Учимся жаловаться правильно: letter of complaint

Письмо жалоба на английском языке, правила, советы, примеры

Составить формальное письмо — не такая уж и легкая задача, которая становится еще сложнее, если это письмо жалоба на английском языке. Если вам необходимо написать письмо жалобу, то эта статья непременно выручит вас. Существует множество правил и шаблонных фраз, способных упростить поставленную задачу. Рассмотрим их в статье ниже.

Когда мы пишем письмо жалобу?

Потребность в написании письма-жалобы появляется в случае недовольства ситуацией, обслуживанием или продукцией.

Представьте, что вы недовольны обслуживанием специалиста в туристической фирме или банке. Или, возможно, вы не удовлетворены товарами и хотите написать несколько рекламаций.

Или визуализируйте другую ситуацию: вы работник крупной корпорации и столкнулись с отсутствием субординации, невыполнением обязанностей, грубостью своего коллеги.

Обратите внимание

Ситуацию невозможно решить внутри отдела, остается одно решение – написать письмо жалобу.

Чтобы оперативно и быстро решить данную проблему, письмо жалобу можно направить напрямую руководителю организации, и вуаля – ваша проблема уже на пути к решению.

Чего требуется избегать при написании письма жалобы?

В отличие от других формальных писем, письмо-жалоба – самое эмоциональное. Оно пестрит красками недовольства и возмущений. Чтобы не показаться невоспитанным человеком, важно проявлять своё недовольство в нейтральном тоне. Письмо жалоба – это официальное письмо, в котором неприемлемы оскорбления и непристойные ругательства.

Нейтральное повествование и информативное содержание вашего письма позволит адресату решить вашу проблему компетентно и не проявляя негативных эмоций к вам в ответ.

Письмо жалоба на английском: поэтапное руководство

  1. В самом начале письма уделите внимание следующим аспектам:

Сверху справа укажите свой адрес:

Lenin street, 23/34, Moscow, Russia, 12 July 2017

Слева укажите адрес получателя письма:

Dostyk Street, 7, Almaty, Republic of Kazakhstan

Поприветствуйте получателя в деловой форме:

  • Dear Mr. Pirozhkov — Уважаемый мистер Пирожков.
  • Dear Mrs. Adams,– Уважаемая миссис Адамс.
  • Dear Ms Kuznetsova, – Уважаемая мисс Кузнецова.
  • Dear Sir/ Madam,– Уважаемый (-ая) сэр/мадам.

В первом абзаце важно указать причину жалобы. Место, время, детальную историю произошедшего. Любую из нижеуказанных фраз можно использовать как образец для письма.

Нейтральный тон:

  • I am writing in connection with – Я пишу вам в связи с…
  • I am writing to draw your attention – Я пишу с целью привлечь ваше внимание к…
  • I am writing you to complain about – Я пишу для того, чтобы выразить недовольство…
  • I am writing on the subject of – Я пишу по причине…

Настойчивый тон:

  • I wish to express my displeasure – Я бы хотел выразить своё недовольство…
  • I want to express my disgust at – Я хочу выразить сильное возмущение…
  • I wish to bring your attention to a problem which arose due to – Мне бы хотелось привлечь ваше внимание к проблеме, которая возникла из-за…
  1. Основная часть. Детализация

В данной части письма перед вами встает задача детализировать свою жалобу. Опишите своё мнение о произошедшем.

Например, вы обратились в отель с целью забронировать номер, а по факту приезда оказалось, что специалист не поставил бронь, а свободных номеров не осталось.

Либо вы со своим другом отправились в ресторан, где вам принесли несвежую еду. Укажите информацию о том, что именно вас не устроило, в каком тоне с вами разговаривали, и все имеющиеся нюансы.

Какова цель вашего письма? Чего бы вы хотели добиться, и какое решение проблемы удовлетворило бы вас?

Напишите об этом в заключении. Укажите, какие меры необходимо принять в отношении безответственного, грубого, перешедшего границы коллеги. Попросите заменить товар, вернуть деньги, предоставить бонусную услугу. Если вам важно получить только извинения – обязательно напишите об этом.

Пример фраз в нейтральном тоне:

  • I assume we can sort this matter out amicably. – Я предполагаю, что мы можем разрешить эту ситуацию мирным путем.
  • I hope you will deal with this matter as quickly as possible. – Я надеюсь, что вы решите эту ситуацию как можно скорее.
  • I trust the matter will be resolved. – Я надеюсь, этот вопрос будет разрешен.

Пример фраз в настойчивом тоне:

  • Idemand. – Я требую.
  • …otherwise I will be forced to take the matter further – …иначе я буду вынуждена принять дальнейшие меры.
  • …or I shall be forced to take legal actions… – …или я буду вынуждена обратиться в суд.

Попрощайтесь с получателем, используя одну из базовых фраз, например:

Sincerely, (name) – С уважением (Ваше имя).
Yours faithfully, (name) — С уважением (Ваше имя).

Примеры написания писем жалоб на английском языке

Давайте разберем несколько возможных ситуаций:

1. Работа. Проблемы с сотрудником/коллегой

Писать жалобу на сотрудника из своего коллектива – это, несомненно, стресс. Письмо жалоба на коллегу – это последнее, к чему вы можете прибегнуть. Но если такая необходимость вас всё же настигла, успокойтесь и следуйте нашим советам.

Старайтесь использовать тактичные фразы, писать исключительно по существу, старайтесь сдерживать эмоции и проявите свой профессионализм. Многие компании имеют шаблон для подобных писем, но в случае если таковой отсутствует, предлагаем воспользоваться шаблоном ниже:

Aaron Black Head of Sales Department, Sales Department ABC Technologies, Steinway street,

45821, Queens, New York, USA.

To, Jason Cole General Manager ABC Technologies, Steinway street,

45821, Queens, New York, USA.

Dear Mr. Cole,

Важно

With lots of reluctance and a heavy heart, I am writing this letter to you as a final resort. This letter is regarding a formal complaint against one of our employees named Jacob Steven. Mr.

Steven works in the sales department under my supervision, and has been an employee of the company for the past two years. The complaint against him is that he is lagging far behind in his work regarding sales targets, and it is neither within an acceptable range.

For the past six months, he has failed to meet targets and has shown no improvement.

Источник: https://speakenglishwell.ru/pismo-zhaloba-na-anglijskom-yazyke-pravila-napisaniya-formalnyh-pisem/

Есть проблемы? Пишем жалобу!

Предположим, что вы остановились в отеле, в котором обслуживание постояльцев (guests) оставляло желать лучшего.

Или же вы прочитали статью, в которой были приведены факты, искажающие реальность (distorted facts).

Что в этом случае следует делать? Писать жалобу (a letter of complaint).

Письмо-жалоба – обычно пишется для того, чтобы разобраться с проблемной ситуации, когда другие способы (например, разговор по телефону, личная встреча с представителями организации) оказались неэффективными. Письмо-жалоба также преследует одну цель – разрешить ситуацию в пользу лица, имеющего претензии.

Письмо-жалоба, написанное в соответствии с правилами композиции и вербального оформления может оказаться очень действенным и результативным, что и объясняет популярность данного жанра.

Эксперты рекомендуют следовать следующим правилам:

  • Направляйте жалобу руководителю или топ-менеджеру организации.

В этом случае у вас есть гарантия того, что вашей жалобой займутся на самом высоком уровне, ее не оставят без внимания. Как узнать нужную вам информацию (имя и занимаемая должность адресата)? Нужно зайти на сайт организации или позвонить по телефону и узнать имя и должность лица, которое будет рассматривать ваши претензии.

Например, в образце, приведенном ниже, письмо адресовано президенту компании Cheever Foods Anna Cheever.

Если же вам не удалось найти имя должностного лица, следует прибегнуть к следующей форме обращения: Dear Sir/Madam.

  • Не отправляйте электронные письма-жалобы.

Если жалоба касается серьезной проблемы, ее нужно отправлять обычной почтой (snail mail).  Дело в том, что электронные письма обычно попадают на рабочий стол персонала компании, занимающего невысокие должности, поэтому вам не следует питать надежду на то, что вашей жалобой будут заниматься серьезно.

  • Письмо не должно быть длинным.
Читайте также:  Стэнфордский «сюрприз»: что нужно знать о toefl exam

Предпочтительно уложиться в одну страницу формата А4.

Поэтому текст следует сначала написать на черновике, чтобы выдержать стиль (официальный) и избежать эмоционально окрашенных фраз, которые затрудняют понимание сути претензии. Важно, чтобы текст был лаконичным.

Написание заголовка поможет получателю сразу же обратить внимание на проблему и определить очередность ее решения. Например,

RE: COMPLAINT ABOUT FAULTY TELEVISION CABINET PURCHASED AT TV WORLD ON 11 DECEMBER 2015

Нужно признать, что далеко не все отправители почтовых сообщений следуют этому правилу. А зря.

Также следует указать личный номер клиента (если вы внесены в базу данных компании) или иную информацию, которая позволит сотрудникам организации быстро найти вас в онлайн картотеке.

  • Четко и ясно объясните ситуацию.

Убедитесь, что вы привели все важные детали, подтверждающие ваши претензии. Это могут быть названия продуктов или услуг, имена и/ или должности сотрудников, ответственных за предоставление услуг или товаров. Также важно указать даты, место, связанные с возникшей ситуацией. Например,

Тон письма должен быть вежливым. Вы пишите письмо сотруднику, занимающему ответственную или руководящую должность. Скорее всего, он сожалеет о произошедшем.  Вы должны на уровне лексики и стиля показать, что вы являетесь пострадавшим, но также понимаете, что возникшее недоразумение не было преднамеренным.

В некоторых случаях приходится отправлять копию письма в несколько инстанций, причастных к вашей проблеме. Например, если вы предъявляете претензии конкретному отелю, то копию письма жалобы можно отправить в головной офис, курирующий всю сеть.

Совет

В письме жалобе обязательно должны быть перечислены ваши    требования. Хотите ли вы денежную компенсацию или замену продукта, публичные или личные извинения. Вы также можете известить компанию о последующих мерах, если претензия не будет устранена в указанный вами срок (не более двух недель).  Например,

Источник: https://lingua-airlines.ru/articles/est-problemu-pishem-galoby/

Письмо-жалоба на английском языке (letter of complaint)

Не секрет, что деловая переписка строится не только на просьбах и предложениях, но и на жалобах, которые одна сторона может предъявлять другой. Так, письмо-жалоба на английском языке или, как его еще называют, письмо рекламация является предъявлением претензией, обоснованность которых определяется исходя из сути требований.

Так, letter of complaint может иметь несколько видов исходя из типа предъявляемых претензией. Кроме того, существует еще и письмо требование, которое подразумевает не просто жалобу, а возмещение некоторого ущерба, возврат средств и пр.

Поэтому необходимо определить, что собой представляет рекламация и требование, привести пример по-английски для обоих видов корреспонденции, а также перечислить возможные типы таких документов.

Характеристики письма-жалобы

Основная суть, которую несет рекламационный документ – предъявить претензии второй стороне, выразить недовольство, частично призвать к ответственности. Так, жаловаться принято по одной из следующих причин:

  • Если приобретенный товар не соответствует заявленному производителем или поставщиком качеству;
  • Если определенный товар не совпадает по количеству, заранее заявленному при покупке;
  • Если цена на товар была изменена без предварительного согласования с покупателем.

Важно помнить, что, несмотря на претензионное настроение автора письма, текст должен быть выдержан в определенном стиле, он не должен содержать грубые реплики или выражения, иначе документ нельзя будет отнести к business переписке, и такое письмо будет рассматриваться как явное нарушение деловой этики.

Образец письма, как правило, включает в себя ряд оформительских норм. Так, классический вариант letter of complaint подразумевает наличие следующих пунктов в тексте:

  • Наименование стороны (организации), отправляющей жалобу;
  • Основание претензии: номер, указанный в конкретном заявлении, накладной, договоре и пр.
  • Наименование и количество товара;
  • Доказательства (при наличии) полученного ущерба;
  • Конкретные требования по возмещению всех убытков.

Написать письмо-жалобу несложно, особенно если использовать типичные фразы и конструкции, часто применяемые в такой корреспонденции. Ниже представлены такие выражения с переводом:

I am writing to you to complain about the service… – Я пишу вам с жалобой по поводу услуги…
I regret to inform you that… – Мне жаль сообщать вам, что…
You can imagine our disappointment when… – Вы можете представить наше разочарование, когда…
You can imagine our feelings when… – Вы представляете наши чувства, когда…
I feel we deserve… – Мне кажется, мы вправе рассчитывать…

Как видно, при переводе таких фраз на английский смысл не искажается и суть жалобы вполне прослеживается.
Ниже представлен один из вариантов того, как можно писать рекламацию:

Ответ на рекламацию

Помимо самой рекламации, правила деловой корреспонденции также подразумевают обязательный ответ на полученную жалобу. Так, при написании такого документа, как ответ на жалобу образец письма может быть следующим:

Характеристики письма-требования

Письмо-требование во многом напоминает жалобу.

Однако отправитель такого документа, как правило, является официальным лицом, которое намерено взыскать со второй стороны определенную компенсацию, товар или другую услугу, ссылаясь на законные основания. Так, например, банки довольно часто пользуются такой перепиской, требую от своих клиентов оплатить долг и присылая текс на официальном бланке.

Это также может быть требование о предоставлении документов, одна сторона пишет другой, к примеру, с целью получить подтверждение личности.

Как правило, letter of claim является типичным письмом для требования выплат со стороны должников.

Вся информация об уплате, сумме долга и возможных сроках обычно указывается в тексте для того, чтобы получатель имел полную информацию о вопросе и возможных последствиях.

Ниже представлено письмо требование об оплате задолженности образец которого может быть использован как шаблон для составления документа подобного типа. Фразы, употребляемые в нем, часто являются типичными для такой корреспонденции и вполне могут быть использованы в качестве клише:

Таким образом, все вышеупомянутые правила составления жалоб и претензий должны учитываться, так как даже такие письма с явным негативным подтекстом должны оформляться в соответствии с основами деловой этики для того, чтобы отправителя не обвинили в излишней грубости и невежестве. Кроме того, правильно составленные рекламации или требования существенно повышают шансы на то, что претензии, заявленные в документах, будут удовлетворены, и сторона-отправитель останется удовлетворенной.

Источник: https://mcenglish.ru/business-english/pismo-zhaloba-na-anglijskom-yazyke

План-конспект по английскому языку по теме: Letters of Complaint

Слайд 1

Letters of Complaint

Слайд 2

Letters of Complaint A formal letter of complaint is written to complain about a problem which has arisen: e.g. faulty merchandise, rude staff, inaccurate information, etc. It should explain the reasons for the complaint, and usually includes a suggestion / request / demand concerning what should be done: e.g. refund, compensation, etc.

Слайд 3

Language of complaint Mild or strong language can be used depending on the writer’s feelings and the seriousness of the complaint, but abusive language must never be used.

Слайд 4

Mild complaint I am writing to complaint about a factual error in yesterday’s newspaper. I hope that you will give this matter your prompt attention.

Слайд 5

Обратите внимание

Strong Complaint I am writing to express my strong disapproval concerning the offensive behavior of an employee at your company’s Winchester Road branch. I demand a full, written apology or I will be forced to take legal action.

Слайд 6

The Structure of the Letter The nature of the complaint should be clearly stated in the first paragraph. Each aspect of the topic should be presented in a separate paragraph containing a clear topic sentence. Each complaint should be supported by clear justification.

Слайд 7

The Structure of the Letter

Слайд 8

Useful Language mild complaint To begin letters 1) I am writing to complain about … 2) I am writing to draw your attention to (the problem of) … 3) I am writing to express my disappointment with … 4) I am writing to express my dissatisfaction with …

Слайд 9

Useful Language mild complaint To end letters 1 ) I hope this matter will be resolved as soon as possible. 2) I hope this matter will receive your immediate attention. 3) I trust this matter will not be treated lightly. 4) I am entitled to compensation / a refund.

Читайте также:  Ielts или toefl: разница, что лучше сдавать, сравнение экзаменов по английскому языку

Слайд 10

Useful Language strong complaint To begin letters 1) I am writing to express my annoyance with … 2) I am writing to express my extreme dissatisfaction with … 3) I am writing to express anger at … 4) I feel I must inform you how shocked I was…

Слайд 11

Useful Language strong complaint To end letters 1) I insist on … 2) I demand … 3) Unless this matter is resolved … 4) Unless satisfactory compensation is offered … 5 ) I will have no choice but … 6 ) I will be forced to take legal action.

Слайд 12

Linking Words Complaints and justifications can be linked together but nevertheless / however in spite of / despite the fact that although / even though

Слайд 13

Complaints and justifications can be linked together as follows: 1) I purchased the camcorder only a month ago but the rewind button does not function properly. 2) I purchased the camcorder only a month ago.

Важно

Nevertheless, / However, the rewind button does not function properly. 3) The rewind button does not function properly in spite of / despite the fact that I purchased the camcorder only a month ago.

4) Although / Even though I purchased the camcorder only a month ago, the rewind button does not function properly.

Источник: https://nsportal.ru/shkola/inostrannye-yazyki/angliiskiy-yazyk/library/2018/03/13/letters-of-complaint

Письмо поставщику о бракованном товаре английском языку

Письмо-жалоба

Обычно в небольших компаниях эти вопросы решает владелец компании. В организациях среднего уровня – его заместитель или высший руководящий состав. В крупных компаниях обычно существует отдел по работе с клиентами, который занимается решением таких вопросов.

Из каких основных частей состоит письмо?

1. Вступление Name of Contact Person Полное имя адресата ( если известно) Title, if available Company Name Название компании Consumer Complaint Division Отдел по работе с клиентами Street Address City, State, Zip Code Адрес компании Dear (Contact Person): Обращение 2. Введение, содержащее информацию приобретенном товаре либо услуге.

On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction).

Письмо-жалоба на английском языке – образцы с переводом

Выбирайте сроки разумно. Давайте рассмотрим примеры таких писем с переводом. Совет: не забывайте о полагающейся в начале письма форме обращения, подпишите письмо, укажите свой полный адрес, чтобы вам могли прислать ответ.

Не забудьте об адресе, даже если вы отсылаете письмо через электронную почту (возможно, вам ответят через обычную).

Denis Williams.» Давайте изучим перевод данной жалобы.

«Уважаемый Мистер Берксон, 6 июля я купил холодильник в Вашем магазине, располагающемся на Парк Авеню 30.

Письмо заказ на английском (Order letter)

От того, как именно будет сформулирован текст, зависит то, насколько правильно получатель поймет отправителя. Для того чтобы сделать заказ, необходимо указать все необходимые для этого сведения: имя и название организации, адрес, точный объем заказываемого товара, способ транспортировки, страховочные условия, способы оплаты и пр.

Как правило, вторая сторона, получив соответствующий заказ, вместе с товаром отправляет бланк с описанием всех отправленных единиц для того, чтобы заказчик проверил все наименования.

Деловое письмо на английском языке

Вариантов написания даты несколько:

  1. 28 July, 2017;
  2. July 28th, 2017;
  3. July 28, 2017;
  4. 28th July, 2017.

Адрес получателя пишется после даты следующим образом:

  1. название компании;
  2. город, почтовый индекс;
  3. номер дома, улица;
  4. полное имя получателя;

Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение:

  1. Ms.

    (мисс, для незамужней женщины),

  2. Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).
  3. Dr.

    (доктор),

  4. Mr. (мистер, господин),

Mrs Jennifer Grey editor publishing company “GoodBook” 25 Downing St London SW1A 2AB United Kingdom Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

  1. Обращение к адресату начинается начинается со слова «…»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer Grey.

Как написать письмо-запрос на английском языке?

Обратите внимание на написание слова запрос, в словарях оно дается по-разному: и как (в американских источниках), и как . Английское значение Русский перевод Запрос, требование enquiry for delivery Запрос о поставке We ask you to inform us whether you are able to supply us with .

Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы поставить нам .

Please inform us of your possibility to provide us with . Просим сообщить нам о возможности поставки .

Please send us an offer quoting your best prices and possible discounts Просим выслать нам предложение, назначив наиболее выгодные условия (цены) и возможные скидки We shall be very grateful if you could send us your quotation as soon as possible. Мы были бы очень признательны, если бы Вы направили нам Ваше предложение как можно скорее We are in the market for .

Complaint letter — примеры писем-жалоб на английском языке

The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum.

But when I unpacked it I found several scratches on the front panel.

Упаковка была без видимых повреждений, поэтому я подписал все документы и заплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить телевизор на другой или вернуть свои деньги.

Шаблоны писем и стандарные фразы на английском языке используемые при покупках на eBay, Aliexpress и других интернет — магазинах

Старайтесь всегда начинать свое сообщение приветствием, а заканчивать прощанием и подписью.

В письме всегда должна быть конкретика, помните, что у людей к которым вы обращаетесь, как правило, вы не единственный клиент.

Поэтому всегда указывайте идентификатор товара(ов), которых касается письмо: это может быть номер лота на eBay, внутренний номер товара в интернет — магазине, в крайнем случае просто вставьте стандартный URL — ссылку на товар. В письме после слова товар — item, вы всегда можете вставить номер или ссылку в скобках.

Если ваши познания в английском оставляют желать лучшего — не стоит строить сложные конструкции.

В этом случае краткость — ваш конек.

Письмо-жалоба: правильное оформление и основные требования

В зависимости от масштабности компании, подобными вопросами занимаются либо сам владелец (мелкие компании, частный бизнес), либо его заместитель (средние компании), либо же для таких целей существуют целые отделы (крупные компании).

Вводная часть В ней указывается вся информация, связанная с приобретением товара или услуги.

On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction).

Как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке

Чаще всего оно окрашено негативными эмоциями: недовольством, раздражением, злостью.

Тем не менее не следует во всех красках и ярких эпитетах описывать свое недовольство и уж точно не следует опускаться до грубостей и оскорблений. Letter of complaint относится к формальному виду писем, поэтому и тон должен сохраняться официальный. Согласитесь, вряд ли найдется человек, который захочет читать письмо, полное личных оскорблений, и после этого решать возникшую проблему.

В случае же серьезных претензий следует придерживаться настойчивого, иногда даже требовательного тона. Давайте посмотрим, какие фразы мы будем использовать в таких письмах.

Читайте также:  Тосты на рождество на английском

Источник: http://domprava76.ru/pismo-postavschiku-o-brakovannom-tovare-anglijskom-jazyku-81741/

Письмо-жалоба: правильное оформление и основные требования

Вероятность приобрести некачественный товар существует везде и всегда.

Для того, чтобы обратить внимание на дефекты, оповестить о некачественно предоставленных услугах и высказать все свои претензии, касательно того или иного продукта/товара/услуги, необходимо написать Complaint Letter.

Такое письмо вполне может иметь статус официального документа, призванного обратить внимание на необходимость устранения неполадок и дефектов и провести проверку.  

Правила составления такого письма регламентируются нормами делового английского языка.

 

Содержание письма

  Если у вас возникла необходимость написания такого письма, то в нем нужно указать следующее: полное и точное наименование товара или услуг, дату и место приобретения. Опишите как можно конкретнее ваши претензии и укажите желаемые сроки решения вопроса. Письмо не должно быть перегружено лишними деталями и ненужной информацией.

Кому писать?

 
Приобретая тот или иной товар либо услугу, вы всегда получаете контактные данные лица, уполномоченного решать все возникающие вопросы и претензии. В зависимости от масштабности компании, подобными вопросами занимаются либо сам владелец (мелкие компании, частный бизнес), либо его заместитель (средние компании), либо же для таких целей существуют целые отделы (крупные компании).

План составления письма-жалобы

1. Вступительная часть  

Здесь вы указываете в точной последовательности следующие данные: полное имя адресата (если есть такая информация), название компании, название отдела (если в этом есть необходимость), адрес компании. Завершается вступительная часть обращением.

Name of Contact Person   Title, if available Company Name   Consumer Complaint Division   Street Address City, State, Zip Code  

Dear (Contact Person)

2. Вводная часть  

В ней указывается вся информация, связанная с приобретением товара или услуги.

On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction).   I am writing to draw your attention to a problem in your customer service section.

Совет

  I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff.   I am writing to express my strong dissatisfaction with the goods I received this morning.

  I am writing to complain about the quality of the product I purchased on-line from your website.  

I am writing in connection with the negative attitude of a member of your staff.

3. Проблематика  

В этой части письма необходимо лаконично и четко описать суть возникшей проблемы и ваши пожелания, относительно сроков и условий ее решения.

Unfortunately, your product (or service) has not performed well (or the service was inadequate) because (state the problem).

I am disappointed because (explain the problem: for example, the product does not work properly, the service was not performed correctly, I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented, etc.).

  The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently.   To resolve the problem, I would appreciate it if you could (state the specific action you want-money back, charge card credit, repair, exchange, etc.).

Enclosed are copies of my records (include copies of receipts, guarantees, warranties, cancelled checks, contracts, model and serial numbers, and any other documents).

  I look forward to your reply and the resolution of my problem, and will wait until (set a time limit) before seeking help from a consumer protection agency or the Better Business Bureau. Please contact me at the above address or by phone at (home and/or office numbers with area code).   Please deal with this matter urgently. I expect a reply from you by tomorrow morning at the latest.   I insist on a full refund otherwise I will be forced to take the matter further.   Unless I receive the goods by the end of this week, I will have no choice but to cancel my order.  

Обратите внимание

I hope that you will deal with this matter promptly as it is causing me considerable inconvenience.

4. Заключительная часть   Состоит, как правило, из одного предложения с вежливым прощанием.   Yours sincerely/Yours faithfully  

Your name

Источник: https://www.businesscareer.ua/business-english  

Вернуться к списку статей

Источник: https://www.businesscareer.ua/pismo-zhaloba-na-angliiskom-yazyke

Letters of complaint

Writing a formal letter of complaint remains an effective way to alert a company to a problem. This page includes guidelines for structuring your complaint, suggestions for style, and example letters.

Preparing to write

Before you begin your draft, gather all the information you will need to include in your complaint.

This information may include the time, date, and location that you purchased faulty goods or services, reference or invoice numbers, and records of previous communication with the company.

To support your complaint, you may need to enclose copies of documents such as receipts with your letter.

How to structure your letter of complaint

Your letter of complaint should follow the standard composition format for a formal letter. See how to lay out a letter.

Below the recipient’s address, include a subject line to indicate the product or service that you are addressing in your complaint. In the first body paragraph, open with a sentence that immediately draws the reader's attention to the matter, e.g.:

I am writing to complain about the faulty installation of my air conditioner.

 I wish to express my dissatisfaction with my stay at your hotel.

Follow the opening sentence with a summary of the events that prompted your complaint. Be sure to include exact dates and times, and give all the relevant information in a clear and logical sequence.

In the next paragraphs, you should outline what steps you have taken thus far to resolve the matter and describe the consequences of the faulty product or service.

Adding specific details, such as additional costs you have incurred to replace a faulty product, will strengthen your complaint.

If you have had previous communication with the company, be sure to note it in your letter; include reference numbers where applicable.

In the final body paragraph of your letter, you should state your expectations of how the company should resolve the matter, including specific actions and deadlines, e.g.:

I would appreciate it if you could replace the missing part by next week.

Please let me know as soon as possible what action you propose to take.

I look forward to hearing from you within the next ten days.

Suggestion: Take a calm and focused approach

Keep your complaint focused on the exact incident that prompted your letter. Do not veer into generalized criticism of the company, and avoid personal attacks and abusive language.

Even though you may be quite frustrated and angry, maintain a calm, gracious tone in your complaint.

Expressing optimism that the matter will be resolved will produce a more persuasive letter than berating the reader for the company's mistakes.

Examples

See a letter of complaint about a faulty product (pdf).

See a letter of complaint about unsatisfactory workmanship (pdf).

See a letter of complaint about a disappointing holiday (pdf).

Back to Letters and invitations.

You may also be interested in:

Insurance claims

How to lay out a letter

See more from Letters and invitations

Источник: https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/letters-of-complaint

Ссылка на основную публикацию