму обращения:
  9. Dear Sir or Madam,
  10. Правило №7: Укажите тему письма в заголовке.

Заголовок, кратко сообщающий о содержании письма, располагается через одну строку после обращения. Для того, чтобы отделить тему письма от основного текста и привлечь к ней внимание адресата, используются символы верхнего регистра или нижнее подчеркивание.

  • Пример:
  • Dear Mr Nolan,
  • SAN DIEGO COMIC CON 2014
  • Правило №8: Не забудьте о завершающей фразе с «призывом к действию».
  • В заключительный абзац письма включаются запросы информации, напоминания и призывы к скорейшему ответу. Мы предлагаем Вам варианты уместных и энергичных заключительных фраз:
  • I would again apologize for the delay in replying and I trust that this has clarified the points you have raised, however, if you wish to discuss any points I have not clarified, or need any further information, you may wish to telephone or contact me accordingly.
  • I look forward to hearing from you, and in the meantime, should you have any queries, please do not hesitate to contact me.
  • I regret that I cannot be of more assistance in this matter, and should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.
  • I would appreciate your immediate attention to this matter.
  • I appreciate any feedback you may have.
  1. Правило №9: Используйте уместную концовку и оставьте подпись.
  2. Концовка письма напрямую зависит от того, какое обращение Вы использовали в начале письма. Нейтральными вариантами концовки письма знакомому или коллеге являются:
  3. Kind regards,
  4. Best regards,
  5. Если имя адресата Вам известно, и Вы использовали личное обращение в начале письма, уместной будет только одна концовка:
  6. Dear Mr Nolan…Yours sincerely,
  7. В сочетании с приветствиями Dear Sirs/Dear Sir or Madam используется только одна концовка:
  8. Dear Sir or Madam…Yours faithfully,
  9. Не забудьте поставить запятую между прощанием и Вашей подписью!
  10. Оставьте место для собственной подписи, отступив от концовки 4-5 строк.

Имя отправителя может быть написано целиком с помощью букв верхнего регистра, или же прописными могут быть только первые буквы. Должность отправителя указывается непосредственно на следующей строке под именем. Проявите внимание к мелочам: сокращение Mr не используется, если автор письма — мужчина, но если автор — женщина, обычно в скобках добавляют (Mrs).

  • Пример:
  • Yours sincerely,
  • GREGORY PECK
  • CEO
  • Yours sincerely,
  • SUSAN HAYWARD (Mrs)
  • Project Manager
  • Правило №10: Упомяните вложения в письме.
  • Указанием на то, что в письме есть вложения, является надпись Enc или Encs (“Enclosures”) внизу письма, через одну строку после должности отправителя.
  • Пример:
  • Yours sincerely,
  • SUSAN HAYWARD (Mrs)
  • Project Manager
  • Enc
  • Следуя этим простым правилам, Вы всегда с успехом сможете составлять деловые письма своим партнерам.

Деловое письмо на английском языке - как правильно писать, образец

Лайфхак: как написать деловое письмо на английском-блог школы Divelang

Сотрудничество с иностранными коллегами происходит всё чаще. Кем бы вы ни работали и какую бы должность в компании не занимали – рано или поздно можете оказаться в ситуации, где обсудить рабочие процессы нужно будет на английском языке.

Сегодня возможностей для этого у современного профессионала предостаточно: электронная почта, социальные сети, мессенджеры и даже старые добрые факсы и бумажные письма.

Чтобы не прятаться за спинами коллег, свободно владеющих иностранной лексикой, и не пытаться избегать профессионального общения – познакомьтесь с ведением деловой переписки на английском и смело применяйте полученные навыки в построении карьеры и бизнеса.

Правила делового письма на английском

У таких сообщений есть довольно чёткая структура. Если запомнить её основные условия и соблюдать их в каждом последующем сообщении партнёру или коллеге – у вас не возникнет сложностей с их составлением, нужно будет только уделить внимание содержанию и грамотной подаче информации.

  1. Прежде всего, нужно оформить «шапку»:
    • В верхнем левом углу указываем ФИО отправителя, должность и название вашей компании
    • Ниже пишем ФИО получателя и/или название компании, в которую отправляется письмо.
    • Дату можно указать под этими данными или в правом верхнем углу (если письмо бумажное или позволяет электронный формат).
  2. Поздоровайтесь с адресатом, уточните, как у него дела (выразите надежду, что всё хорошо).
  3. Далее раскрываем основную причину нашего обращения:
    • Текст помещается по центру листа.
    • Красные строки не соблюдаются.
    • Сообщение желательно чётко структурировать и разбить на абзацы, чтобы получателю было легче понять суть и не пропустить важные подробности. Здесь хорошо работает правило: «один абзац – одна главная мысль».
    • Начало делового письма на английском должно содержать приветствие. Можно начать с фразы “Good day…” и дальше обратиться по имени, а если заранее неизвестно, кто откликнется на ваше письмо, то самой распространённой формулировкой станет “Dear Sir or Madam”.
    • Как закончить деловое письмо на английском? Поблагодарите получателя за то, что он уделил время и прочёл ваше сообщение. Также можно написать, что вы будете ждать ответа, затем попрощаться и поставить подпись (снова укажите ваше имя, а под ним – должность в компании).
Читайте также:  Английский язык. Эссе. ЕГЭ - темы и аргументы, темы и структура

Ещё лучше со временем «накопить» несколько личных шаблонов, которые можно будет использовать и адаптировать под каждую новую задачу, внося лишь незначительные изменения.

Фразы на английском для деловой переписки

Поприветствовать

  • Dear … (если известно полное имя)
  • Dear Mr/Ms/Mrs … (если обращаетесь по фамилии)
  • Dear Sir or Madam … (когда письмо направляется компании или отделу, и вам ещё неизвестно, кто его прочитает и будет контактировать с вами по данному вопросу) 

Начать

  • I am writing to say… — Я пишу сказать вам, что…
  • I am interested in… — Меня интересует…
  • Thank you for letting me know that… – Благодарю вас за то, что сообщили о…
  • I really appreciated all your help (with)… — Благодарю вас за помощь (с)…
  • It is very kind of you to… – Очень любезно было с вашей стороны, что вы…
  • I wish to express my appreciation for all your efforts… – Я высоко ценю ваши старания по поводу…

Завершить

  • It is estimated… — Насколько можно судить…
  • In addition… – Кроме того… / К тому же…
  • In conclusion… — В заключение…

Попрощаться

  • Your early reply will be appreciated. — Очень жду вашего скорейшего ответа.
  • Yours faithfully/sincerely… — Искренне ваш…
  • My best wishes… — С наилучшими пожеланиями…
  • With best wishes and kind regards — С уважением и наилучшими пожеланиями…
  • Best regards… — С уважением…

Пример делового письма на английском

Деловое письмо на английском языке - как правильно писать, образец

  • Похожая переписка может произойти между вами и вашими партнёрами.
  • Mrs Olivia Polson Office 111, 3d Floor ALS Agency Abbington Street Manchester
  • Great Britain
  • 31 May 2019

Dear Mr Jones, Thank you for letting me know about the dates of your upcoming vacation. I discussed the deadlines with my colleagues and we decided to postpone our project to the next month then. I also decided to ask my partners from design studio to help us. They can create the main idea and produce everything connected with decorations and printed materials, but this will need some extra budget. This is an important question and I want to talk to you about it personally when you return.

Does it suit you if I schedule our meeting on June, 15 (Tuesday) 11am? Please, be kind to confirm the date and time.

  1. With best regards and wishes, Olivia Polson
  2. Project Manager
  3. А теперь посмотрим, как можно ответить на такое письмо:
  4. Mr Christopher Jones Best Productions Company Ltd. Office 22, Entrance 3D Hamilton Street London
  5. Great Britain
  6. 1 June 2019

Деловое письмо на английском языке: особенности написания

В дело­вом мире пере­пис­ка игра­ет огром­ную роль. Начи­ная от ком­мер­че­ских пред­ло­же­ний и закан­чи­вая пере­сыл­кой наклад­ных и сче­тов-фак­тур.

В насто­я­щее вре­мя прак­ти­че­ски вся дело­вая пере­пис­ка ведет­ся в элек­трон­ном виде, одна­ко это не отме­ня­ет обще­при­ня­тых пра­вил дело­вых писем, даже если они элек­трон­ные.

Раз­бе­рем­ся как пра­виль­но напи­сать дело­вое пись­мо на англий­ском языке.

Деловое письмо на английском языке - как правильно писать, образец

Business letter – дело­вое письмо

Основные типы деловых писем

  • Поздрав­ле­ние – Congratulation Letter
  • Пред­ло­же­ние – Commercial Offer – отправ­ля­ет­ся ваше­му потен­ци­аль­но­му дело­во­му парт­нё­ру с ваши­ми усло­ви­я­ми и пред­ло­же­ни­я­ми о сотрудничестве.
  • О при­ё­ме на рабо­ту — Acceptance–уведомляет вас, что вы при­ня­ты на работу.
  • Заяв­ле­ние – Application– содер­жит ваше резю­ме и пред­ло­же­ние себя в каче­стве работника.
  • Отказ- Refusal letter – дело­вой «от-ворот-пово­рот» на ваше заяв­ле­ние или предложение.
  • Жало­ба –Complaint Letter – содер­жит жало­бу или пре­тен­зии на каче­ство при­об­ре­тен­но­го това­ра или ока­зан­ных услуг.
  • Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
  • Пись­мо-запрос– Enquiry Letter –отправ­ля­ют, когда необ­хо­ди­мо полу­чить инфор­ма­цию об услу­ге или товаре.
  • Пись­мо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, соб­ствен­но и содер­жит­ся запра­ши­ва­е­мая информация.
  • Пись­мо-бла­го­дар­ность — Thank-you letter – тут, кажет­ся, всё понятно.

Суще­ству­ет ещё огром­ное коли­че­ство видов и под­ви­дов биз­нес-посла­ний (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.) , и потре­бу­ет­ся не одна ста­тья, что­бы боль­шин­ству уде­лить внимание.

Правила составления делового письма

Пра­вил на самом деле не так уж и мно­го. Чело­ве­ку со сред­ни­ми зна­ни­я­ми в англий­ском я зыке не соста­вит тру­да его соста­вить, как бы труд­но это ни каза­лось. Самое глав­ное, что пись­мо состо­ит из бло­ков.

Эта струк­тур­ность поз­во­ля­ет быст­ро счи­ты­вать инфор­ма­цию. И здесь эко­но­мят вре­мя все и полу­ча­тель, и отпра­ви­тель. Отпра­ви­тель соби­ра­ет бло­ки воеди­но: адрес отпра­ви­те­ля, дата, адрес полу­ча­те­ля, обра­ще­ние, вве­де­ние и т. д.

А полу­ча­тель уже зна­ет где нахо­дит­ся основ­ная инфор­ма­ция и зна­ко­мит­ся с ней.

Так­же блоч­ная струк­ту­ра под­ра­зу­ме­ва­ет ряд особенностей:

  • тело пись­ма стро­ит­ся из абза­цев с оди­нар­ным отступом;
  • крас­ная стро­ка отсутствует;
  • весь текст вырав­ни­ва­ет­ся по лево­му краю.

Вто­рая осо­бен­ность состо­ит в том, что не нуж­но писать слиш­ком вити­е­ва­ты­ми фра­за­ми. Пред­ло­же­ния стро­ят­ся про­сто и лаконично.

Составные части делового письма

А сей­час мы раз­бе­рём, так назы­ва­е­мый, ске­лет дело­во­го пись­ма, его струк­ту­ру и рас­по­ло­же­ние элементов:

  1. Адрес отпра­ви­те­ля — в верх­нем левом углу. Если бланк фир­мен­ный, то адрес уже проставлен.
  2. Адрес полу­ча­те­ля — сле­ва, ниже адре­са отпра­ви­те­ля. Фор­мат: от мень­ше­го к боль­ше­му (Имя, №дома, ули­ца, город, индекс, страна).
  3. Дата — три стро­ки ниже адре­са полу­ча­те­ля или в пра­вом верх­нем углу. Формат:день/месяц/год. Запя­тые не используются.
  • Приветствие(обращение), или как начать письмо.
  • Глав­ная мысль(основной текст посла­ния) – в цен­траль­ной части письма.
  • Заклю­чи­тель­ная фраза(выражение бла­го­дар­но­сти и даль­ней­ших наме­ре­ний). Заклю­чи­тель­ная фор­му­ла веж­ли­во­сти; Под­пись; Имя, Фами­лия и долж­ность отправителя.
  • Вло­же­ние – гово­рит о том, что в пись­мо вло­же­ны допол­ни­тель­ные мате­ри­а­лы (реклам­ный бук­лет или брошюра).
  • Может содер­жать пост­скрип­тум, ини­ци­а­лы исполнителя.

Образец письма

Matryoshka Ltd. 34 Tverskaya street

Moscow, 121121

6th April, 2012

Mrs. Diana Ross World Treasures Inc. 100 East 24th Street Washington, 20024

USA

Dear Mrs. Ross:

Деловое письмо на английском языке — как правильно писать, образец

Английский язык – это открытая дверь не только в мир путешествий, но и в сферу бизнеса.

Международное сотрудничество связывает компании из разных стран, а официально принятый язык общения между партнерами, как правило, английский.

Этикет бизнес общения предполагает частое использование бумажной корреспонденции, и сегодня мы рассмотрим тему о том, как правильно написать деловое письмо на английском для различных ситуаций.

Готовите ли вы заказ на продукцию, описываете собственное предложение, жалуетесь на плохое качество услуг, просите об отсрочке платежа, пишите письмо о приеме на работу или напоминание о сроках поставки– все необходимые речевые клише и образец составления таких бумаг вы найдете в данной статье.

Хотя виды писем практически не влияют на формат их написания, информация о распространенных жанрах не станет лишней. К числу наиболее популярных типов международной деловой корреспонденции относятся:

  • Commercial Offer – предложение о сотрудничестве;
  • Letter of confirmation – письмо-подтверждение договоренности на английском, а также бумага, удостоверяющая получение запрошенных документов;
  • Refusal letter – вежливый отказ на полученное предложение;
  • Enquiry letter – письмо-просьба, запрос на английском о получении подробной информации или заказ выписок и документов;
  • Reply Quotation – ответ на запрос;
  • Application – заявление соискателя на доступную вакансию, резюме;
  • Acceptance – подтверждение о поступлении в ВУЗ, приёме на работу, принятии предложения;
  • Apology letters – извинительные письма, призванные искупить нанесенный ущерб или причиненные неудобства;
  • Congratulation letters – поздравления на праздники.

Еще можно выделить благодарственные послания, жалобы, просьбы, уведомления, извещения и письмо-напоминание. Отдельного внимания заслуживают спонсорское и гарантийное письмо на английском: эти бумаги являются официальными документами.

Читайте также:  В чем разница между see, look и watch?

Общие принципы составления английских писем для бизнеса

Структура и стиль официального письма подчиняются строгим условиям, которые диктует формальное общение между партнерами. Деловая корреспонденция – это лицо фирмы, поэтому при составлении бумаг нужно учитывать все стандарты и нюансы.

Написание любого делового письма на английском языке производится без отступлений и красных строк. Весь текст выстроен строго по левой стороне листа, а каждая новая строка начинается вровень с предыдущими.

Для улучшения восприятия информации, графически текст должен быть поделен на небольшие, желательно равные по размеру блоки. Также для удобочитаемости не рекомендуется изменять стандартную ширину полей: при больших объемах текста лучше добавить лишнюю страницу, чем мельчить.

Основная информация письма размещается по центру. Даже если у вас небольшое послание, например, напоминание, отказ от предложения или заказ на поставку одной партии товара, не нужно размещать строки вверху страницы. Гораздо опрятнее будет выглядеть текст, расположенный по центру листа.

Стилистические тонкости

Деловые письма не терпят сокращений и панибратства, которыми так славится разговорный английский язык. Поэтому при написании текста недопустимо использование you’re вместо you are, we’ll вместо we will, а тем более молодежного сленга и буквенно-цифровых сокращений.

Также стоит отметить такой момент. Если у вас с бизнес партнером налажены неформальные приятельские отношения, то не стоит перегружать письма излишним официозом, это будет смотреться не очень красиво. В то же время, не стоит переходить и на явный сленг: в деловом общении всегда следует придерживаться золотой середины.

Структура послания

Оформление официальных бумаг тоже строго регламентировано. Структура делового письма на английском языке стандартна для любого формата корреспонденции, и, фактически именно она диктует, как писать бизнес письма на английском. Итак, правила таковы.

  1. Начинается запись с указания реквизитов отправителя, размещаемых в левом верхнем углу.

Первым указывается имя пишущего или название компании, а затем в определенном порядке записывается адрес: номер дома, название улицы, город, индекс, страна. Далее отступается пару строк и в том же формате пишется информация о получателе и дата послания.

Обратите внимание, что в шапке никогда не используются пунктуационные знаки.

  1. Каждое деловое письмо на английском языке не обходится без приветственной фразы. Ее формат зависит от степени знакомства с собеседником. Для официальной корреспонденции характерно использование «Mr/Mrs/Miss/Ms + Фамилия/должность», если данные собеседника известны, и «Dear Sir or Madam» при массовой рассылке неизвестным адресатам.
  2. Далее в 2-3 абзацах раскрывается основная тема послания.

Здесь напишите причины, побудившие к составлению письма, и укажите ожидаемые от собеседника действия. Например, если вы составляете письмо, выражающее извинение на английском языке, то после извинительной части расскажите про какие-либо бонусы, сглаживающие недоразумение, и выразите надежду на дальнейшее сотрудничество.

  1. По этикету официальное письмо оканчивается стандартной заключительной фразой. Чаще всего используются выражения «Yours faithfully» (при переписке с незнакомым лицом) и «Yours sincerely» (собеседники знают друг друга). После вежливой формы ставится подпись отправителя, а также указываются его имя и должность.

Стоит отметить, что послание может содержать вложения и дополнения. Об их наличии информирует сокращение Enc. (от англ. Enclosure), которое можно встретить в концовке письма.

Итак, со структурой деловых писем на английском и их видами мы ознакомились, теперь пора овладеть речевыми штампами, которые помогут быстро составить текст на любую тему.

Деловое письмо на английском – стандартные фразы и обороты

Официальные бумаги отличаются тем, что при их составлении используют множество канцеляризмов. Достаточно выучить пару десятков устойчивых фраз, и можно легко комбинировать готовые бланки и шаблоны бизнес писем различной тематики, даже не имея внушительного опыта и образования переводчиков. Рассмотрим примеры выражений, характерных для письменной деловой беседы на английском.

Приветствие

Как уже отмечалось, деловое письмо, написанное на английском, начинается с формального приветствия.

Помимо уже отмеченных фраз, также используется форма «Dear Mr./Miss/Mrs. + фамилия адресата». При обращении к широкому кругу лиц часто употребляют фразу «Dear Sirs» — Уважаемые господа.

В полуофициальной переписке допустимо обращение только с указанием должности. Например, письмо к редактору газеты может начинаться со слов «Dear Editor, …» (Уважаемый редактор). Соответственно, такую же форму будет содержать и ответ на полученное письмо, например, «Dear Reader, …» (Уважаемый читатель). Этот способ можно использовать в случаях, когда имя адресата достоверно неизвестно.

Вступление

При ответной переписке перед главной информационной составляющей идет небольшое вступление. Оно занимает порядка 2-3 строк и используется для следующих целей:

  • подтвердить получение письма;
  • поблагодарить за предоставленные сведения;
  • извиниться за задержку с ответом;
  • напомнить о предыдущих письмах;
  • сослаться на источник, послуживший причиной послания.

Составить вступительную часть и перевести ее на английский помогут представленные в таблице выражения.

Вступление английского делового письма
Фраза Перевод
With reference to your advertisement in… Относительно вашего объявления/рекламы в…

Общие международные правила оформления англоязычных деловых писем

Данная статья поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам.

В России при оформлении делового письма следует руководствоваться требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые помогают унифицировать расположение многих реквизитов. В международной практике подобного документа нет.

И каждая компания самостоятельно разрабатывает бланки деловых писем с учетом сложившихся традиций. Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад.

Принято считать, что впервые они были введены в Англии.

Рассмотрим более подробно международные правила оформления делового письма (но стоит отметить, что оформление корреспонденции для европейских и американских коллег имеет некоторые отличия).

Уже с первого взгляда видно, что расположение привычных для нас реквизитов значительно отличается от российских стандартов (см. возможные варианты в Примерах 1 и 2).

Поэтому при составлении деловых писем зарубежным партнерам стоит учитывать их правила.

Пример 1. Возможные варианты расположения некоторых реквизитов

Пример 2. Структура стандартного делового письма на английском языке

Скачать документ

Бланк письма и адрес отправителя

Письмо может оформляться как на фирменном бланке организации, так и на чистом листе бумаге.

При составлении письма российская компания может использовать либо двуязычный бланк, согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, либо специально разработанный бланк для международной переписки. В случае использования двуязычного бланка наименование организации и справочные реквизиты о компании на русском языке пишут слева, на английском – справа.

Каждая страна имеет свои формы собственности и организационно-правовые формы, что отражается в законах. Поэтому переводить русские аббревиатуры этих терминов на английский язык неверно с юридической точки зрения, это может исказить реальное значение организационно-правовой формы компании.

В х к письму Банка России от 20.04.2005 № 64-Т: SWIFT BIC (международный стандарт ISO 9362) даются следующие рекомендации:

  • форма собственности и организационно-правовая форма приводятся в сокращенном виде после указания наименования заглавными латинскими буквами: ООО, ZAO, OAO, AKB;
  • наименование организации указывается без кавычек и апострофов в сокращенном виде заглавными буквами на английском языке или транслитерируется латинским алфавитом в соответствии с таблицей транслитерации, сформированной на основе Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.79-2000 (ИСО 9-95) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом».

Если письмо оформляется на бланке, то он уже, как правило, содержит:

  • наименование компании (возможно только на английском языке либо еще и на русском – сравните Примеры 1 и 2). Должна быть выполнена полная транслитерация русского названия и организационно-правовой формы латиницей, например ООО «Уральский цветок» станет Ural’skij czvetok OOO. Аббревиатуру также следует транслитерировать, при желании можно дать в скобках расшифровку, например, НПП «Спецпроект» – NPP Speczproekt (Speczproekt Research and Production Enterprise);
  • логотип, если он есть;
  • адрес и иные контактные данные: сайт, электронную почту, телефон. Эти сведения могут располагаться как в верхнем правом углу, так и в самом низу листа (сравните Примеры 1 и 2, см. реквизит, обозначенный цифрой «5»). По международным правилам элементы адреса надо указывать в следующем порядке: сначала номер дома, название улицы, номер офиса и только потом город, почтовый индекс и страну.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector