Деловое письмо на английском: как писать официальное письмо на английском | фразы для business letter

Деловое письмо на английском языке

Деловое письмо на английском: как писать официальное письмо на английском | Фразы для business letter

Официальные письма/электронные письма пишутся в формальном (официальном стиле) людям, которые занимают официальные, руководящие должности, например, менеджерам, директорам.

Основные виды официальных писем

Официальные письма могут быть разных видов:

  • Деловое письмо;
  • Письмо-запрос информации;
  • Письмо-жалоба;
  • Письмо-заявление о приеме на работе;
  • Письмо-жалоба;
  • Письмо-извинение.

Структура делового письма

 Имя и адрес отправителя

Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов следующая:

  • имя руководителя;
  • его должность;
  • название компании отправителя;
  • номер дома, улица;
  •  город, почтовый индекс;
  • страна.

Пример:

Mr Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”
154  Sadovaya St

Moscow 123456

Russia

Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией».

Дата

Дата располагается  под реквизитами,  отступ  три строки. Вариантов написания даты несколько:

  • July 28, 2017;
  •  July 28th, 2017;
  • 28 July, 2017;
  •  28th July, 2017.

 Адрес получателя

Адрес получателя пишется после даты следующим образом:

  • полное имя получателя;
  • должность;
  • название компании;
  • номер дома, улица;
  • город, почтовый индекс;
  • страна.

Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение:

  • Mr. (мистер, господин),
  • Dr. (доктор),
  • Ms. (мисс, для незамужней женщины),
  • Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).

Пример:

Mrs Jennifer Grey

editor publishing company “GoodBook”

25 Downing St

London SW1A 2AB

United Kingdom

Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Обращение к адресату письма

  • Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear…»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer  Grey.
  • Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.
  • В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.
  • Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие:  Dear Mrs Jennifer Grey:

Название должности отправителя

Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,

Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”, или

Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)

Director

School of foreign laguages “Lingva”

Отметка о приложениях

Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или EncsEnclosures» — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются  все документы,  прилагаемые к основному письму. Например:

Yours sincerely,

Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”

Enc, a copy of the license.

Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем

Структура письма Речевые модели
1.     Официальное обращение к получателю (Address the recipient in a formal manner) Dear Sir or Madam  — Дорогой Сэр(обращение к мужчине) или Мадам (к женщине)
2.     В первом  абзаце укажите цель написания письма. (Не используйте глаголы в сокращенной форме!) I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу в связи с/для того, чтобы узнать/спросить….

Деловое письмо на английском

Деловую деятельность невозможно представить без переписки и обмена информацией. Плохо составленные и оформленные письма мешают развитию бизнеса, приводят к потере информации и недо­пониманию. Напротив, удачное ведение корреспонденции является признаком компетентности партнера, важным фактором успеха.

Приветствие (обращение)

Если имя адресата неизвестно, то лучше всего начать письмо:

Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam

(как для замужней, так и незамужней женщины).

Никогда не используйте обращение Dear Miss. В том случае, когда Вы не знаете пола адресата, лучше употребить обращение Dear Sir. Формы обращения Sir и Madam (без Dear) более официальны, и зло­употреблять ими не стоит.

Можно также обращаться к адресату по его должности:

Dear Professor, Dear Mr.President.

Если адресат Вам знаком, гораздо предпочтительнее обращаться к нему по фамилии:

Dear Mr.Smith, Dear Mrs.Smith, Dear Miss Smith.

Приветствие всегда отделяется запятой, но в американской деловой корреспонденции часто можно встретить двоеточие

Dear Mr. Smith: .

Текст письма

Текст является основной частью письма, которая включает инфор­мацию, отражает настроение пишущего, его профессию, социальное положение. Поэтому стиль письма очень важен. Следу­ет использовать стандартный язык, избегая книжных и высокопарных фраз. Предложения строятся короткие и ясные.

Ин­формация не должна быть ни слишком подробной, ни слишком лаконичной. При написании письма люди обычно пользуются оп­ределенным набором фраз и клише, принятых в той или иной стране. Ниже приводятся некоторые из них, которые могут помочь Вам при составлении делового письма на английском языке.

Начальные фразы письма

Благодарности

  • (We) thank you for the letter of …/dated…/ which we received…Спасибо за письмо о…/от…/ которое мы получили…
  • We are obliged for your letter of…Весьма благодарны за Ваше письмо…

Подтверждения

  • We wish to inform you that…Сообщаем Вам, что…
  • We acknowledge your letter of…Подтверждаем получение Вашего письма…
  • We are in receipt of your letter of…Мы получили Ваше письмо от…
  • We have received your letter of… Мы получили Ваше письмо…
  • In connection with our letter of… В связи с нашим письмом…
  • In confirmation of your cable of…/…of our telephone conversationВ подтверждение Вашей телеграммы…/…телефонного разговора
  • In reply /answer/response to you letter of…В ответ на Ваше письмо…
  • With reference / Referring to our letter of …we wish to inform you…В соответствии с нашим письмом … мы сообщаем Вам, что …
  • With further reference to…Далее в соответствии с…
  • We learn from your letter that…Из Вашего письма нам известно, что…
  • We are surprised to learn from your letter that… С удивлением прочли в Вашем письме, что…

Информация

  • Your letter enclosing /stating that… / asking us to do., has been (considered /given proper attention).Ваше письмо, включающее… / утверждающее… / с просьбой… – было (рассмотрено / рассмотрено с надлежащим вниманием).
  • We are pleased / glad to inform / advise you that… Мы с удовольствием сообщаем Вам,что…
  • We have pleasure in informing / offering you…Мы с удовольствием (сообщаем / предлагаем) Вам…
  • You are no doubt aware that…Вам, без сомнения, известно, что…
  • Please, note that…Учтите / отметьте, пожалуйста, что…
  • We have to remind you that…Хотелось бы Вам напомнить,что…
  • Further to our letter of…Далее, согласно нашему письму…
  • We enclose a copy of a letter from… (about… / in connection with)Копия письма от…( о… / в отношении) прилагается.

Извинения

  • We offer apologies /apologise for the long delay of our reply / in answering your letterПросим извинения за задержку с ответом
  • Please, accept our apologies for…Примите, пожалуйста, наши извинения
  • We regret to have to remind you that…Примите, пожалуйста,наши извинения
  • We are sorry to learn from yor letter of… that…Из Вашего письма с сожалением узнали
  • We are sorry we are unable to meet your requestК сожалению,мы не можем удовлетворить Ваши требования

Связующие фразы

Связки

  • Apart from the above (said)…Помимо вышесказанного
  • Further to the above… In addition to the aboveВ добавление к вышесказанному
  • In view of the above (said)…Учитывая вышеуказанное
  • As a matter of fact…
  • In fact…Действительно, на самом деле, фактически
  • It goes without saying…Само собой разумеется, без сомнения.
  • In this connection…В связи с этим
  • In connection with your request…В связи с Вашей просьбой
  • In connection with the above (said) В связи с вышесказанным
  • The point is… / The matter is… Дело в том, что…
  • In the cirumstances…При данных обстоятельствах…
  • In our opinion…По нашему мнению…
  • We believe / think / feel…Мы полагаем, нам думается…
  • First of all…Прежде всего…

Выделение какого-либо положения

  • We find it reasonable / necessary / important to noteМы считаем целесообразным / необходимым / важным отметить
  • We're taking the opportunity to remind you…Пользуемся случаем напомнить Вам…

Как составить деловое письмо на английском?

Все знают, что графа «знание иностранных языков» есть в резюме любой серьезной компании. И если в такую графу написать «свободное владение», то шансы получить лакомое место возрастают многократно. А фраза «деловой английский» окажет почти магическое действие.

Как правило, деловой английский предполагает письменное общение. И это хорошо. Во-первых, всегда есть возможность подумать и залезть в словарь. Во-вторых, там столько стандартных выражений, что человеку, владеющему английским от уровня Pre-Intermediate и выше, практически не составит труда написать приличное письмо и отправить его деловым партнерам.

Главное в составлении письма – это его обрамление. То есть начало и концовка. Как говорится, по одежке встречают, а последние слова запоминаются лучше всего (спасибо Штирлицу). Соответственно, если вы правильно начнете свое обращение и так же правильно его закончите, то сама суть письма будет восприниматься лучше, а общее впечатление от вашей речи вообще может сыграть решающую роль.

Придерживаясь определенных правил написания, вы обязательно достигните успеха. Давайте приступим к составлению делового письма на английском!

Приветствие

Как и пристало всем вежливым людям: любое общение начинается с приветствия. И таким же не хитрым способом структура делового письма тоже начинается с приветствия.

Dear Sir or Madam – обращение к человеку, если вы не знаете ни имени, ни звания, ни даже того, мужчина это или женщина. Важно: после этого приветствия не ставится восклицательный знак! И даже вообще никакого знака препинания не ставится, просто следующее предложение идет с новой строки. Можно поставить запятую, если очень хочется.

Dear Mr White (Ms White/Mrs White/Miss Catcher) – обращение к адресату по фамилии (после Mr, Ms и т.д. имя не ставится!) Надеюсь, все помнят, что Mr – это обращение к мужчине, Miss – к незамужней женщине, Mrs – к замужней, Ms – к женщине, которая не хочет подчеркивать свое семейное положение.

Важно: не пишите никогда полным словом Mister, Mistress – только в сокращении (Mr, Mrs)!

Dear Mr John – обращение к адресату по имени (при более близком деловом знакомстве)

Dear Nick – обращение к адресату по имени при очень давнем, практически дружеском деловом знакомстве

Важно заострить внимание на обращениях к женщине. Сейчас очень распространено универсальное обращение Ms (это и замужняя, и незамужняя).

Поэтому в деловых письмах часто именно так и пишут, дабы не обидеть 🙂 Если вы точно знаете, что адресат – замужняя женщина, можно смело указывать Mrs.

А вот если знаете, что точно не замужняя, лучше не рискуйте с Miss. Потому что некоторых это, как ни странно, задевает.

Ссылка на предыдущий контакт

После приветствия можно напомнить о себе. Точнее, о последнем общении: по электронной почте, по телефону, лично и т.д. Даже если память у адресата не девичья и обращался он к вам 5 минут назад.

Читайте также:  Технологический законодатель моды стив джобс

Thank you for your message. – Спасибо за ваше сообщение.

Thank you for your e-mail of… – Спасибо за ваше электронное письмо от (дата)…

With reference to your phone call/ letter of (дата)/ advertisement in «NW Magazine»… – в отношении вашего телефонного звонка/ письма (такого-то числа)/ объявления в журнале NW Magazine…

In reply (in answer/ in response) to your request… – В ответ на вашу просьбу…

In accordance (in conformity) with your request … – В соответствии с вашей просьбой…

In compliance with your request… – Во исполнение вашей просьбы…

Further to our conversation/ telephone talk… – В продолжение нашей беседы/ телефонного разговора и т.д.

We are writing in response to your publication in… – Мы пишем в ответ на вашу публикацию в…

We were pleased to receive your inquiry… – Нам было приятно получить ваш запрос…


Причины обращения

После приветствия и напоминаний должна идти фраза, которая введет адресата в курс дела и объяснит, зачем вы вообще, собственно, отправляете ему это письмо.

We are writing to inquire about… – Мы пишем, чтобы навести справки о …

We apologize for… – Мы приносим свои извинения за …

We confirm that… – Мы подтверждаем, что …

Бизнес-переписка для чайников или какие фразы можно использовать в деловых письмах

Вы пишите деловые письма на английском каждый день? Или только изучаете азы официальной переписки на курсах по бизнес английскому? Наша подборка полезных фраз и выражений научит вас составлять правильные деловые письма на английском и поможет разнообразить вашу речь.

Благодаря деловому этикету общеизвестно, что клиентов нужно приветствовать в начале письма и прощаться в конце.

Проблемы начинаются при составлении основной части письма? Как, к примеру, сказать заказчикам, что груз задерживается, или как намекнуть, что было бы неплохо получить деньги за оказанные услуги? Обо всем этом можно грамотно рассказать, если использовать правильные «заготовки» к различным ситуациям. С такими «заготовками» составление писем будет простой и приятной задачей.

Начало письма или как начать переписку на английском

В начале каждого делового письма, сразу после приветствия, вам необходимо объяснить, ради чего вы вообще все это пишите. Возможно, вы хотите что-либо уточнить, получить дополнительную информацию или же, к примеру, предложить свои услуги. Во всем помогут следующие фразы:

  • We are writing – Мы пишем, чтобы…
  • – to confirm … – подтвердить… – to request … – запросить… – to inform you that … – проинформировать вас, что…- to enquire about … – узнать о…

  • I am contacting you for the following reason… – Я пишу вам со следующей целью / Я пишу вам для того, чтобы…
  • I would be interested in (receiving/ getting information) – Я был бы заинтересован в (приобретении/получении информации)

Установление контактов или как сказать собеседнику откуда вы о нем знаете

Иногда стоит напомнить деловому партнеру, когда и как вы в последний раз виделись или обсуждали свое сотрудничество. Может быть, пару месяцев назад вы уже писали деловое письмо на эту тему, или, возможно, вы встретились на конференции неделю назад и тогда уже начали вести переговоры.

  • Thank you for your letter regarding … – Спасибо за ваше письмо на тему….
  • Thank you for your letter of May 30. – Спасибо за ваше письмо от 30 Мая.
  • In reply to your request, … – В ответ на вашу просьбу..
  • Thank you for contacting us. – Спасибо, что написали нам.
  • With reference to our conversation on Tuesday… – Относительно нашего разговора во вторник…
  • In reference with your recent letter – Что касается недавно полученного от вас письма…
  • It was a pleasure meeting you in New-York last week. – Было очень приятно с вами встретиться в Нью-Йорке на прошлой неделе.

Деловое письмо на английском – Formal letter

Несмотря на популяризацию различных виртуальных способов связи, многие люди довольно часто сталкиваются с необходимостью составления документов на бумаге.

Особенно актуальным это становится в том случае, когда ведется деловая переписка на английском языке, где не принято пользоваться разговорной лексикой и использовать просторечные выражения.

Кроме того, деловое письмо на английском языке требует подготовки не только с точки зрения владения соответствующей лексикой, но и правил составления.

Так, практически любой образец делового письма подразумевает особое оформление, и некоторые фразы являются своего рода шаблонами, используемыми в такого типа языке. Поэтому важно ознакомиться с базовыми правилами деловой переписки на английском языке, так как практически каждый рано или поздно может столкнуться с необходимостью написать соответствующее письмо.

Основные принципы делового письма

Деловые письма на английском пишутся в самых разных случаях, но суть у них приблизительно одна: донести до второй стороны тот или иной вопрос в официальной манере, поскольку обе стороны, как правило, незнакомы или малознакомы друг другу. Кроме того, formal letter подчеркивает уважительное отношение к собеседнику и отмечает серьезный подход к определенному вопросу.

Применяется такой вид переписки в самых разных целях, и его виды напрямую влияют на стиль делового письма.

Так, бывают letters для подачи резюме и поиска работы, в качестве жалобы касательно неудовлетворения определенным сервисом, для запроса конкретной услуги или отказа от нее, с целью выразить благодарность и пр. С точки зрения формата также можно выделить электронные и бумажные образцы formal letters.

Далее речь пойдет о стандартной повседневной бумажной переписке, осуществляемой между несколькими лицами и передающей вполне естественные сведения, касающиеся, например, каких-либо рабочих моментов.

Правила оформления делового письма при бумажной переписке

Структура делового письма на английском языке является весьма четкой, что и объясняет необходимость детального исследования этой области языка.

Фиксированность формата является типичной чертой formal letters как в русском, так и в английском языке.

Именно поэтому стоит изучить соответствующий шаблон для того, чтобы не ошибиться с оформлением и не ударить в грязь лицом перед собеседником.

При составлении подобного документа стоит учитывать, что следующие пункты обязательно должны быть упомянуты вверху справа:

  • Имя отправителя;
  • Должность;
  • Название организации;
  • Точный адрес

Все эти сведения подразумевают начало делового письма; они располагаются друг под другом без какой-либо пунктуации, что также типично для подобной переписки. Далее слева с соблюдением отступа в пределах трех строк обозначается: дата написания, а  чуть ниже слева полное имя получателя, название компании и адрес.

При этом обращение на английском в деловом письме обязательно подразумевает вежливую форму наподобие «Mr.», «Mrs.» и пр.

Общие правила составления

Одна из главных особенностей business correspondence – использование всевозможных клише и шаблонов, зная которые, можно без труда написать любое обращение и при этом не выглядеть невеждой в глазах собеседника.

Перед тем, как начать деловое письмо на английском, важно убедиться, что оба адреса написаны верно. Далее должно идти приветствие, которое, как уже упоминалось, обычно начинается со слов «мистер», «миссис» и пр. Далее следует цель письма, где описывается конкретный запрос, предложение и т. д.

Как правило, примеры начала подобных писем могут быть следующими:

Dear Mr. …, Dear Sir, …, Dear Sales Manager, … и пр.

Также ниже представлены особенные шаблонные конструкции с переводом, которые довольно часто используются в business correspondence:

  • This letter is to confirm … – Это письмо является подтверждением того, что …
  • With reference to your letter of … – Относительно Вашего письма от …
  • We acknowledge receipt of your letter … – Мы подтверждаем получение Вашего письма …
  • Please be informed … – Доводим до Вашего сведения …

Практически любой пример делового письма имеет типовое окончание, где принято подводить итог вышесказанному и поблагодарить за внимание, высказывая при этом уважение к собеседнику. Закончить текст с уважением на английском можно разными способами. Так, в деловой переписке на английском языке kind regards означает «с уважением».

Дополнительные популярные варианты того, как закончить текст с уважением:

  • Sincerely yours,
  • Yours faithfuly,
  • Fairly yours

что примерно означает одного и то же – «С уважением».

За проявлением вежливости в самом конце обычно идет подпись, а также особая пометка о вложениях, которая будет заканчивать весь текст (в том случае, если соответствующие материалы имеются). Начинаться такая конструкция будет с сокращения Enc., что означает enclosure – «приложение».

Основные типы деловых писем

Перед тем, как писать деловое письмо, следует ознакомиться со списком возможных вариантов такой корреспонденции. При переводе с английского на русский суть таких писем меняться не будет. Так, встречаются следующие виды business correspondence:

  • Просьба, запрос;
  • Предложение;
  • Подтверждение;
  • Рекомендательное письмо;
  • Напоминание;
  • Приглашение;
  • Жалоба;
  • Реклама;
  • Извинение;
  • Благодарность и пр.

Ориентируясь во всех видах деловой корреспонденции, можно добиться понимания со стороны собеседника и при этом не выглядеть как человек, который не способен грамотно построить деловое письмо на английском.

Использование соответствующих шаблонов позволяет существенно сократить время на написание, а правильное оформление поможет проявить себя как ответственного и образованного собеседника.

Несоблюдение формата, напротив, отрицательно скажется на репутации отправителя, кроме того, может вызвать некоторые проблемы с доставкой.

Деловое письмо на английском: правила написания в бумажном и электронном виде

Знание правил официальной переписки на английском пригодится для заявок на поступление в зарубежную школу или университет, поездку на летнюю или зимнюю школу за границу, сдачи ЕГЭ, переписки с зарубежными партнёрами. В статье мы расскажем, как написать деловое письмо или e-mail на английском языке.

Структура бумажного письма

Есть девять обязательных элементов, без которых не обойтись при написании официального письма на английском языке:

Образец структуры делового письма

Адрес отправителя: первое, что указывается в письме – это ваш адрес. Его пишут в правом верхнем углу листа.

Дата: под адресом вы указываете дату составления письма. Не забудьте пропустить строку между адресом и датой.

Адрес получателя: после даты пишется адрес получателя. Он располагается в левой половине письма ниже адреса отправителя и даты написания письма.

Приветствие: Расположено под адресом получателя. Над и под приветствием сделайте отступ размером в строку.

Тема письма: как и e-mail, официальное письмо должно иметь тему или причину, по которой вы обращайтесь к получателю.

Основная часть: здесь находится основной текст письма. Запомните правило: одна мысль – один абзац. В конце основной части обозначьте, какие действия вы ожидаете от адресата после того, как он получит письмо.

Читайте также:  Где учить английский язык онлайн совершенно бесплатно?

Заключение: перед заключением не забудьте сделать отступ. Подробнее о том, как правильно закончить письмо, читайте далее.

Подпись: подпись ставится после заключительной фразы вашего письма вручную.

Ваше имя печатными буквами: под подписью укажите имя и фамилию.

Как написать приветствие

Начните официальное письмо с обращения «Dear». Запрещены слова вроде «hi» или другие неформальные приветствия.

Если вы хотите сделать письмо более строгим, не обращайтесь к адресату по имени, ограничьтесь фамилией.

В некоторых ситуациях обращение по имени допустимо: если вы знаете человека лично или он настоял на обращении по имени. В остальных случаях, придерживайтесь следующих правил:

  • Sir и Madam – начните письмо с обращения «Dear Sir or Madam» в случае, если не знаете имя получателя: когда вы пишете в администрацию университета и не знаете, кто прочтёт письмо.
  • Mr, Mrs, Dr и др. – когда знаете имя получателя, обращайтесь к нему по фамилии с использованием титула или звания, если таковые имеются. Если адресат мужчина используйте сокращение Mr.+фамилия: «Mr. Smith», если женщина – сокращение Ms.+фамилия – «Ms.Smith». Исключение составляют случаи, когда вы знаете, что получатель имеет титул или звание, например «Dr.Smith» или «Captain Smith».

Как написать заключение

Есть несколько способов закончить письмо:

  • Yours faithfully – используется, если вы начали письмо словами «Dear Sir or Madam».
  • Yours sincerely – пишется, если в начале письма вы обратились к адресату по имени.
  • Yours truly – используется, если вы знакомы с получателем, но не встречались в реальной жизни. Обращение используется в основном в Америке.

Не забывайте, что в конце заключительной фразы должна стоять запятая.

Правила написания электронных писем

Электронные письма считаются менее формальными, чем бумажные, но это не значит, что в них можно использовать фамильярные выражения или сленг. Вы должны быть вежливыми, даже если в форме письма допускаются некоторые вольности.

Обязательные пункты в электронном письме:

Ваш e-mail адрес

Заведите отдельный ящик для профессиональных целей, таких как написание писем в приёмную комиссию университета или потенциальным работодателям.

Адрес со смешным названием не произведет впечатление на адресата, он может не воспринять ваше письмо всерьез. Воспользуйтесь следующим шаблоном для e-mail адреса: имя.фамилия.@emailprovider.com

Тема

В этой строке нужно кратко изложить суть электронного письма. Не делайте описание слишком подробным – укажите главное. Данная строка играет важную роль – именно она может привлечь внимание получателя и выделит ваше письмо среди других.

Избегайте в теме письма слов «Urgent!» или «Attention!», если ваша ситуация не требует незамедлительного ответа. Если вы пишете, что письмо срочное, а это на самом деле не так, это разозлит получателя.

Приветствие

Если вы хотите придерживаться официального стиля в электронном письме, то придерживайтесь рекомендаций для официального бумажного письма.

Если вы уже вели переписку – обратите внимание, как человек подписывал письма: письмо было подписано именем и фамилией – придерживайтесь такого же формата при обращении. Запомните, что обращаться к адресату нужно также, как он обращается к вам: если его письмо начинается с «Dear», ваш ответ также должен начинаться с этого слова. Если письмо начинается с «Hi», вы вправе ответить также.

Другим вариантом приветствия, который можно отнести как к формальному, так и неформальному, является «Good day» и «Good evening». Оно чуть более дружественное и личное, нежели «Dear».

В случае менее официального общения, допускается поприветствовать адресата словами «Hello» или «Hi».

Подпись

Электронные письма носят более неформальный характер, чем бумажные, поэтому подпись «Yours sincerely» будет смотреться странно. Если вы начали электронное письмо в более официальном стиле, то имеет смысл придерживаться его до конца.

Если вы использовали неформальное приветствие, выберите один из вариантов:

– Best wishes,

– Kind regards,

– Best regards,

– All the best,

– Thanks,

– Many thanks,

Последние два больше подходят для случаев, когда вы обращаетесь к получателю с просьбой или намерением узнать ответ на вопрос. Не забудьте, что в конце каждой из этих фраз должна стоять запятая.

Если у вас настроен шаблон, который ставится в конце электронных писем автоматически, убедитесь, что его содержание является приемлемым для вашего адресата. Забавные подписи и картинки недопустимы для использования в официальном письме.

Правила хорошего тона

Ещё 4 совета по написанию официального письма:

  • Не используйте разговорную лексику и сленг.
  • Пишите по делу: если хотите, чтобы ваше письмо дочитали до конца, излагайте мысли короче и яснее.
  • Перечитывайте письмо перед тем, как отправить: там не должно быть ошибок – они могут подорвать ваш профессиональный имидж!
  • При написании электронных писем, старайтесь без необходимости не прикреплять документы, а также не использовать смайлики и эмоджи

    Деловая переписка на английском. Советы эксперта

    Мы живем в век информационных технологий, поэтому вся наша жизнь так или иначе связана с компьютерной техникой, Интернетом. Например, вряд ли найдется фирма, сотрудники которой не ведут электронную переписку с другими организациями. Если ваша компания имеет партнеров за рубежом, то ее работники должны владеть правилами написания делового письма (на родном языке и на иностранном), которые включают не только использование специфической лексики, стиля, но и определенный формат, которого следует придерживаться.Итак, давайте посмотрим, как следует писать деловое письмо (business letter). Как правило, в официальном письме выделяют три блока:— Вступление/ IntroductionВ этой части письма формулируется цель его написания.— Основная часть письма/ Body of the letterВ среднем, это два-четыре абзаца, в которых автор письма информирует получателя, задает ему вопросы, отвечает на вопросы получателя, содержащиеся в предыдущем письме.— Заключительная часть/ ConclusionВ этой части письма содержится информация о последующих действиях получателя, предложенных отправителем, информация о будущих контактах.Текст начинается с обращения к адресату (addressee).Отправитель может знать имя получателя письма, в этом случае обращение может выглядеть следующим образом:Dear Mr. Robinson,Dear Mrs. Seefob,Dear Ms. Ching,Dear Prof. Chensky,После имени получателя ставится запятая.Если вы не знаете имя получателя, начните письмо с одной их следующих фраз:To whom it may concern,Dear Sir,Dear Madam,Dear Sir/Madam,В этом случае также ставится запятая.Если ваш адресат – коллективное лицо, то обращение выглядит следующим образом:Dear all,Dear Colleagues,Dear Marketing Team,ТЕЛО ПИСЬМА/ BODY OF THE LETTERОснованная часть письма может включать элементы официального стиля (formal style), стилистически нейтральный словарь и профессиональную лексику. Также следует обратить внимание на клише, которые традиционно используются в деловой переписке.Очень важно помнить, что в официальных письмах не допускаются сокращения типа:Don’t – do not, isn’t – is not won’t – will not haven’t – have not и т.д.ВСТУПИТЕЛЬНЫЙ АБЗАЦ /OPENING PARAGRAPHВступительный абзац предполагает указание цели написания письма, в нем также может быть выражена благодарность за полученное ранее письмо или какие-либо действия адресата. Можно воспользоваться следующими клише:I am writing to … — Я пишу, чтобы…I am writing to confirm… — Я пишу, чтобы подтвердить…Thank you for contacting us… — Благодарим Вас за то, что написали нам…Thank you for your letter dated… — Благодарю Вас за письмо от (дата)…With reference to your e-mail… — В ответ на Ваше электронное письмо…This is to confirm that…— Настоящим подтверждаем, чтоБЛАГОПРИЯТНЫЕ ИЗВЕСТИЯ/ GOOD NEWSЕсли вам необходимо сообщить адресату какую-либо положительную информацию, воспользуйтесь следующими фразами:We are delighted to confirm…— Нам очень приятно подтвердить…We are pleased to tell you… — Нам приятно сообщить Вам…You will be happy to know… — Вам будет приятно узнать…НЕГАТИВНЫЕ НОВОСТИ/ BAD NEWSИнформация негативного характера вводится предельно корректно:We regret to inform you… — Мы с сожалением сообщаем Вам…I am sorry, but… — Приношу свои извинения, но…I am sorry to say that… — С сожалением сообщаю Вам, что…I am afraid that we will not be able to…— Я боюсь, что мы не сможем…ЗАПРОС ИНФОРМАЦИИ/ REQUESTING INFORMATIONЕсли вам требуется определённая информация от адресата, вы можете запросить ее таким образом:We would appreciate it, if you could… — Мы были бы Вам признательны, если бы Вы могли…Could you…? – Не могли бы Вы…?Please let us know…— Пожалуйста, сообщите нам… ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПОМОЩИ/ OFFERING HELPВ некоторых случаях вам приходится предлагать свою помощь адресату. Для этого можно воспользоваться следующими клише:

    Как написать деловое письмо на английском, чтобы произвести хорошее впечатление

    Форма, а также содержание любого письма определяются его характером, целью и тем, к кому вы обращаетесь. Принято подразделять письма на деловые и личные. Они имеют единую структуру, однако деловое письмо должно удовлетворять некоторым требованиям, нарушение которых недопустимо в бизнес-среде. В данной статье мы разберемся, как написать деловое письмо на английском, чтобы оно соответствовало всем правилам делового общения.

    Общие правила, как написать деловое письмо на английском языке

    Составляя деловое письмо, стремитесь к тому, чтобы оно не походило на обычное персональное послание. Для этого строго придерживайтесь общепринятых правил и норм делового письма. Безукоризненность во всех смыслах — вот основная черта деловой переписки. Любое малейшее отступление от принятых правил может привести к тому, что деловое письмо утратит свою силу.Главные отличительные свойства делового письма — это его структурированность и наличие разнообразных реквизитов, ясность, лаконичность, соблюдение логической последовательности, официальный стиль, сдержанность, смысловая завершенность, стандартизированность. В деловом письме не должны присутствовать просторечия, жаргон, модальные глаголы, междометия. Официально-деловой стиль помогает выразить непредвзятое мнение человека по какому-либо вопросу, показывает логичность текста, который не содержит в себе эмоциональной оценки и является объективным.Как написать деловое письмо на английском языке правильно? Прежде всего, необходимо обеспечить смысловую точность используемых фраз. Чтобы не допустить появление двусмысленности, стоит использовать в официально-деловых документах речевые фразы-клише. Многолетняя практика послужила образованию множества общепринятых фраз-клише, которые способствуют написанию лаконичных деловых писем. Благодаря им вы напишите деловое письмо гораздо быстрее, и вам не потребуется затрачивать время на поиск верных и подходящих фраз. Используйте устоявшиеся выражения, составление делового письма по аналогии сильно упростит вашу задачу.Существует ряд правил, соблюдая которые вы сможете написать деловое письмо на английском:

    1. Текст должен подразделяться на абзацы (без красной строки).
    2. Имя отправителя, а также наименование организации, ее контактные данные располагаются в верхнем углу справа страницы.
    3. Затем прописывается имя адресата, а также наименование фирмы, в которую вы отправляете деловое письмо, ее контактные данные (с новой строки).
    4. Опустившись на 3 строчки вниз страницы, пропишите дату отправления письма (можно указать дату также и в верхнем правом углу страницы).
    5. Текст делового письма размещается посередине.
    6. Основная мысль письма должна начинаться с фразы, указывающей на цель составления письма, например: «I am writing to you to …».
    7. Завершается письмо выражением благодарности: «Thank you for your prompt help…», а также словами: «Yours sincerely,», когда автор письма знает имя адресата, и фразой: «Yours faithfully», если имя адресата неизвестно.
    8. Опустившись на 4 строки вниз, укажите имя отправителя, а также занимаемую должность.
    9. Свою личную подпись отправитель может поставить между приветствием и именем.

    Читайте материал по теме: Методика изучения английского языка: какую выбрать

    Как написать деловое письмо на английском языке: структура письма

    Чтобы написать деловое письмо на английском, вам необходимо изучить структуру стандартного делового письма, состоящую из фраз-клише. Текст делового письма в английском всегда строго подразделяется на смысловые абзацы, а красная строка не используется. Чаще всего деловое английское письмо пишется на фирменном бланке, где уже прописаны реквизиты компании-отправителя, стоит её эмблема, логотип, полное наименование, указаны контактные данные, банковские реквизиты.Для наглядности приведем стандартную структуру делового письма на английском:

    Адрес отправителя (sender's address)

    Информация об адресе отправителя располагается в верхнем правом углу письма, однако можно также размещать sender's address и вверху слева. Обратите внимание на порядок написания адреса отправителя. Прежде всего, напишите номер дома, название улицы, затем через запятую номер квартиры. После этого можно указать населенный пункт и его индекс, только после этого прописывается страна.17 Hillside Road, Apt. 12London W13HREngland5 Nelson Street, Apt. 5Chicago 19 200USA

    Дата (date)

    Дату прописываем чуть ниже адреса. Далее приведены наиболее распространенные способы написания даты:

    • 21 December, 2018;
    • December 21th, 2018;
    • December 21, 2018;
    • 21th December, 2018.

    Логика составления блока с адресом получателя подчиняется тем же правилам, что и адрес отправителя, только размещается inside address слева.

    Обращение (salutation)

    Фраза обращения будет изменяться в зависимости от того, хорошо ли вы знаете адресата, а также от того, мужчина это или женщина. Так, к собеседнику, которому вы пишите впервые, следует обращаться:

    • (Dear) Sir, — (Уважаемый)Сэр/Господин;
    • (Dear) Madam, — (Уважаемая) Госпожа/Мадам;
    • Gentlemen, — Господа.

    Используйте эти фразы, когда пишите собеседнику, которого знаете недостаточно хорошо:

    • Dear Mr. Winter,-Уважаемый господин/мистер Винтер;
    • Dear Miss Winter, — Уважаемая госпожа/ мисс Винтер, (по отношению к не замужней женщине);
    • Dear Mrs. Winter, — Уважаемая госпожа/ миссис Винтер, (по отношению к замужней женщине).

    Полуофициальное письмо может содержать в себе такие фразы, как, например:

    • Dear Colleague, — Уважаемый коллега;
    • Dear Editor, — Уважаемый редактор;
    • Dear Reader, — Уважаемый читатель.

    Обращение размещается слева сразу под блоком с адресом получателя, после обращения необходимо поставить запятую.

    Вступление (opening sentence)

    Вступление представляет собой вводную фразу:

    • We are writing to enquire about — (Настоящим просим сообщить о… Нас интересует информация о…).

    Пишем деловое письмо на английском

    Несмотря на то, что написанные от руки послания почти полностью вытеснены электронными, печатными вариантами, правила в их оформлении и корректном изложении не изменились.

    Деловое письмо, особенно на английском языке, составляется по строгим принципам, которые нарушать не стоит.

    Ведь от делового письма зависит очень многое: правильная реакция на жалобу, справедливое удовлетворение иска, заключение договора, еще масса важных жизненных моментов.

    Деловое письмо на английском можно назвать «лицом» отправителя, по которому получатель встретит автора. Каким будет это «лицо»: аккуратным, понятным, вежливым, или же грубым и хаотичным – зависит исход дела.

    Основные виды деловых писем, их цели

    Оформление делового послания зависит еще и от вида письма, хоть правила для всей бизнес переписки практически одинаковы. Какие деловые письма наиболее часто пишутся?

    Enquiry letter

    Его пишут, если интересуются деталями информации о товарах, услугах.

    Complaint letter

    В таком письме – жалоба на полученные товары/услуги, описание конкретных претензий и список требований об их удовлетворении.

    Reply letter

    Или по-другому называемое reply quotation. Текст такого послания отправляется в ответ на enquiry letter и содержит ту информацию, о которой был сделан запрос.

    Application letter

    Или statement letter. Представляет из себя заявление при желании устроиться на работу, поступить в учебное заведение, стать членом команды работающих над одной целью.

    Статья в тему: «Собеседование на английском языке«.

    Acceptance letter

    Данный вид делового письма – ответ на заявление с положительным ответом. В нем уведомляется, что соискатель принят на работу, учебу.

    Refusal letter

    Прямо противоположное предыдущему, то есть отказ отправителю заявления.

    Thank you letter

    Этот текст содержит благодарность за оказанные услуги, качественный товар, помощь в решении разных вопросов бизнеса.

    Commercial letter

    Или commercial offer. В нем обращаются в официальной форме к потенциальному партнеру по желаемому деловому сотрудничеству. В письме раскрываются преимущества этого сотрудничества, предлагаются конкретные его условия.

    Сюда же можно отнести письмо в продолжение телефонного разговора.

    Congratulation letter

    Содержание понятно из названия: в таком письме официально поздравляют с важной датой, с успешным завершением совместного дела.

    Основные принципы оформления

    При оформлении делового письма, кроме четких правил, есть еще масса нюансов, которые надо обязательно учитывать. Графическое оформление и стиль письма, при несоблюдении этих тонкостей, могут оказать отрицательное влияние на исход общения и на дальнейшее деловое сотрудничество.

    1. Последнее время отменено правило «красной строки», то есть новый абзац теперь принято писать без отступа слева. Это касается как изложенных от руки текстов, так и напечатанных.

    2. Письмо не должно выглядеть как сплошная «простыня». Сплошной текст, особенно если это касается деловой переписки, труден к визуальному восприятию и банально раздражает.

    3. В деловых письмах недопустимы сокращения, принятые в речи или неофициальной переписке. Однако, для придания письму доброжелательного оттенка, можно удалить некоторые члены предложения, если их отсутствие не отразится на понимании смысла.

    Например:

    I’m looking forward (далее идет информация о том, чего конкретно с нетерпением ждут) – такое сокращение делать нельзя, следует писать полную форму – I am.

    Looking forward to your answer (С нетерпением жду вашего ответа) – отсутствие подлежащего (без утери смысла) разрешено.

    4. Если тон письма с самого начала взят строго официальный, нельзя потом переходить на более свободный. И наоборот: когда в «шапке» (вступлении) текста был выбран немного раскованный стиль, не нужно потом ошарашивать получателя резким переходом на очень строгий тон.

    5. Текст разбивается на абзацы по принципу «новая мысль – новый абзац», между ними обязательны строки-пробелы.

    Если объем письма большой и все не помещается на одной странице, категорически нельзя пытаться изложить все на одном листе и пробелы убирать.

    Текст с правильно соблюденными абзацами на двух (или более) страницах – правильный вариант; письмо без пробелов, но на одной странице – недопустимый.

    6. Если в дружеском послании спокойно можно изложить несколько вопросов, поднять разные темы, то в официальном письме это делать нельзя. При наличии нескольких проблем следует выделить по важности главное, и именно этому посвятить один текст. Даже всего две темы не стоит объединять в одно письмо – лучше написать два отдельных.

    7. Деловое письмо должно быть максимально кратким. Не нужно «растекаться мыслью по древу», в красках расписывая претензии или рассказывая о впечатлениях – только факты и по делу.

    8. Даже если содержание текста негативное, тон его остается вежливым. Употребление сленга, эмоционально окрашенных идиом также недопустимо. Не рекомендуется употреблять в официальном письме фразовые глаголы: к примеру, вместо go on лучше написать continue.

    Кроме всего выше перечисленного, крайне важна графическая структура письма, тут правила едины и обязательны к соблюдению.

    Правильная структура

    1. Обращение

    Первой строкой идет обращение, начинающееся на Dear. Это вовсе не «дорогой», как гласит прямой перевод: слово означает «уважаемый».

    При указании должности получателя все слова пишутся с большой буквы.

    Dear Shift Manager – Уважаемый менеджер смены.

    Когда текст составляется без конкретной информации о должности или имени, фамилии адресата, следует писать:

    Dear Sir – послание будет отправлено лицу мужского рода;

    Dear Sirs – обращение, если письмо предназначено группе мужчин.

    Dear Madam – если получатель дама. Или же Dear Madams, когда предвидится официальное общение с чисто женским коллективом.

    Dear Mr. Wakeson (Dear Ms Wakeson) – известна фамилия получателя (или получательницы). Когда автор письма знает о замужнем статусе дамы, можно написать перед фамилией Mrs.

    Письмо предназначено незамужней особе – допустимо Miss.

    Однако в современной деловой переписке появилось негласное правило: считается невежливым акцентировать семейное положение женщины, в бизнес письме обращение к ней лучше начать с Ms.

    Dear Dimitri – начало письма с имени разрешено, если собеседник давний деловой партнер, хорошо знакомый автору.

    2. Предисловие

    Второй абзац – предисловие, содержащее строго одно предложение. Тон его – доброжелательный, даже если смысл письма будет негативным.

    We appreciate your patience, but we had serious reasons to delay the answer. – Мы ценим ваше терпение, на задержку ответа были серьезные причины.

    Thank you for sending us your application letter, your resume is written very professionally. – Благодарим вас за то, что прислали нам заявку, ваше резюме написано очень профессионально.

    3. Главная часть. Основная мысль

    Третья часть делового письма, которая может содержать несколько абзацев – главная, в ней излагается основная мысль. С одной стороны, нужно максимально точно и подробно изложить суть, с другой – избегать громоздких фраз, ненужных деталей. Лучше вместо побудительных предложений употреблять фразы с модальными глаголами would/could/should.

    Например:

    Please send me the details of order №… (Пожалуйста пришлите мне детали постановления №…) – не рекомендуется.

    Would you be so kind to send me… (Не будете ли вы так добры прислать мне…) – гораздо лучший вариант.

    При негативной информации письма обязательны выражения, сглаживающие отрицательный тон. Никто не знает, как будут развиваться отношения с получателем дальше: сегодня контракт разрывается, или сотрудника увольняют, а через какое-то время ситуация может измениться. Потому обязательны выражения типа:

    We are very sorry – Наши огромные извинения;

    Unfortunately – К сожалению;

    We apologize for… — Приносим огромные извинения за…

    4. Заключение

    Предпоследняя часть делового письма – краткое заключение. Оно, как и вступление, состоит из одного предложения, максимум двух в редких случаях. Этот абзац содержит общую мысль письма и мотивирует на дальнейшее общение.

    I hope that our cooperation will be very effective. – Надеюсь, что наше сотрудничество будет очень эффективным.

    Looking forward for your answer to my complaint. – С нетерпением жду вашего ответа на мою жалобу.

    5. Фразы вежливости и подпись

    Заканчивается деловое письмо двумя частями, в первой идет фраза вежливости, например:

    Best regards – С наилучшими пожеланиями;

    Thanks a lot for the cooperation – Огромная благодарность за сотрудничество;

    With respect and best regards – С уважением и наилучшими пожеланиями.

    Далее с новой строчки – подпись отправителя. Если она содержит имя, фамилию и должность, тогда подпись разбивается на две строки.

    Если вы не знаете как пишется ваше имя на английском языке, советуем почитать про транслитерацию имен.

    Важно: после фразы вежливости ставится запятая, после имени и фамилии с переходом к должности – нет. Сначала пишутся имя и фамилия, потом должность, никогда наоборот.

    Например:

    Kind regards,

    Peter Makhon

    Pit Boss.

    С наилучшими пожеланиями,

    Питер Махон

    Менеджер смены.

    Пример письма-жалобы

    Ниже приведен пример делового письма-жалобы:

    Dear Sirs,

    I am writing in order to inform you that today in the morning I received my package, and I have a complaintfor your shop.

Ссылка на основную публикацию