Как не соглашаться продуктивно?

Как не соглашаться и не быть негодяем. Искусство спарринга

Отработка навыков здорового несогласия на совещаниях – ключ к появлению наилучших идей. Но сначала, придется установить правильную структуру, роли и ограничения.

Эрика Даван

Представьте себе обычное совещание в вашей компании. Кажется, что говорят только определенные люди? Вы часто чувствуете, что ваши отличные идеи остаются незамеченными? Нет, это не паранойя.

Исследования показали, что совещания «в свободной форме» – далеко не самый эффективный способ создания новых идей. Предложения, внесенные в начале встречи, скорее всего, будут иметь больше влияния. Более того, негативные стороны идеи часто меняют суждение о ней, чем потенциальные положительные аспекты. И да, на большинстве совещаний всегда есть люди, которые говорят больше всех.

Если мы хотим стимулировать сотрудничество и создать чувствительную и гибкую среду, нужно переосмыслить наш подход к совещаниям.

Более того, нам нужна среда, в которой смогут высказываться не только традиционные «звезды», но где их идеи могут обсуждаться и ставиться под сомнение (в дружеской форме).

Именно поэтому нам необходим «спарринг» – структурированный формат для организации анализа и создания новых идей.

Спарринг дает группам возможность обсуждать их работу, идеи или проекты в открытой среде и получать ценную обратную связь в не-угрожающем режиме.

По определению, создание настоящей «зоны спарринга» и расписания для команд, которые в ней встречаются, стимулирует дискуссию между людьми, работающими на разных уровнях (владельцы компаний, генеральные директора, фрилансеры и начинающие сотрудники). Поощряется несогласие, но так, чтобы избежать конфликта.

Основы спарринга

В зоне спарринга существуют три основных роли: Ведущий спарринга, Публика и Модератор спарринга.

Ведущий

Описывает идею или проблему, по поводу которой группа будет «спарринговать». Зачастую лучше назначить на эту роль кого-то, кто обычно не выступает, чтобы стимулировать демонстрацию разных позиций. Пусть это будет молодой или новый сотрудник.

Публика

В нее могут входить как эксперты так и новички, представляющие любой уровень компании, формирующие команду, которая будет задавать вопросы ведущему и предлагать новые возможности развития идеи.

Модератор

Это нейтральный человек, который начинает дискуссию и контролирует соблюдение правил участниками.

Порядок действий

Как бы выглядела такая встреча в реальности? В спарринге 4 этапа:

Прежде всего,  информирование

Это 90-секундное объяснение Ведущим идеи, проекта или проблемы, которая будет обсуждаться. Например, он/она может сказать: «Сегодня я хотел бы предложить идею о том, как оформить наш новый офис. Мне кажется, приоритет должен отдаваться сотрудничеству и работе в открытом пространстве. Пусть везде будут сиденья и диваны. Чем меньше стен, тем лучше».

Информационный блок может быть короче или длиннее, от «Я хочу установить в офисе бильярдный стол» до «Мне бы хотелось видеть больше сотрудничества в том что касается линии одежды». После объяснения Ведущего, Публика отвечает на эту идею и высказывает первые реакции – насколько привлекательно, интересно или содержательно то, что они услышали.

Затем Ведущий задает Публике вопросы о работе

Публика должна отвечать на вопросы правдиво и придерживаться того, что именно спрашивалось, а не привносить свои темы в обсуждение.

Например, чтобы расширить идею об «офисе сотрудничества», Ведущий может спросить: «Как бы вы себя чувствовали, если бы у нас не было офисных разделений, а только общие большие столы? Как вам кажется, наша продуктивность возрастет или упадет? Как нам расставить столы? По командам, ведущим проекты, или по подразделениям?». Публика отвечает на эти вопросы, делится идеями и взглядами. Модератор делает пометки, а также контролирует, чтобы только Ведущий задавал вопросы.

Затем Публика задает вопросы Ведущему

Меняемся ролями. Самое важное правило – формулировать вопросы в нейтральной форме, так чтобы не навязывать свое мнение. Например:

  • «С какими трудностями мы можем столкнуться в этом открытом пространстве?»
  • «Если обстановка будет слишком шумной, какова будет процедура контроля?»
  • «Где мы будем встречаться с клиентами?»

Ведущий отвечает на вопросы Публики. Модератор продолжает записывать важные моменты, отмечает прогресс и контролирует нейтральные формулировки вопросов Публикой.

Наконец, Публика высказывает свое мнение относительно проекта, предложенного Ведущим – после его/ее разрешения на это

Публика может сказать: «У меня есть мнение о Х, хочешь его услышать?» Власть разрешения кому-то высказать свое мнение, продвигает дискуссию вперед без негативных эмоций и позволяет Ведущему выслушать идеи, но не чувствовать себя обязанным спорить с ними, или соглашаться».

Например, «У меня есть мнение относительно твоей идеи, хочешь его услышать?… Мне, как интроверту, очень трудно работать в открытом офисе, когда вокруг так много людей. Я не представляю, как смог бы продуктивно что-то делать.

Возможно, мы могли бы оставить место для альтернативных небольших кабинетов, где люди могли бы работать при необходимости?»

Спарринг в вашей команде

То, почему спарринг – настолько эффективный инструмент – это его способность приоритизировать важность продуманных вопросов, а не личных мнений.

Четырехэтапный порядок также позволяет убедиться в том что участники группы постоянно сосредоточены на обсуждении работы или проблемы, а не просто выносят комментарии, основанные на своих убеждениях.

Мы отделяем человека от идеи, что повышает вероятность проведения честного продуктивного обсуждения.

Есть несколько компаний, использующих «зоны спарринга» совершенно потрясающим образом. Например, DreamWorks создала программу «Жизнь – это «речь в лифте».

Сотрудников поощряют использовать спарринг и обучают создавать кросс-функциональные команды, чтобы генерировать креативные идеи и презентовать их команде руководства.

Сотрудники на всех уровнях, от юристов до инженеров, могут выдвигать абсолютно любые предложения.

Благодаря этой программе, DreamWorks может пользоваться всеми преимуществами сильной корпоративной культуры и креативности работников. Компания также проводит семинары, близкие по структуре к спаррингу, чтобы команды могли дорабатывать свои идеи, а их начальники уже представляли результат высшему руководству.

Спарринг-сессия может проходит в различных формах:

  • 15-минутный спарринг: Если вы внезапно зашли в тупик, импровизированная спарринг-сессия может помочь вашим коллегам поделиться «мудростью».
  • 1-часовй спарринг: Раз в месяц или в квартал назначьте время для спарринга относительно самых важных тем. Проведите «столкновение» идей для спарринга различных команд для их объединения, или даже пригласите клиентов.
  • Спарринг на полдня: Проводя полудневные спарринг-сессии позволяет уникальной комбинации участников каждой группы создавать удивительнные проекты в стиле «Как мы раньше до этого не додумались» и помогает канализировать потенциал различий между участниками в генерирование преобразовательных решений.

Спарринг – это непросто. В таких сессиях есть место напряжению и спорам, что может поначалу пугать. Но разве не предпочтете вы возбуждение от зарождения действительно новой идеи еще одному скучному совещанию, убивающему творчество?

Если вы хотите прокачать свою карьеру, получить повышение или найти работу мечты, скачивайте этот чеклист «Как прокачать карьеру за 30 дней»

Удачи!

Поделиться с друзьями

«В первую очередь думайте о своём счастье»: как работать продуктивно и не перегореть

Чтобы работать сосредоточенно и продуктивно, нужны время и силы. Как бы вы ни старались, за 12 часов вы не сделаете работу, на которую обычно уходит 16. А если у вас нет энергии, вам не хватит и 24 часов. Как поддерживать баланс — рассказал писатель Эндрю Ферби.

1. Не беритесь за всё сразу

Как ни парадоксально, чтобы достичь большего, нужно работать меньше. Многие начинают реализовывать несколько проектов сразу, а в итоге не успевают ничего. Особенно это касается предпринимателей и фрилансеров. Они часто трудятся над несколькими задачами одновременно, чтобы заработать.

Это сгодится, когда нужно выплатить долг или быстро накопить на что-то. Но если делать это постоянно, ваша работа только пострадает. Стресс будет расти, а эффективность падать.

2. В первую очередь думайте о своём счастье, а не о продуктивности

Счастье и удовлетворённость жизнью — залог успеха и продуктивности, а не наоборот. Поэтому в первую очередь нужно сосредоточиться на своём счастье.

Начните со следующего:

  • Каждое утро записывайте пять вещей, за которые вы благодарны в профессиональной и личной жизни.
  • Медитируйте по 20 минут в день.
  • Смотрите комедии для хорошего настроения.
  • Проводите больше времени с теми, кто вам дорог, а с токсичными людьми не общайтесь.
  • Выбирайтесь на природу.

3. Занимайтесь спортом, хорошо питайтесь и высыпайтесь

Иногда нужно поработать сверхурочно или свести концы с концами. От этого никто не застрахован. В таких случаях образ жизни и питание обычно страдают в первую очередь. Но это большая ошибка.

Для продуктивности нужна энергия, а её организм получает от движения, пищи и сна. Не пренебрегайте ими. Хотя на здоровый образ жизни уходит больше времени, он того стоит. Вы будете бодрее, а работа будет даваться легче. Вот несколько простых советов:

  • Ешьте здоровую пищу. Сократите количество полуфабрикатов, сахара и соли в своём рационе.
  • Спите по восемь часов. Чтобы отдых был комфортнее, в комнате должно быть темно и прохладно.
  • Занимайтесь по 60 минут три раза в неделю. Совмещайте силовые упражнения и высокоинтенсивные кардиотренировки. Каждый день ходите пешком по полчаса и делайте небольшую разминку.
  • Пейте кофе только в первой половине дня и не больше трёх чашек. Через каждые две недели делайте перерыв, чтобы не возникло привыкание.

4. Правильно проводите перерывы

Если вы регулярно делаете перерывы, но тратите их на соцсети или видеоигры, пострадает и ваша продуктивность, и ваше здоровье. Чтобы действительно отдохнуть, лучше:

  • займитесь спортом;
  • помедитируйте;
  • почитайте;
  • пообщайтесь (но не в соцсетях);
  • погуляйте на улице;
  • займитесь своим хобби.

Делайте то, что помогает вам развиваться и оставаться активным. Не обязательно полностью расслабляться. Это тоже необходимо, но не в рабочий перерыв.

5. Не гонитесь за идеалом

Мы часто сравниваем свою работу не с прошлыми результатами, а с тем, какой хотим видеть её в идеале. Особенно когда у нас что-то не ладится. Например, срывается сделка или дедлайн. Но не забывайте, что продуктивность сильно зависит от того, сколько у вас энергии. Вы не будете энергичным, пытаясь соответствовать завышенным ожиданиям и ругая себя.

Прекратите терять время, сравнивая себя с тем, кем вы хотите быть. Лучше подумайте, чего вы уже добились. Оглянитесь назад и вспомните, чему вы научились. Это поможет испытать благодарность, а текущие проблемы покажутся не такими страшными. В итоге вы почувствуете прилив сил и справитесь с задачами эффективнее.

Читайте также

Как работать продуктивно и успевать жить: 6 ключевых правил

Вам приходилось чувствовать, будто бы вы ничего не сделали? А знаете, сколько дней в неделю вы на самом деле продуктивны?

Около трех. Люди работают в среднем 45 часов в неделю, и сами считают, что 17 из них непродуктивны.

Все мы можем добиваться намного большего — но никто из нас при этом не хочет становиться трудоголиком.

Было бы здорово переделать кучу дел и сохранить баланс между жизнью и работой. Но как это сделать? Я решил получить ответы на эти вопросы.

А кого еще лучше спросить, как не Тима Ферриса — автора международного бестселлера «Как работать по 4 часа в неделю»? Ниже представлены 6 советов Тима, их научное обоснование и рекомендации весьма продуктивных людей.

1. Управляйте своим настроением

Большинство систем производительности устроены так, будто мы — роботы: они забывают об огромной силе чувств.

Если вы спокойно начали свой день, то будет просто заняться нужными делами и сконцентрироваться. Но если вы просыпаетесь, а все вокруг уже кипит — телефон звонит, письма приходят, будильник трезвонит, — вы целый день проводите, реагируя на это.

Это означает, что вы не управляете своими приоритетами, вы лишь отвечаете на то, что швырнули в вас, независимо от того, важно оно или нет.

Вот что говорит Тим:

Я стараюсь, чтобы первые 80-90 минут моего дня были как можно более одинаковыми. Я думаю, что такая процедура необходима, чтобы чувствовать контроль над ситуацией — это снижает тревожность, а значит, делает вас продуктивнее.

Исследования показывают, что начало дня оказывает огромное влияние на продуктивность, а прокрастинируете вы больше, если находитесь в плохом настроении. Счастье же улучшает продуктивность и делает вас более успешными.

Читайте также:  В чем разница между see, look и watch?

Шон Ачор пишет в книге «Преимущество счастья»:

…позитивно настроенные врачи решают интеллектуальные и творческие задачи почти в три раза успешнее, а также ставят точные диагнозы на 19% быстрее, чем врачи в нейтральном состоянии.

Оптимистичные продавцы превосходят своих пессимистичных коллег на 56%.

Оказывается, наш мозг настроен на то, чтобы действовать наилучшим образом не тогда, когда у вас негативное или нейтральное настроение, а когда оно позитивное.

Поэтому немного меньше думайте об управлении работой и немного больше — об управлении настроением.

2. Не проверяйте электронную почту по утрам

Кто-то подумает, что это полная ерунда. Многие не могут представить, как это — проснуться и не проверить тут же почту или ленту социальных сетей.

Я общался со множеством очень продуктивных людей, и никто из них не сказал: «Тратьте больше времени на электронную почту».

Почему проверка электронной почты по утрам — смертный грех? Потому что этим вы обрекаете себя на реактивное отношение к жизни. Приходит письмо, и вот вы уже отдаете лучшие часы чьим-то целям — чужим, а не вашим. Вы не планируете свой день, не расставляете приоритеты. Вы позволяете кому-то, кто решил отправить вам письмо, диктовать вам условия.

Вот что говорит Тим:

…по возможности не проверяйте электронную почту в течение первого часа или двух после подъема. Некоторым людям это сложно представить. «Как же так? Мне нужно проверить электронную почту, чтобы получить информацию, необходимую для работы над важными пунктами из списка задач».

Вы будете удивлены, насколько часто дело оказывается совсем не в этом. Возможно, вам нужно проверить почту, чтобы завершить наиболее важные задачи из списка на 100%. Но можете ли вы выполнить их на 80 или 90% до того, как зайдете в Gmail и ваш мозг взорвется от волнения, допаминового возбуждения и кортизоловой паники? Да.

Исследования показывают, что электронные письма:

  • утомляют;
  • заставляют вести себя по-идиотски;
  • могут вызывать зависимость более сильную, чем от алкоголя или табака;
  • частая проверка почтового ящика отнимает 10 пунктов у вашего показателя IQ.

Это действительно то, чего вы хотите в начале дня?

3. Прежде чем сделать что-то быстрее, задайтесь вопросом, нужно ли это вообще делать

Все спрашивают: «Почему невозможно сделать все?» А ответ ошеломительно прост:

Потому что вы делаете слишком много.

Хотите быть более производительными? Не спрашивайте, как сделать что-то более эффективно, сначала ответьте: «Нужно ли мне это вообще делать?»

Вот что говорит Тим:

Думаю, это проблема большинства советов по продуктивности и тайм-менеджменту: они фокусируются на том, как сделать что-то быстро. Но большинство дел, которые люди делают быстро, не нужно делать вообще. Забавно, что мы всегда жалуемся на нехватку времени, а потом расставляем приоритеты так, будто время бесконечно. Вместо этого делайте только то, что важно. И не больше.

Но работает ли это в реальном мире?

Исследования показывают, что руководители успевают больше не потому, что они работают дольше. Они достигают большего, когда следуют четкому плану.

4. Концентрация — это устранение отвлекающих факторов

Эд Хэллоуэлл, бывший профессор медицинского факультета Гарварда и автор бестселлера Driven to Distraction, говорит, что у нас «сформированное культурой расстройство дефицита внимания».

Неужели современная жизнь навсегда испортила устойчивость внимания?

Нет. Просто у нас есть то, чего не было у человечества никогда раньше — более привлекательные, легко досягаемые, блестящие вещи, которые доступны постоянно.

Решение заключается в том, чтобы спрятаться там, где вас не достанут все эти блестящие и жужжащие отвлекающие факторы.

Вот что говорит Тим:

Концентрация прежде всего зависит от того, насколько вы ограничите возможности для прокрастинации. Это умение отправиться в изолятор, осознавая, что вам нужно работать, и закрыть дверь. Вот и все.

Как можно подытожить все исследования на эту тему? Как насчет такой формулировки: отвлекающие факторы делают вас глупыми.

Ряд исследований показывает, что простейший и эффективнейший способ изменить свое поведение — изменить окружающую обстановку.

Топ-руководители компаний отвлекаются каждые 20 минут. Как им вообще удается что-то сделать? Они работают дома по 90 минут по утрам, когда их никто не отвлекает.

5. Заведите персональную систему

Я общался со множеством безумно продуктивных людей. Знаете, чего я не слышал ни от одного из них?

«Я не знаю, как у меня получается делать дела. Я просто расслабляюсь и надеюсь на лучшее».

Ни один из них не сказал такого. Ваш режим может быть формальным и научно обоснованным или очень личным и не похожим ни на что другое — но в любом случае, у продуктивных людей есть режим.

Определить режим и систему — более эффективный подход, чем полагаться на самоконтроль. Позволять себе делать то, что вы не решали делать заранее, означает вселять в себя неуверенность и настраивать на провал. Я убеждаю людей налаживать режим, чтобы принимать решения им приходилось только касательно наиболее креативных аспектов работы или в той области, где лежит их талант, — говорит Тим.

Правильные системы работают, потому что они автоматизируют процессы и не подвергают испытаниям вашу весьма ограниченную силу воли.

Что мы видим при изучении великих гениев всех времен? Почти у всех был персональный режим, который им подходил.

Как начать развивать свою персональную систему? Воспользуйтесь формулой 80/20.

Какой вид деятельности приводит вас к успеху? Какой вид деятельности полностью подрывает вашу продуктивность?

Перестройте свое расписание так, чтобы делать больше дел из пункта 1 и устранить как можно больше дел из пункта 2.

6. Определяйте свои цели накануне вечером

Просыпайтесь, заранее зная, что важно, прежде чем ежедневные псевдо-неожиданности ворвутся в вашу жизнь и ваш почтовый ящик пропищит новые команды.

Определяйте одну или две самые важные задачи перед ужином накануне, — говорит Тим.

Автор бизнес-бестселлеров Дэн Пинк дает похожий совет:

Придумайте завершающий ритуал. Знайте, когда прекратить работу. Также старайтесь завершать рабочий день в одно и то же время. Наведите порядок на столе. Сделайте бэкап на компьютере. Составьте список дел на завтра.

Исследования говорят, что справляться с поставленными задачами легче, если быть конкретными и записывать свои цели.

В этом есть и еще одно преимущество: записав цели на завтра, вы снижаете тревожность и можете наслаждаться вечером.

Слово «производительность» звучит так, будто мы говорим о машинах. Но ирония в том, что насколько вы хороши во многом зависит от чувств. Как вы должны себя чувствовать во время работы? Занятыми, но не перегруженными делами. Как говорят исследования, именно тогда люди счастливее всего.

Я не смог бы написать все это без помощи Тима Ферриса и Адама Гранта. Оба пожертвовали своим очень ценным временем.

Была ли это пустая трата времени с их стороны? Они определенно не смогут вернуть его обратно.

Помощь другим отнимает время, но исследования показывают, что это позволяет нам чувствовать, будто у нас есть больше времени. И это делает нас счастливее.

Став более продуктивными, вы получите больше времени, которое нужно чем-то заполнять. Так почему бы не использовать его, чтобы сделать других и себя счастливее?

Как стать продуктивной личностью: 10 главных уроков

Крис Бэйли — автор блога A Year of Productivity, в котором ставит эксперименты над собственной эффективностью.

Год назад, когда я закончил свое бизнес-образование, у меня было два потрясающих предложения о работе. Но я отклонил оба, потому что у меня был план.

Ровно год я планировал глотать всю доступную информацию о продуктивности и каждый день в течение этого года писать об усвоенных уроках.

За эти 12 месяцев я поставил бесчисленное множество экспериментов над собой, взял интервью у чрезвычайно продуктивных людей, прочел уйму книжек и научных статей о производительности — чтобы понять, насколько продуктивным я могу стать, и поделиться с вами этими уроками. Две сотни статей спустя я подошел к концу моего путешествия.

Чтобы завершить этот год, я выбрал 10 самых важных вещей, которым я научился за год.

10. Чтобы стать продуктивнее, работайте над самыми выгодными задачами

В каждой части вашей жизни (мозг, тело, эмоции, отношения, карьера, финансы, удовольствия) есть лишь несколько задач, которые создают для вас основную ценность в этой области. Например, на кого бы вы ни работали, всего несколько ваших рабочих занятий обеспечивают 80-90% ценности, что вы создаете для работодателя.

Один из лучших способов добиваться большего — определить эти самые ценные функции в каждой сфере вашей жизни. Ведь именно они приносят вам наибольшую отдачу на затраченные время, энергию и внимание.

9. Три самых эффективных пути к продуктивности — самые скучные в мире правила, и вы их уже знаете

За каждым клише кроется истина столь могущественная, что люди просто не могут не повторять ее снова и снова. Это же касается и советов по повышению производительности.

За последний год я экспериментировал с многочисленными новыми привычками и методиками производительности, но в конце концов оказалось, что лучше всего работают три техники:

— хорошо питаться; — достаточно спать;

— делать физические упражнения.

Эти советы повторяют так часто, что они уже почти утратили смысл. Но поверьте мне — человеку, который экспериментировал с сотнями методик по управлению временем, энергией и вниманием, — ничто не делало меня продуктивнее, чем эти три правила.

8. Всегда сомневайтесь в безапелляционных советах

Некоторые советы отлично работают почти для всех — в том числе правильное питание, хороший сон, занятия спортом и медитация, — но у всякого правила есть исключения.

Если для вас лично что-то работает лучше, нет проблем — забудьте о народной мудрости. У вас получается сделать больше, если вы не заставляете себя просыпаться каждое утро в 5.30? Так спите подольше! Вы работаете продуктивнее, если с утра вы вместо самого важного дела дня занимаетесь ответами на письма? Так отвечайте!

Масса методик производительности для вас окажутся бесполезными. Каждый мыслит по-своему и по-своему же расставляет приоритеты.

7. Правильные привычки автоматически повышают продуктивность

Отличный способ стать продуктивнее — это превращать новое продуктивное поведение в привычки, чтобы все шло автоматически.

По словам Чарльза Дахигга, автора книги «Сила привычки», 40-45% наших повседневных занятий — это привычки, доведенные до автоматизма. Создание новых привычек — дело непростое, порой для этого требуется несколько месяцев. Но как только привычка появляется, ваш уровень производительности автоматически поднимается.

К примеру, потребовалось несколько месяцев, чтобы я привык вставать в 5.30 утра, но как только я привык, это стало элементарно, и я каждое утро просыпался автоматически.

У меня ушло несколько недель на внедрение нового режима питания, но после этого он стал просто обычной частью моей жизни.

Сначала все шло непросто, но постепенно освоение привычки становится легче и легче, а затем производительность растет сама собой.

6. У производительности три ингредиента: время, энергия и внимание

К концу проекта я осознал, что все написанные мной статьи относятся к одной (или двум-трем) из трех категорий: как управлять временем, как управлять энергией, как управлять вниманием.

Все три ингредиента крайне важны, если вы хотите быть продуктивными постоянно.

У некоторых людей огромное количество энергии, они здорово концентрируются, но не умеют управлять своим временем, так что занимаются не тем, чем нужно, и успевают немного.

Некоторые отлично управляют временем, у них масса энергии, но они постоянно отвлекаются, прокрастинируют и опять-таки успевают не слишком много. Некоторые умеют предельно сосредоточиваться и управлять временем, но плохо управляют энергией.

Продуктивные люди учатся управлять всеми тремя элементами.

5. Вы можете использовать сотни тактик разом

Если у повышения производительности есть какой-то секрет, то я не раскрыл его за год своих экспериментов. Но я обнаружил сотни приемов, которые помогают лучше управлять временем, энергией и вниманием. Ведь сотни, а то и тысячи факторов влияют на то, что вы успеваете сделать каждый день.

Читайте также:  Самые необычные отели мира

4. Работаете слишком много или слишком упорно? Производительности конец

В порядке эксперимента я в течение месяца работал поочередно то по 90 часов в неделю, то по 20 часов в неделю. Я обнаружил, что как за 90-часовую, так и за 20-часовую неделю я успевал сделать примерно одинаковое количество дел.

Почему? Потому что когда я ограничивал время, отведенное на задачу, я заставлял себя уделять ей больше энергии за меньшее время.

В более длинные рабочие недели, когда я отводил на задачи больше времени, я больше прокрастинировал, больше работал над менее ценными задачами, тратил впустую больше времени.

Когда вы работаете слишком усердно и уделяете задаче слишком много энергии, вы перегораете. Это уничтожает вашу производительность, лишая вас двух самых ценных ресурсов — времени и энергии.

3. Лучшая мотивация — понимание, почему вы хотите что-то сделать

Самые мотивированные (и самые продуктивные) люди — это те, кто постоянно задается вопросом: а зачем я все это делаю?

Когда вы сосредоточиваетесь на том, чтобы сделать больше дел — а не сделать то, что соответствует вашим ценностям, во что вы верите, — вы можете заставить себя быть продуктивным в короткой перспективе, но в конечном счете вы будете гораздо менее производительны и гораздо менее довольны. Главное — определить то, что вы цените, что вас больше всего мотивирует, а затем браться за задачи и обязанности, которые этим ценностям соответствуют.

Производительность — это не сколько вы делаете, а удается ли вам достичь самых важных для вас результатов.

Если вы всегда знаете, зачем делаете что-то, вы будете гораздо более мотивированы и продуктивны.

2. Повышение производительности бессмысленно, если вы не щадите себя по ходу дела

С этим аспектом производительности у меня больше всего проблем. Когда я начал свой проект, я нырнул в него с головой, потому что становиться продуктивнее — мое любимое занятие. Это было легко, и поначалу мне очень нравилось. Я себя не слишком напрягал, и у меня не было проблемы с тем, чтобы довести свои задачи до конца.

Но проект развивался, и когда мой сайт стали посещать 100 тысяч человек в месяц, я все больше и больше давил на себя, думая о текстах, экспериментах и результатах. В итоге я получал гораздо меньше удовольствия.

Многие люди все бы отдали за такую возможность — исследовать любимую тему и рассказывать об этом. Но я хочу подчеркнуть, что важно быть добрым к себе, стараться не слишком давить на себя в плане повышения продуктивности.

Рост производительности невозможен без усилий. Но слишком сильно искушение становиться еще и еще продуктивнее, а значит, повышать давление. Несколько методик, которые помогали мне быть мягче с собой за этот год: медитация, частые перерывы, полное отключение от работы несколько раз в день и освоение привычек, повышающих общий уровень счастья.

1. Продуктивность — это не сколько вы произвели, а чего вы достигли

Начиная проект, я завел страницу со статистикой, где собирался отмечать, насколько я был продуктивен в тот или иной день. Я постил туда количество написанных слов, прочитанных страниц, часы работы — я считал это хорошими показателями производительности.

Я ужасно ошибался.

Измерение производительности — если только вы не руководите заводом, — исключительно исходя из произведенного объема дает поверхностную, ограниченную картину вашей продуктивности. Вообще-то, если вы придумали умный и творческий подход к проблеме — условно говоря, вместить 500 слов в 100, — тогда измерение производительности объемами приведет к меньшей продуктивности!

Легко увязнуть в метриках и статистике, но в личной продуктивности статистика второстепенна. Главное — не сколько вы произвели, а как многого вы достигли.

Важно заниматься ценными и осмысленными задачами. Также важно уметь управлять временем, энергией и вниманием, чтобы у вас были ресурсы для того, чтобы успевать больше. Но в конце концов, когда вы тратите все свое время, энергию и внимание, единственное, что у вас остается — это то, чего вы достигли, и то, что вы изменили в мире, осмысленно проведя один день вашей жизни.

Вот для чего нужна продуктивность.

Оригинал поста — ayearofproductivity.com/top-lessons-learned-a-year-of-productivity/

Интересная статья? Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать на почту еженедельный newsletter с анонсами лучших материалов «Идеономики» и других СМИ и блогов.

10 правил, позволяющих работать более продуктивно

Способность активно действовать — это самая распространенная черта, которая была обнаружена у сотен талантливых специалистов и предпринимателей в ходе исследования факторов успешности творческих деятелей.

Несмотря на то, что сложно переоценить важность подготовки, очень легко потеряться в неопределенном планировании и просто мечтах. Нужно заставить себя начать действовать — и чем раньше, тем лучше.

Это важно потому, что в тот момент, когда вы начинаете что-то делать, вы начинаете получать ценный фидбек, который позволит вам улучшить свой изначальный замысел и взглянуть на него более осознанно.

Пока наши идеи у нас в головах, мы обычно выдумываем большие и безоблачные проекты. Проблема в том, что такое мышление изначально завышает планку для реализации идеи. Чтобы избежать «страха белого листа», начните с небольшой идеи, которую можно достаточно быстро осуществить.

Вы можете получить опыт для проведения крупномасштабного фестиваля, проведя вечеринку, построить небоскреб в миниатюре, а приложение для iPhone для начала нарисовать на бумаге.

Как только вы протестируете свою идею в малом масштабе, у вас появится гораздо больше понимания, как реализовать ее на более высоком уровне.

Попытки и ошибки — ключевая часть любого творчества. Как говорит американский художник и лектор Зэ Франк, обычно, когда мы реализуем идею в первый раз, получается плохо. Тут важно выделить опыт, полученный в процессе реализации, и использовать его для совершенствования идеи — чтобы создать новую, улучшенную версию.

Такие креативщики, как Джек Дорси, Бен Кауфман и Studio 7.5, считают, что создание прототипа и постоянное его тестирование — это ключ к трансформации средненькой идеи в продукт, меняющий правила игры. Вместо того, чтобы паниковать после провалов, будьте к ним внимательны и учитесь на них. Затем сделайте новый прототип. И еще раз.

Рано или поздно, вы попадете в цель.

  1. Формулируйте для проектов простые цели и постоянно к ним возвращайтесь

Когда мы работаем над большими проектами, мы производим множество новых идей. Это может привести к последовательному расширению целей проекта и к тому, что мы начинаем плодить сущности.

Эта коварная привычка может сделать невозможным реальное достижение целей.

Самый простой способ этого избежать — сформулировать и записать основные задачи в начале каждого проекта (если у вас есть партнеры, удостоверьтесь, что между вами полное согласие). Затем нужно постоянно к этим целям возвращаться.

  1. Работайте над вашим проектом по чуть-чуть каждый день

В проектах, которые требуют большого вливания творческих ресурсов (разработка нового бизнес-плана, написание романа или просто получение новых навыков), невероятно важно сохранять импульс.

Например, если вы бегаете каждый день, тренировки становятся все легче и легче — точно так же можно тренировать мозг. Стимулируйте его ежедневно, и творческий потенциал будет реализовываться гораздо легче.

Как доказывает Джек Ченг в своем тексте Thirty Minutes A Day, важно не то, как много вы делаете, а то, как регулярно вы это делаете.

Для того, чтобы работать над своим проектом каждый день, нужно найти для этого время. Распорядок дня кажется скучной и унылой задумкой, но именно он создает основу для настоящего вдохновения.

В своих последних мемуарах What I Talk About When I Talk About Running знаменитый японский писатель Харуки Мураками пишет о том, насколько строгий режим — подъем в 5 утра и отбой в 10 вечера каждый день — критичен для его впечатляющей творческой производительности.

  1. Разбивайте большие, долгосрочные проекты на этапы поменьше

Чтобы управлять ожиданиями и сохранять мотивацию в работе над проектом длиной в год и более, нужно разбивать его на куски, которые можно завершить за несколько недель или месяц.

Двойная выгода от такого подхода заключается в том, что проект кажется более управляемым, появляется дополнительная мотивация на протяжении работы.

Очень важно иногда прерываться, чтобы оценить то, что уже выполнено, даже если впереди еще долгий путь.

Мало есть занятий столь же бесполезных с точки зрения продуктивности, как собрания. Если вам необходимо встретиться (и это действительно большое если), удостоверьтесь, что все знают, для чего. Если кто-то из присутствующих никак не может способствовать достижению конечной цели вашего собрания, позвольте ему уйти.

Директор Qwest Тереза Тейлор в недавнем интервью NYT’s Corner Office рассказала, что начинает свои планерки с вопроса: «Все мы знаем, зачем мы здесь?», а затем продолжает: «Всем нужно быть здесь?». Чтобы сократить время внутрикорпоративных собраний, можно также попробовать проводить планерки стоя — standing meeting.

Творческая энергия не бесконечна. Опытные креативщики знают, что свою энергию и внимание необходимо тщательно оберегать. Возьмите, например, писателя Тима Коллинза. Его книги Built to Last и Good to Great продались миллионными тиражами, а благодаря своей остроте ума он пользуется большим спросом как консультант.

Но несмотря на то, что Коллинз запрашивает более $60 000 за публичное выступление, он проводит их не чаще, чем 18 раз в год. Если бы он выступал чаще, то у него бы не осталось времени, чтобы концентрироваться на своих исследованиях и написании бестселлеров.

Когда вы находитесь в рабочем режиме, не забывайте о том, что «новые возможности» означают отрыв от непосредственного рабочего процесса. Говорить нет необходимо, чтобы не разбрасываться на мелочи.

  1. Помните, что даже правила, позволяющие работать продуктивно, созданы для того, чтобы их нарушать

Правилам стоит следовать, только пока они работают. Если вы не можете больше двигаться вперед из-за своего расписания, попробуйте что-то другое.

Это может быть далекое путешествие, поход в музей искусств, прогулка вокруг дома или разговор с незнакомцем — что-то, что встряхнет вас.

Нарушение привычек позволяет окинуть замысел свежим взглядом и перезарядиться, чтобы опять с головой окунуться в работу.

Не хочу работать! 40 способов продуктивно работать в любом месте

Как мотивировать себя работать в офисе

1. Составьте план работы на день.

Придя на работу, не нужно сразу открывать браузер и проверять свой e-mail. Сдержите этот порыв хотя бы в первый час. Как правило, именно в утреннее время не бывает встреч, срочных дел и даже разговоров к курилке.

И большинство людей пытаются расслабиться, листая письма или удаляя спам. Потратьте первые 40 минут на составление плана на весь день.

Если вы этого не сделаете, то могу сказать со 100%-й уверенностью – вы будете сидеть часа три, просто листая почту и отвечая на письма.

2. Решайте похожие задачи вместе.К примеру, вы можете выбрать время для звонков, и делать их один за другим. Выделите один час для проверки почты или социальных сетей. После чего не возвращайтесь к ним в течение всего дня.3. Не переводите часы на зимнее время.Думаете, я шучу? Никоим образом! Я встаю на час раньше остальных людей, и именно этот час могу назвать самым продуктивным за весь день. Потому что все отвлекающие факторы еще спят.4. Не распыляйтесь.Это невероятно сложно, но постарайтесь выбрать для одного рабочего дня только три важные задачи. И все силы бросьте на решение их в положенный срок. Обязательно нужно делать между ними короткие перерывы, чтобы дать своему мозгу передохнуть.5. Будьте пунктуальны.Если вы цените свое время, то просто обязаны ценить время окружающих вас людей. Вы даже не представляете, сколько я порой трачу времени на опоздавших, чтобы рассказать им на собрании, что происходило в те пять минут их отсутствия. А потом оказывается, что находятся те, кто опоздал уже на 10 минут… Для многих из нас такая потеря времени – непозволительная роскошь.6. В последний час работы избегайте сложных заданий.Позвольте себе расслабиться и, к примеру, привести в порядок документацию, слушая при этом любимую музыку. Снимать напряжение иногда очень полезно.7. Не включайте интернет без необходимости.Если не можете себя контролировать, используйте специальные приложения, которые будут вас попросту выбрасывать из сети. Найти такие сервисы в сети не составит труда.8. Умейте сказать «Нет!»Говорите «нет» депрессии, отвлечениям, лени, развлечениям. И особенно коллегам, которые не гнушаются возможностью переложить свои обязанности на ваши плечи. Постарайтесь не давать обещаний, зная при этом, что вы не сможете уложиться в срок. Лучше вообще не браться за дело, чем потом восстанавливать подпорченную репутацию.9. Решайте сложные задачи в первую очередь.Сложные и неприятные задания лучше сделать сразу же, без промедления и откладывания на потом. Иначе уровень мотивации может очень быстро сойти на нет. А проблема все равно будет висеть над вами дамокловым мечом.10. Придумайте себе конкурента.Стремление быть лучше присуще каждому из нас. Превратите эту слабость в свое преимущество. Найдите себе конкурента в офисе и стремитесь его обойти. Желание доказать, что вы профессиональнее, может мотивировать вас работать гораздо эффективнее.

Читайте также:  Top 10 учебников по коммуникативной методике изучения английского

Мотивация работы дома

11. Работайте за закрытой дверью.Тяжело сохранять рабочий настрой, если работает телевизор или дети постоянно врываются в кабинет. У вас должна быть комната, которая и будет вашим офисом, и членам семьи нужно дать понять, что заходить без приглашения не нужно.12. Слушайте музыку в наушниках.Казалось бы, почему именно в наушниках? А если я вообще сижу дома в полном одиночестве? Могу сказать точно, что это поможет вам отвлечься от окружения и полностью сосредоточиться на своих обязанностях. Конечно, если вы не писатель. Потому как последним нужна идеальная тишина.13. Дресс-код в домашних условиях.Даже дома начинайте свое утро ровно в девять. Одевайтесь так, словно собираетесь на деловую встречу – это помогает настроиться на рабочий лад. Между прочим, этот метод самодисциплины давно используют дикторы новостей. Даже если камера никогда не сфокусируется на обуви ведущей, диктор все равно наденет модельные туфли, а не домашние тапочки. Потому что даже этот маленький штрих настраивает на рабочую волну.14. Мелкие задачи выполняйте во время звонков.Убирайте книги или игрушки детей только в те моменты, когда говорите по телефону. Так вы сможете контролировать порядок в доме и решать несложные деловые задачи.15. Есть в офисе запрещено!Обеденный перерыв – это не то время, которое нужно проводить за офисным столом. А тем более, не желательно за этим столом принимать пищу. Нужно выделять время для отдыха. Работа дома, как правило, монотонная. Максимум, что вы можете сделать, это пройтись один раз в день в магазин за продуктами. Никаких кулеров, походов в столовую или курилку и прочих благ офисной жизни. Поэтому отведите для обеда отдельное место. Вы же должны отвлекаться хоть немного, вставая со стула и выходя из кабинета.16. 8-ми часовой рабочий деньНе отвлекайтесь по мелочам. Примерно представьте, сколько бы времени вы потратили на ту же работу, будучи в офисе. И выполняйте ее дома примерно в такой же срок. И тогда появится серьезная мотивация сделать все намного быстрее, чтобы осталось пара часов в запасе. Чем не бонус?17. Каждое воскресенье – выходной.Хотя бы один день в неделю нужно полностью отключиться от рабочих дел. В этот день желательно вообще не подходить к компьютеру, потому что он для вас – рабочий инструмент, который живо напомнит о ваших обязанностях. И потом, согласитесь, работать, зная, что скоро выходной, намного проще.18. Несколько ноутбуков для разных задач.Если есть возможность, купите второй ноутбук или компьютер исключительно для работы. Вы даже не представляете, как может помочь разделение двух ноутов на рабочий и развлекательный. Когда включен один – ваши мысли направлены в рабочее русло, когда другой – можно себе позволить полностью расслабиться.19. Адекватно оценивайте свою продуктивность.Я, к примеру, полон сил в первую половину дня. Поэтому большую часть дел стараюсь выполнять в промежутке между 8:00 и 15:00. А во второй половине дня я могу позволить себе немного расслабиться и пойти на йогу или тренажерный зал. Кстати, находясь там, я стараюсь не думать о работе хотя бы пару часов.20. Фиксируйте успехи.Постоянно фиксируйте свой прогресс на пути к цели. Особенно, если заказчик дал задание, которое по сложности превосходит все, что вы делали ранее. Отмечайте в уме или письменно все, что вам удалось сделать на отлично.

Как выполнять работу в дороге

21. Переведите рабочие документы в электронный формат.Я уже давно привык всю информацию держать на ноутбуке, планшете и смартфоне. Поверьте, последнее, что вам захочется делать в поезде или автомобиле – это пытаться разобраться в ворохе бумаг. Только поначалу держать все данные в телефоне сложно, вы очень быстро привыкнете и просто не сможете уже работать иначе.22. Планируйте развивающие «курсы на месяц».Передвигаться по стране на автомобиле мне приходится слишком часто. И я решил, что тратить время на радио – непозволительная роскошь. Поэтому сейчас организовываю для себя что-то типа развивающих курсов. К примеру, я могу две недели слушать аудиокниги Виктора Пелевина, следующие две недели я посвящаю бизнес-тренингам в аудио формате. Могу прослушать «курс» классической музыки. Как этот может повлиять на работу? В общем-то, никак, но определенно это даст вам гораздо больше, чем обычное радио.23. Решайте мелкие задачи в транспорте.Второстепенные дела можно легко решить в самолете или поезде. К примеру, я могу привести в порядок рабочий стол на своем ноуте или очистить электронный ящик от спама.24. Поиск Wi-FiИщите бесплатный Wi-Fi, благо в поездах он определенно должен быть. Так вы сможете подключиться к нему при помощи телефона, и выполнять основную работу на ноутбуке.25. Кэширование e-mailЯ нашел для себя большой плюс в кэшировании электронной почты. Потому как в этом случае могу работать хоть в бункере, где нет соединения в интернет.

Как продуктивно работать в кафе или ресторанах

26. Завязывайте полезные знакомства.В начале, когда я только развивал свой бизнес, я решил знакомиться с владельцами своих любимых кофеен. Зачастую мы становились хорошими приятелями, и тот опыт, которым они делились со мной, во многом был мне полезен на тот момент. Если вы работаете дома, то такие деловые знакомства вам точно будут на руку.27. Минимизируйте время работы.Оставляйте зарядку от ноута дома. Это может стать неплохой мотивацией закончить работу раньше положенного срока и до того момента, как ваш рабочий инструмент отключится.28. Создайте свои собственные правила.Для себя я уже выработал пару-тройку негласных правил, которых стараюсь всегда придерживаться. К примеру, я всегда сажусь лицом к стене, а не к улице. И выбираю место в углу, подальше от скопления людей.29. Интернет нужен не всегда.Если мне нужно закончить работу, которая не предполагает наличие интернета, то ищу кафе без доступа к Wi-Fi. Потому как, повторюсь, меня очень отвлекают социальные сети, проверка почты Revolverlab’а и всевозможные ленты новостей.30. Выберите себе подходящий стимулДопустим, мне нужно закончить работу за час. Так вот, я стараюсь закончить ее на 15-20 минут раньше, при этом, не позволяя себе заказывать больше, чем одну чашку кофе, каким бы голодным я не был. Поверьте, такое «самоистязание» может стать неплохим стимулом.

Работа в коворкинг пространстве

Как быть продуктивным и не делать на работе лишнего

 Быть работоспособным – это не значит исполнять помимо своих обязанностей еще и чьи-то. Нужно уметь вовремя и корректно отказать другому человеку в выполнении его просьбы. Многие люди, по своему характеру, слишком отзывчивы к просьбам других, лишний раз боятся им отказать и в результате выполняют не только свою работу, но еще и работу коллег.

 Допустим, один из коллег настоял в оказании ему помощи с какой-нибудь презентацией или проектом – естественно, добродушный человек соглашается. На почту начинают приходить письма, в которых также просит помочь, но уже начальник. И как можно отказать своему начальству? Естественно, приходится соглашаться.

 В результате получается, что с каждым разом остается все меньше и меньше времени не только на свои дела в рабочем процессе, но и на реальную жизнь. Ведь со всеми навалившимися обязанностями и поручениями жить просто не когда.

Большинство, конечно же, начинают жаловаться на свои проблемы на службе, на большую загруженность, пытаются задерживаться на рабочем месте, с целью выполнить больший объем работы, тем самым повышая свою трудоспособность, но ничего не получается. Обязанности не только не уменьшаются, но в разы увеличиваются.

А единственное, что необходимо сделать в данном случае, это просто отказывать коллегам в их просьбах.

 Выполнить список «Не выполнять»

 Для того чтобы выявить, в чем причина торможения работоспособности, следует сделать список, а перед этим, определить свои пагубные привычки и проконтролировать весь процесс рабочего дня.

 Проанализировав рабочую смену и заглянув в себя, можно обнаружить, что в начале рабочего дня проходят разные собеседования, беседы и переговоры. Хотя именно в этот момент можно замечательно поработать и подойти ко всему творчески. Пожалуй, это и есть наипервейшая пагубная привычка.

 Поэтому заносим в свой список « не выполнять» шаг первый: Не проводить переговоры в первой половине рабочего дня. Это творческий промежуток времени.

 По такому же примеру, можно составить и все последующие шаги, добавив туда еще несколько запретов. Сразу от всех дурных привычек вы не сможете избавиться, поэтому надо делать это постепенно.

 Планировать завтрашние обязанности в конце рабочего дня

 Следовательно, когда человек приходит на работу с четко поставленными задачами и целями, он все это выполняет быстро и качественно.

К тому же, имея при себе список дел, не составит особого труда отказать коллегам в просьбе. Главное, это составлять список с вечера, но ни в коем случае утром на работе. С утра уж точно будет не до этого.

А с вечера можно уже настроиться на определенный ритм работы.

 При составлении списка обязанностей, следует учитывать еще и последствия, которые могут произойти, в случае их не выполнения. Так что это необходимо, чтобы не брать на себя срочные поручения начальства и потом не быть в его глазах отвратительным сотрудником.

 Предположим, начальник скажет: «У меня на руках отчет одной из сотрудниц, но она на больничном. Необходимо срочно все исправить».

Правильно будет ответить так: «С удовольствием, но к сожалению, в данный момент нужно выполнить то-то и то-то, в случае не выполнения будет вот такая-то ситуация». Начальник соглашается и отвечает: «Совершенно верно. Пусть выполнит другой сотрудник».

И если даже, начальник все равно будет стоять на своем предложении, не стоит переживать, потому что он предупрежден о конечном итоге.

 Изменить свое отношение к просьбам

 Необходимо изменить свое отношение к просьбам людей, и не бояться им отказывать. Иначе выполнив однажды поручение, можно потом постоянно выполнять не свои обязанности. Это же можно применять и к звонкам по телефону. Не отвечать на частые вызовы, а если будет действительно что-то важное и срочное, тогда и так найдут, без телефона.

 Проверка почты дозировано

 Чтобы не быть вовлеченным в почтовые рассылки, в чтение ненужных писем и не тратить времени больше, чем это необходимо, следует заходить на почту по определенному промежутку времени или дозировано. Например, каждый час или 30 минут, но это время полностью посвятить письмам, отправке и удалению. После того, как время вышло, закрывать почту и заниматься своими рабочими обязанностями.

 Меняем «я не могу выполнить» на «я не выполню»

 В одном исследовании говорится о том, что многим людям проще руководствоваться своим решением, во время фразы «я не сделаю это», чем «я не могу это сделать». Понятно, что будет лучше, если говорить: «Я не провожу переговоры в первой половине рабочего дня», чем: «Я не могу проводить переговоры в первой половине рабочего дня».

 Фраза «я не могу …» выражает проявление слабости, а выражение «я не выполню что-то» характеризует сильную личность, уверенную в себе.

 Запомните

 Для того чтобы не делать лишних поручений на работе, при этом преуспевать в выполнении своих прямых обязанностей:

  1. Составляем список «Не выполнять». Записываем в него 3-4 пункта, отнимающие время, и просто их не делаем.
  2. Составляем список завтрашних обязанностей в конце каждого рабочего дня. На утро не оставляем.
  3. Меняем свое отношение к просьбам коллег.
  4. Проверяем почту несколько раз в день, а не постоянно. Отключаем уведомления о новых письмах, чтобы это не влияло на процесс работы.
  5. Говорим «я не выполню этого» вместо «я не смогу выполнить это».
Ссылка на основную публикацию