Знаете ли Вы как писать деловые letters запрос in English? Навык написания письма запроса на английском всегда будет нужен как для работы, так и для повседневной жизни.
Ранее мы уже рассказывали о том, что деловые письма очень важны в бизнес английском, сегодня же мы поделимся с вами как написать официальное письмо запрос на английском, how to reply to a quatation in email, предоставим список useful фраз и клише с переводом.
ПИСЬМО-ЗАПРОС ИНФОРМАЦИИ НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ LETTER ASKING FOR INFORMATION
ПРИМЕР ПИСЬМА-ЗАПРОСА ИНФОРМАЦИИ НА АНГЛИЙСКОМ
ПИСЬМО-ОТВЕТ НА ЗАПРОС ИНФОРМАЦИИ НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ LETTER REPLY TO INQUIRY AND INFORMATION
ПРИМЕР ПИСЬМА-ОТВЕТА НА ЗАПРОС НА АНГЛИЙСКОМ
Данный тип письма запроса информации на английском пишется, когда Вам нужно узнать подробную информацию, узнать о сотрудничестве, о встрече или же узнать коммерческое предложение. Не забудьте написать адрес компании или же ваш, а затем адрес кому Вы пишите.
Далее в letter asking for information нужно изложить причину написания, изложите саму суть письма, если Вы настроены серьезно, лучше укажите в конце сроки, когда Вы хотите получить ответ на свое письмо.
Для такого formal письма используйте следующие фразы:
How to write complaint letter in English
Для лучшего понимания о том как писать такое письмо и соблюсти все правила написания данного письма, мы подготовили для Вас образец письма запроса на английском языке:
В письме-ответ на запрос на английском языке нужно обязательно произвести как можно наилучшее впечатление на вашего партнера или же клиента. Вам нужно показать, что его письмо является очень важным аспектом для вас.
Важно в начале письма поблагодарить человека за время, которое он уделил вам, ответьте абсолютно на все интересующие вопросы человека, стоит заметить, что ответ на каждый вопрос лучше писать с нового абзаца.
Для reply for information inquire используйте следующие выражения и фразы:
Пример письма-ответа на запрос на английском
Также предоставляем подробный пример для лучшего понимания внизу, как написать такой тип письма:
Благодаря нашим простым и легким советам, Вы с легкостью можете написать формальное письмо и соблюсти все правила. Удачи!
Как Написать Деловое Письмо На Английском Языке
Письмо запрос на английском и письмо просьба
10.02.2018
Особенности делового этикета предусматривают особые способы общения посредством корреспонденции, а именно – составление деловых писем для самых разных целей.
Представляя ту или иную организацию, сотрудники или руководители общаются посредством business correspondence, договариваясь о сотрудничестве, высылая официальное приглашение, делая определенное заключение касательно того или иного вопроса и пр.
Одними из популярных типов деловой переписки являются письмо запрос на английском языке, а также письмо просьба образец составления которых может быть разным, исходя из назначения запроса.
Поэтому важно обратить подробное внимание на то, как написать письмо запрос в соответствии с общепринятыми правилами, а также на то, как написать письмо просьбу согласно деловому этикету.
Основные характеристики и отличия двух типов писем
Сама суть обоих видов деловых писем, рассматриваемых в статье, становится понятна из их названия: обращение с просьбой подразумевает прошение о помощи с какой-то конкретной целью. Запрос имеет несколько другое назначение и не имеет под собой контекста прошения, а является вполне прямым обращением с целью оказания определенной услуги.
Сходство этих двух видов деловых писем заключается в том, что они оба заключаются по определенным образцам с применением схожих бланков и шаблонов. Однако различия у них также имеются, и в них важно ориентироваться.
Характеристики письма-просьбы
Образец письма-просьбы подразумевает обращение за конкретной помощью и никогда не пишется в приказном тоне.
Его суть – тактично обратиться к директору какого-либо структурного подразделения или ко всей организации в целом с целью попросить об оказании услуги.
Для того чтобы понять, как правильно написать письмо-просьбу, следует ознакомиться со списком вариантов корреспонденции такого типа:
· Просьба о встрече с определенным человеком или группой;
· Просьба о пересылке определенного товара;
· Просьба, нацеленная на отсрочку платежа;
· Просьба о направлении конкретных людей для оказания помощи;
· Частое явление – request letter о повторной отправке факса;
· Просьба об услуге любого другого характера.
- Для того чтобы составить просьбу в соответствии с правилами делового этикета, можно обратить внимание на ряд шаблонов – ключевых фраз, которые часто используются как основа составления request letter. При написании такого документа, как письмо просьба образец вводной фразы может быть следующим:
- · I should be grateful if you send us… – Я был бы признателен, если бы вы прислали нам…
· It would be helpful if you could send us… – Это бы очень помогло, если бы вы могли прислать нам…
· Do you think you could find time to… – Буду благодарен, если вы найдете время…
· I’m writing to ask you for a favor… – Обращаясь к Вам с просьбой об одном одолжении… - · Could you possibly write and tell me what your plans for… – Не могли бы вы сообщить мне, каковы Ваши планы на…
- Образцы и примеры составления подобных просьб могут быть самыми разными, все зависит от типа letter of request. Вот шаблон подобного документа:
Характеристики письма-запроса
Основная суть inquiry letter, или письма-запроса – обращение к человеку или организации с целью получения определенной информации или услуги.
Люди, которые обращаются в такого типа письмах, безусловно, вежливы, однако в их словах нет прошения, поскольку основная суть – запрос исходя из заранее определенной договоренности или в связи с обращением старшего к младшему по должности.
Составление такого документа в некотором роде напоминает просьбу, однако, образцы документов о предоставлении определенных услуг менее учтивы и более конкретны в формулировках.
- Для того чтобы составить письмо запрос о предоставлении информации образец особых клише можно использовать, изучив следующий список возможных шаблонов:
Письмо-запрос (Inquiry Letter)
При составлении делового письма важно помнить, что по письму можно судить не только о человеке, но и о фирме, которую он представляет. Запомните: время, затраченное на составление хорошего письма, — это хорошее вложение капитала. Любое письмо преследует какую-то определенную цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом.
Как правило, все деловые письма можно разделить на несколько групп:
- • Предложение продуктов, услуг вашей компании
• Ответ на письмо предложение услуг
• Запрос на получение информации
• Ответ на запрос
• Заказ
• Ответ на заказ
• Жалоба
• Ответ на жалобу -
Курсы английского в Минске:
—английский для общения;
—бизнес-английский;
—английский для детей
любого возраста; - —занятия с репетитором.
Письмо-запрос
Цель письма-запроса (Inquiry Letter) – получение более подробной информации об интересующем нас товаре или услуге.
В начале письма (если вы посылаете его по почте) следует поместить название и адрес вашей компании, ниже должно идти название компании, в которую вы обращаетесь.Если вы отправляете письмо по электронной почте, этот пункт можно опустить.
План письма-запроса:
1. Официальное обращение, так как с адресатом вы скорее всего не знакомы.
Dear Sir or Madam, Dear Sirs
To Whom It May Concern — (Тем, кого это касается) –очень формальное выражение, употребляется, если вы не знаете, кому надо адресовать это письмо
2. Укажите источник, из которого вы получили информацию о компании.
With reference to your advertisement (ad) in…(Относительно вашей рекламы в…)
Regarding your advertisement (ad) in … (Касательно вашей рекламы в …)
You were recommended to us by … (Нам рекомендовал Вас …)
With reference to our phone call of yesterday…(Относительно вашего вчерашнего звонка …)
3. Коротко представьте себя, свою фирму.
Our company is a subsidiary of … (Наша компания является филиалом …)
We specialize in …. (Мы специализируемся на …)
We are one of the leading producers of … (Мы являемся лидирующими производителями …)
- We are interested in … (Мы заинтересованы в ….)
- 4. Изложите свою просьбу, причину письма
Сould you please send me … (Не могли бы вы выслать мне …)
I would be grateful if you could… (Я был бы благодарен, если бы вы …)
Can you give me some information about…(Можете ли вы дать мне информацию о…)
Could you send me more details… (Могли бы вы выслать мне подробную информацию…)
Как писать письмо на английском языке: важность личной и деловой переписки
Для проверки знаний по иностранному языку часто спрашивают, как писать письмо на английском языке. Эта информация нужна для разностороннего развития. О правилах написания английских писем пойдет речь в статье.
Письма составляют важную часть человеческого общения. Среди англоязычных стран переписка ведется тщательно. В современном мире послания друг другу отсылаются, в основном, по электронной почте. По ним можно определить уровень интеллекта человека, его интересы. Как правильно оформлять такую информацию? В этом нет ничего сложного, главное, придерживаться определенных правил.
Традиционно переписку между людьми разделяют на личную и деловую. В первом случае, «общение на бумаге» происходит между друзьями, родственниками, которые по каким-либо причинам не могут встретиться и поддерживают связь дистанционно.
Во втором – переписка ведется между бизнес-партнерами или коллегами по работе. Тем для общения может быть много:
- поздравление с годовщиной основания фирмы;
- предложение о сотрудничестве, обсуждение условий;
- резюме;
- запрос;
- письмо-благодарность.
Правила написания письма при личной и деловой переписке отличаются по содержанию, а не форме составления документа.
Любое письмо на английском языке разделяется на три части:
- вступление;
- основная часть;
- заключение.
Текст должен быть четким, структурированным. Предпочтение отдается простым предложениям. Красочные описания, дополнительные детали приветствуются только в личной переписке. Если общение происходит между деловыми партнерами, мысли должны излагаться последовательно и сухо, никаких эпитетов.
Первая строчка пишется в правом верхнем углу, указывается адрес автора в такой последовательности:
- имя и фамилия;
- дом, улица;
- город;
- страна.
Bob Smirnov 13 Nesterova St. Kirov
Russia
- Допустимо указывать только город и страну, откуда пришло письмо: Odessa, Ukraine
- Через одну строку пишется дата. Используется несколько вариантов, все они корректны:
- December 26 th, 2018;
- 26 December 2018;
- 26/10/2018.
Такая «шапка» актуальна для делового и личного письма.
После необходимых формальностей оформляется вступительная часть письма. Вначале пишется обращение, форма которого зависит от вида отношений с адресатом:
- к другу обращаются — Dear Kate или просто по имени;
- к незнакомому деловому партнеру — Dear Sir/Madam;
- к знакомому деловому партнеру, коллеге, начальнику – Dear Mr. Ivanov.
В обращении часто допускаются ошибки.
- если пол получателя письма неизвестен, нужно полностью написать его фамилию: Dear H. Losenko;
- при адресации письма двум людям, необходимо указать оба имени: Dear Hanna and Roul;
- если у человека есть звание Professor, Admiral, Captain, оно пишется полностью;
- если вы не знаете, состоит ли женщина, к которой придет письмо, в браке, нужно указать обращение Ms;
- единственно корректный знак препинания после обращения – запятая.
После обращения традиционно пишут вводные фразы, в которых благодарят адресата за прошлое письмо, извиняются за долгий ответ и т.д.
Dear Professor Petrenko, It was great to hear from you. Thanks for your letter.
Другие подходящие «благодарственные» фразы:
- Your last letter was a real surprise.
- I was happy to hear you.
- I was glad to get your letter.
Примеры извинений за долгий ответ:
- I’m sorry I haven’t answered earlier.
- Sorry I haven’t been in touch for so long.
Как оформить основную и заключительную часть письма
Основная часть включает 2-4 коротких абзаца, в которых раскрывается суть послания. Если письмо личное, то можно использовать слова-связки (by the way), разговорные шаблоны (Wish me luck!).
В заключении автор текста просит ответить ему на письмо, желает адресату добра, счастья, выражает надежду на скорую встречу.
Примеры заключительных предложений:
- Write back soon!
- Please send my regards to your parents (children, husband, wife).
- Write and tell me your plans for future.
- Take care and keep in touch!
- Hope to hear from you soon.
Как написать электронное письмо (email) на английском
Как правильно написать электронное письмо на английском и какие фразы можно использовать в email-сообщениях? Об этом мы и поговорим.
Начнем с того, что электронные письма, как правило, короче обычных. Иногда могут состоять всего из нескольких строчек, но в этих строчках будет заключаться самая суть.
Поэтому способность четко формулировать свои мысли — достаточно важный навык, необходимый при написании email.
Также отметим, что электронные письма обычно менее формальны, чем печатные деловые письма, но несмотря на это, вам никогда не простят излишне фамильярный тон. В связи с этим рассмотрим ключевые моменты, которые помогут написать хороший email.
Subject line (тема email)
Обязательно указывайте тему письма в строке Subject (Тема). Тема должна отражать содержание вашего сообщения. Хорошо, если в название будет входить какое-либо ключевое слово, которое поможет адресату запомнить тему, а затем легко найти нужное среди других писем.
Как начать email сообщение?
С приветствия и обращения. В деловом общении предпочтительно использовать:
Dear Mr.Jones, / Dear Ms.Jones, (Miss или Mrs по отношению к женщине, как правило, не используют, так как не всегда известно, замужем она или нет);
- Dear Sir, или Dear Madam, (используется в случае, если вы не знаете имени адресата);
- Dear Sir or Madam, (употребляется в том случае, если вы не знаете пол лица, к которому обращаетесь);
- To Whom It May Concern: («Кого это касается» — вполне допустимая фраза, если вы не знаете, к кому обратиться по данному вопросу);
Dear partners, / Dear managers, и т. д. (используется при обращении к группе людей: Уважаемые партнеры, / Уважаемые менеджеры, и т. д.);
Hi Nick, или Hello Nick, (допустимое приветствие в деловом общении, если вы хорошо знакомы с адресатом и находитесь в дружеских отношениях).
В неформальных email-сообщениях приветствие — на ваш выбор.
Обратите внимание, что после обращения может стоять запятая или двоеточие. Двоеточие чаще всего используется в строго-официальных письмах. Если вы используете фразу To whom it may concern, то после нее всегда стоит двоеточие.
Первое предложение в email-сообщениях
Если вы отвечаете на полученное письмо, то после приветствия можно поблагодарить за сообщение:
Thank you for your email (letter) of 11th July, asking about … (our tours to Italy). — Спасибо за письмо (от 11 июля) с вопросом о …
- Thank you for your email of 11th July, enquiring about … (the upcoming TOEFL exam dates). — Спасибо за письмо с вопросом о …
- Thank you for your email of 11th July concerning … (the conference in Brussels). — Спасибо за письмо относительно …
- Thank you for your email of 11th July regarding … (the upcoming meeting). — Спасибо за письмо относительно …
Thank you for your prompt reply. — Спасибо за быстрый ответ.
Thanks for getting back to me. — Спасибо, что ответили мне.
Thank you for contacting Our Company. — Спасибо за то, что обратились в Нашу Компанию.
Если вы являетесь инициатором письма, то сначала можно представиться, при условии, что вы не знакомы (My name is Lana Golubenko), а затем сообщить цель вашего email:
I am writing in connection with … (immigration to Australia). — Я пишу в связи с …
I am writing to enquire about … (volunteering at your school). — Я пишу, чтобы узнать о …
I am interested in …
Как правильно написать письмо на английском языке
Вам нужно написать письмо другу или коллеге на английском, но вы не знаете, как это сделать? Это нормально: эпистолярный жанр — это искусство, требующее соблюдения точных правил
Не важно, каким будет ваше письмо: деловым, личным или письменной работой для сдачи экзамена. В этой статье вы найдете все необходимое, чтобы оно было выполнено правильно.
Вот типичная структура, которую вы можете использовать в большинстве ситуаций.
Чтобы структурировать свое письмо, вы должны включать информацию в следующем порядке:
- Имя и адрес получателя.
- Приветствие.
- Вступительная часть.
- Основное тело письма.
- Форма любезности и подпись.
Давайте посмотрим, как правильно заполнить каждую из частей структуры письма.
Здесь ничего сложного: вы просто указываете имя, а затем адрес получателя письма. Эта часть традиционно размещается в левой части страницы. Далее в этой же части указывается дата отправки письма.
Варианты приветствия в английских письмах систематизированы. Поэтому используйте общепринятые выражения и старайтесь избегать импровизации, особенно в официальных письмах.
- Вот несколько примеров приветствий в зависимости от контекста писем:
- 1. Письмо другу или члену семьи
- Если вы обращаетесь к близкому человеку, вы можете начать письмо на английском языке следующим образом:м
| Приветствие на английском | Перевод |
| Dear Jane, | Дорогая Джейн, |
| My dear Jane, | Моя дорогая Джейн, |
| My darling Jane, | Моя милая Джейн, |
Такие обращения, как «моя дорогая» или «моя милая», конечно, лучше использовать для близких людей, например, членов семьи. В остальных случаях они должны быть исключены из общения.
2. Вежливое письмо знакомому человеку
Если вы знаете имя получателя, но не хотите называть его по имени, фамилии должен предшествовать почетный титул: Mr./Mrs. Обратите внимание, замужняя женщина — это Mrs, а одинокая — Miss.
| Приветствие на английском | Перевод |
| Dear Mr. Smith, | Дорогой мистер Смит, |
| Dear Miss Doe, | Дорогая мисс Доу, |
| Dear Mrs. Johnson, | Дорогая миссис Джонсон, |
| Dear Ms. Martinez, | Уважаемая г-жа Мартинес, |
3. Вежливое письмо незнакомому человеку
Если вы не знаете имя получателя вашего письма, вы можете использовать следующие выражения:
| Приветствие на английском | Перевод |
| Dear Sir, | Уважаемый господин, |
| Dear Sirs, | Уважаемые господа, (несколько получателей) |
| Dear Madam, | Уважаемая госпожа, |
| Dear Sir or Madam | Уважаемый господин или госпожа (внимание, в английском языке «господин» всегда ставится первым) |
После приветствия в письме на английском языке обязательно включают вступительную часть. Это может быть отсылка к прошлой переписке, объявление новостей или благодарность за полученное письмо.
Вот несколько вариантов для разных ситуаций.
| Вступительная часть на английском | Перевод |
| Thank you for your letter of February 26th. | Спасибо за ваше письмо от 26 февраля (для делового письма). |
| It was kind of you to write to me. | Было мило с твоей стороны написать мне (для личного письма). |
| I am writing to inform you that… | Я пишу, чтобы сообщить вам… |
| I am pleased to tell you that… | Я рад сообщить вам, что |
| I am sorry to inform you that… | С сожалением сообщаю вам, что … |
После этого вам нужно продолжить рассказ и описать ситуацию в двух-трех абзацах.
После основного текста также следует использовать шаблонные выражения, которые традиционно пишут в английских письмах. Вот несколько распространенных примеров.
| Форма любезности в конце письма на английском | Перевод |
Письмо запрос на английском: как правильно писать, также образец
Коммерческое предложение в закупках — это ответ поставщика на просьбу заказчика предоставить ценовую информацию. Запросы же бывают двух типов: общедоступные и персональные.
В первом случае заказчик на своем сайте или в ЕИС размещает сообщение о том, что он заинтересован в будущей покупке и предлагает всем желающим присылать данные по стоимости.
Во втором — обращение направляется непосредственно конкретным поставщикам, их должно быть не менее пяти, согласно методическим рекомендациям Минэкономразвития России (утв. Приказом от 02.10.2013 № 567).
Закон не устанавливает требования к содержанию запроса. Но желательно оформить его на официальном бланке организации. В содержании следует максимально точно описать товар, работу или услугу, которые планируете закупать. Как правило, такое письмо содержит:
- Описание объекта закупки.
- Основные технических характеристики.
- Существенные условия исполнения контракта.
- Срок представления ценовой информации.
Информация о стоимости необходима заказчику, чтобы сформировать начальную максимальную цену контракта (НМЦК). Коммерческое предложение при этом должно полностью учитывать все условия закупки, для которой его запрашивают.
Также оно должно иметь срок действия, в нем не просто должна быть отражена реальная стоимость товаров, работ, услуг без умышленного завышения или занижения, но и подробно указано, из чего она складывается (за единицу, с НДС или без, есть ли доставка и т.д.).
Составление письма
Многие государственные органы используют для оформления запросов специальные формы, которые должны заполнить лица, желающие получить информацию. Как правило, в этих формах всегда указывается и список документов, которые должен приложить запрашивающий с целью подтверждения своего права на получения информации.
Если же предустановленного бланка не существует, запрос потребуется либо составить самостоятельно, либо воспользоваться одним из широко представленных в Интернете шаблонов писем-запросов.
Бизнес-идея: нужно ли сейчас открывать отели в Крыму?
В рамках данной статьи мы разработали и сделали доступным для скачивания типовой образец запроса, включающий в себя следующие разделы:
- наименование органа или коммерческой структуры, в который направляется запрос;
- ФИО или наименование автора запроса и его адрес;
- собственно просьбу о направлении информации;
- список приложений к запросу (на случай, если истребуется информация, не подлежащая публичному доступу);
- дату запроса и подпись автора.
Для использования шаблона его потребуется индивидуализировать, то есть включить в него конкретные обстоятельства.
О том, как составлять ответы на запросы о предоставлении информации, рассказано в нашем отдельном материале.
Запрос коммерческих предложений по 223-ФЗ
Для определения НМЦК по 223-ФЗ можно воспользоваться одним или несколькими способами.
1. Поискать данные о стоимости на продукцию в реестре закупок, которые проводились в соответствии с 223-ФЗ и 44-ФЗ. Все нужные данные размещается в ЕИС, при этом для целей определения НМЦК можно использовать информацию о ценах того участника, с которым заключается договор.
2. Поискать данные о рыночных ценах в едином реестре договоров по 223-ФЗ и в едином реестре государственных и муниципальных контрактов, по 44-ФЗ.
3. Собрать и проанализировать общедоступную информацию о рыночных ценах. К ней относится в том числе:
- сведения о стоимости продукции из каталогов, рекламы, описаний товаров;
- сведения о котировках на российских и иностранных биржах;
- сведения о стоимости на продукцию на ЭТП;
- данные государственной статистической отчетности о ценах продукции.
4. Осуществить поиск в официальных источниках уполномоченных государственных и муниципальных органов.
5. Если применимо, можно поискать данные о рыночной стоимости объектов оценки, определенной в соответствии с законодательством, которое регулирует оценочную деятельность в РФ.
6. При возможности можно использовать данные информационно-ценовых агентств.
7. Наконец, можно запросить информацию о рыночных ценах на продукцию минимум у трех поставщиков, которые специализируются на поставке нужной продукции. Их контакты всегда есть в открытом доступе. Чтобы их получить, можно воспользоваться любой поисковой системой.
Для чего нужен письменный запрос?
Письмо-запрос является коммерческим деловым документом, цель которого – получение нужных сведений от адресата для решения какой-либо проблемы. При оформлении такого письма рекомендуется подробно обозначить суть проблемы для экономии времени адресата на оформление ответа.
Составляться письмо-запрос может по различным поводам, в том числе, для получения:
- Прайс-листов, каталогов, образцов.
- Данных о продукции или услугах, а также условий и сроков доставки.
- Предложений о скидках и акциях.
- Прочих документов и прочей информации.
Письмо может оформляться на простом листе А4 или на фирменном бланке компании. Более предпочтительней, конечно, оформлять такое послание на фирменном бланке, где уже отображены реквизиты компании, направившей запрос, с контактными данными.
Кроме этого, при использовании такого бланка, можно осуществить:
Банкноты и монеты современной России, находящиеся в обороте
- Установление бренда для узнавания.
- Повышение авторитета фирмы в глазах партнеров, а также прочих авторитетных фирм.
- Получение статуса эксперта в своей сфере деятельности.
- Привлечение тематических трафиков.
Всего этого можно добиться при условии, публикации качественного контента с профессиональным знанием темы.
При помощи качественного контента можно получить постоянного посетителя на сайте компании, заинтересовать его предложением и привлечь в качестве клиента или партнера.
(Видео: “Как написать деловое письмо, чтобы ответили | Советы по написанию письма с предложением чего-либо”)
Примеры различных писем – запросов
Для получения необходимых сведений, заинтересованное предприятие оформляет официальный запрос. Поводом для оформления письма-запроса могут быть разные обстоятельства. В предыдущем разделе это отмечено.
Унифицированного шаблона такого письма законодательством РФ не предусмотрено. Поэтому, такой документ можно составить в свободном стиле. В то же время, для составления такого письма необходимо соблюдать правила составления деловых и служебных писем, принятых в делопроизводстве, не допуская ошибок, исправлений и зачеркиваний.
- Обращение в запросе, как правило, осуществляется на имя начальника компании, его заместителя или другого должностного лица, уполномоченного предоставить ответ с запрашиваемыми данными.
- В письме необходимо четко обозначить от кого поступил запрос, с отображением контактов для связи и кому необходимо предоставить ответ.
- При заполнении основного текста письма необходимо четко и лаконично изложить запрос с указанием того, что, именно, нужно узнать отправителю письма. При этом, можно сослаться на законодательные номы РФ, гарантирующие ответ.
- Письмо, как и любой деловой документ обязано быть подписано руководителем.
Ниже предлагаются примеры различных вариантов писем-запросов.
Письмо – запрос о предоставлении информации
Такой письмо рекомендуется заполнять на фирменном бланке компании, отправляющей письмо, где отображены реквизиты и контакты отправителя. Для оформления письма нужно выполнить следующую процедуру:
- Заполнить обращение к адресату, в правой верхней части бланка, с указанием:
- Должности адресата.
- Названия предприятия.
- Ф.И.О. руководителя.
- Заполнить исходящий номер письма и дату его оформления, в левой части бланка напротив обращения.
- Отобразить мотив обращения.
- Сослаться на законодательные нормы РФ при надобности.
- Изложить суть обращения, с обозначением конкретной просьбы.
- Подписать документ с расшифровкой фамилии и при потребности – заверить печатью.
- Зарегистрировать документ в журнале учета исходящей корреспонденции.
Образец
doc
Письмо-запрос о предоставлении документов
Структура такого письма-запроса аналогична предыдущему документу. Здесь таким же образом требуется заполнить послание на фирменном бланке предприятия, отправляющего запрос, с отображением:
- «Шапки», где указываются реквизиты получателя, в том числе:
- Должность адресата.
- Название компании.
- Ф.И.О. руководителя.
- Исходящего номера и даты заполнения письма.
- Краткой темы запроса, где обозначен характер прошения.
- Личного обращения к адресату (за исключением запросов в государственные ведомства).
- Сути обращения.
- Благодарности за сотрудничество, выраженное в вежливой форме.
- Подписи уполномоченного лица, с расшифровкой фамилии и печати, если это необходимо.
Образец
doc
Письмо-запрос в налоговую
- Данный запрос, в большинстве своем, оформляется бухгалтером, при необходимости трактовки какого-нибудь положения из НК РФ или для предоставления сведений, которыми владеют сотрудники ИФНС.
- Обращение с письмом предполагает обязательное отображение реквизитов отправителя, поэтому, такое обращение лучше заполнять на фирменном бланке отправителя запроса, если это юр лицо, или на стандартном листе А4, если это физлицо или ИП.
- Если с письмом в налоговую обращается физлицо или ИП, не имеющие фирменного бланка, то в этом варианте нужно заполнить:
- Наименование ИФНС, куда отсылается запрос.
- Ф.И.О. руководителя ведомства.
- Ф.И.О. отправителя письма с указанием:
- ИНН.
- КПП.
- Адреса проживания.
В остальном, структура документа ничем не отличается от стандартного письма-запроса, то есть, заполняется:
- Краткая тема документа.
- Суть просьбы, со ссылкой на законодательные нормы РФ.
- Подпись отправителя, с расшифровкой фамилии.
- Дата составленного послания.
Образец
, doc
Письмо-запрос акта сверки
Такой запрос, чаще всего отсылается партнеру, для определения наличия задолженности или при переплате в период сотрудничества с партнером. Составляется такой документ на имя начальника компании или на имя главного бухгалтера соответствующей фирмы. Заполняется письмо, обычно на фирменном бланке предприятия-отправителя.
- Форма и структура письма-запроса аналогична запросам, представленным в предыдущих примерах.
- Образец
- doc
Письмо-запрос подтверждения информации
При отправке такого запроса непременно нужно подробно отобразить суть проблемы с обоснованием просьбы для подтверждения необходимых сведений. Форма документа обычная. Непременно нужно обозначить почтовый и/или электронный адрес отправителя запроса для получения ответа.
Образец
doc
Способы отправки письма – запроса
Письмо – запрос считается деловым документом, отправляемым партеру или клиенту в качестве переписки. После оформления такого документа и подписания его руководителем документ необходимо отправить адресату.
Для сохранения истории переписки, такое письмо, как правило составляется в 2-х экземплярах, один из который подшивается у отправителя, второй отсылается адресату.
Отсылку такого письма можно осуществить следующими способами:
- Курьером, с фиксацией адресатом в экземпляре отправителя отметки о получении письма. Это наиболее быстрый способ, гарантирующий получение корреспонденции адресатом.
- Заказным отправлением, используя услуги почты России, с уведомлением о получении письма адресатом. Такой способ занимает большее время в получении запроса.
- Последнее время более широкое применение в переписке между партнерами и клиентами получила электронная почта, которая обеспечивает мгновенную доставку письма. Однако, при этом способе есть риск попадания письма в «СПАМ», в результате чего адресат не прочитает сообщение. Чтобы избежать этого, рекомендуется продублировать письмо обычным почтовым отправлением.
Сроки ответа
Деловая переписка не регламентируется законодательными нормами РФ. Ответит ли или нет адресат на письмо-запрос отправителя зависит от соблюдения адресатом правил деловой этики.
Тем не менее, чтобы соблюсти хороший тон, солидная компания обязательно напишет ответ и неважно: положительный он будет или отрицательный. Обычно, ответы на письма-запросы предоставляются не позже одного месяца.
При этом, надо иметь ввиду, что ответы рекомендуется составлять, соблюдая следующие требования деловой переписки:
- Ответ обязан быть кратким, с четким изложением темы и отсутствием фраз с двойной трактовкой.
- Для большей солидности и веса – ответы рекомендуется оформлять на фирменном бланке предприятия.
Структура и речевые клише писем с запросом
Научиться составлять письменные запросы не очень сложно: они короткие по содержанию и пишутся с использованием стандартных фраз.
Если вы пишете традиционное почтовое послание, то перед текстом всегда указывается адрес получателя и дата. В электронной переписке этот момент можно опустить.
Каждое письмо, содержащее запрос на английском, начинается с приветственного обращения. Если вы пишете знакомому человеку, то оно будет иметь форму Dear Mr. + фамилия или Dear Mrs. + фамилия. Но гораздо чаще точный адресат письма неизвестен, поэтому используются формальные выражения:
- Dear Sir or Madam – Уважаемый(-ая) господин/госпожа;
- Dear Sirs – Уважаемые господа;
- To whom it may concern – Тем, кого это касается.
Обращение отделяется запятой, а далее с новой строки пишут основной текст.
Первым указывают источник, послуживший поводом к написанию. Это, как правило, рекламное объявление или рекомендация. Представим в таблице образец типичных для этого абзаца выражений.
| With reference to your advertisement in… | Касательно вашего рекламного объявления в… |
| I saw your commercial on TV… | Я видел вашу рекламу по телевидению… |
| You were recommended to us by… | Вы были рекомендованы нам… |
| Regarding your order in… | В связи с вашей рекламой в… |
| We were advised by… | Мы были проинформированы … |
| We have heard of your products from… | Мы узнали о вашей продукции от… |
Другие темы английского: Письмо жалоба на английском языке: правила написания формальных писем
Далее приводится краткая информация о фирме-отправителе письма. Изложить позицию компании помогут следующие фразы.
| We specialize in… | Мы специализируемся на… |
| Our company is a subsidiary of… | Наша компания является филиалом…. |
| We are interested in… | Мы заинтересованы в … |
| We are one of the main producers of … | Мы одни из ведущих производителей… |
| As distributors we have a large network of… | Как дистрибьюторы мы располагаем обширной сетью… |
| Our company is mainly concerned with… | Наша компания в большей степени связана с… |
| We are in the market for… | Мы готовы купить… |
После этих вступительных слов излагается суть письма, т.е. все интересующие вопросы и просьбы. Приведенные клише помогут собраться с мыслями и кратко выразить свою заинтересованность.
| Could you please send us… | Не могли бы вы, пожалуйста, отправить нам… |
| The main item we are interested in is…in your catalogue. | Главным образом мы заинтересованы в…, размещенном в вашем каталоге. |
| We are writing to enquire about… | Мы пишем с целью узнать …. |
Загрузка...
