Деловая переписка на английском | что нужно знать, чтобы не попасть в неловкие ситуации

Деловая переписка на английском языке: тонкости бизнес-общения

Деловая переписка на английском | Что нужно знать, чтобы не попасть в неловкие ситуации

Современный мир открыт людям, владеющим иностранными языками. Это уже скорее насущная потребность, нежели увлечение. Сотрудничество предпринимателей из разных стран никого не удивляет.

Поиску партнёров и поддержанию контактов способствует умение вести деловую переписку.

Поскольку в мире бизнеса документам и официальным письмам уделяется особое внимание, обсудим все требования, которым должна соответствовать деловая переписка на английском языке на конкретных примерах.

По каким правилам ведется деловая переписка на английском языке

Очевидно, что умение писать официальные письма на английском языке – важный навык для компаний, работающих с иностранными партнерами. Свободное владение языком, знание деловой этики и делопроизводства могут быть определяющими критериями отбора кандидата на вакантное место в организации.

Проведем условное деление деловых писем на две большие группы:

  1. Письма в свободной форме.

  2. Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.

Составление писем в свободной форме – более сложная задача, поскольку шаблонные письма требуют лишь соблюдения формы, и чаще всего в организациях разработаны типовые бланки, а также инструкции по их заполнению.

Поэтому имеет смысл потратить время и познакомиться с правилами свободного изложения текста.

Различные сопроводительные документы, заявки, отчёты и прочие письма, имеющие унифицированную форму, вы освоите в процессе работы.

Начать знакомство с правилами ведения деловой переписки следует с определения текстовых блоков, содержащихся в деловом письме на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.

Адрес отправителя

Правый верхний угол отводится под указание сведений об отправителе, которые располагаются в строго определенном порядке без использования знаков препинания.

Реквизиты Пример
Фамилия и имя Sobolev Anton
Должность PR manager
Название компании T&T Corporation
Номер дома и название улицы 45 Parkovaya St
Город и почтовый индекс Volgograd 167890
Страна Russian Federation

Дата

Отступив на три строки вниз, укажите дату составления письма. Правилами деловой переписки допускаются различные форматы написания сведений о времени написания документа:

October 29, 2017.

29 October, 2017.

29th October, 2017.

October 29th, 2017.

29 Oct. 2017.

Использование только числовых обозначений даты – не лучший вариант, поскольку в странах, где говорят на английском языке, могут неправильно прочесть запись вследствие наличия специфичных правил написания такой информации. В частности, отличается порядок указания конкретной даты, месяца и года в Англии и США.

Правила деловой переписки: язык, фразы, примеры, образцы писем. Деловая переписка на английском языке

Предприятия, учреждения, бизнес-партнеры ежедневно обмениваются разнообразной деловой корреспонденцией.

В письменной форме принято вести преддоговорные переговоры, подготавливать проекты, делать коммерческие предложения, выражать просьбы, предъявлять претензии, сообщать либо выяснять требующуюся информацию, а также рассылать приглашения на торжественные мероприятия.

Грамотные и содержательные официальные письма существенно экономят время, помогают успешно налаживать деловые контакты и взаимовыгодно сотрудничать.

Унылые канцелярские штампы, обязательные официальные фразы, привычные для советского делопроизводства, постепенно уходят в прошлое. Культура современной деловой переписки диктует новые тенденции. Стиль сегодняшней официальной корреспонденции гораздо проще, лаконичнее и живее. О правилах и этикете написания обычных и электронных деловых писем расскажем в статье.

Виды деловой переписки

Существуют два основных вида деловой переписки:

  1. Внутренняя. Внутреннюю деловую переписку ежедневно ведут между собой сотрудники и руководство офисов и учреждений. В письменной форме запрашивают и сообщают нужную информацию, передают требующиеся документы. Внутреннюю рабочую корреспонденцию печатают на обычных стандартных листах бумаги, но чаще отправляют в электронной форме.
  2. Внешняя. К внешней, или официальной, переписке относится письменная корреспонденция, которую рассылают за пределы предприятия: информационные и рекламные письма, бизнес-предложения, приглашения на семинары, совещания, торжества, письма-поздравления и т. п. Как правило, первый лист официального письма оформляют на бумажном либо электронном фирменном бланке.

По назначению различают:

  • информационные деловые письма;
  • рекламную корреспонденцию;
  • письма-запросы;
  • письма-рецензии;
  • коммерческие предложения;
  • письма-отчеты;
  • бизнес-планы;
  • письма-претензии;
  • письма-заявления;
  • письма-просьбы;
  • гарантийные письма;
  • сопроводительные письма;
  • письма-приглашения;
  • благодарности;
  • поздравительные письма и т. д.

Официальные письма могут быть:

  1. Одноаспектными — посвященными одному конкретному деловому вопросу или предложению. В современной официальной переписке принято использовать преимущественно лаконичную и содержательную одноаспектную корреспонденцию.
  2. Многоаспектными. В многоаспектной переписке возможно обсуждение двух и более связанных между собой деловых тем. Как правило, многоаспектные письма содержат несколько разделов и подразделов.

Формы деловой переписки

Современную деловую корреспонденцию отправляют:

  • в бумажной форме (посредством курьерской либо почтовой доставки);
  • в электронной форме (по электронной почте).

Правила деловой переписки

Рабочую, или внутреннюю, деловую переписку по текущим вопросам и планам ведут преимущественно в упрощенной, удобной для сотрудников и руководства форме. Обычно — в виде распоряжений, лаконичных докладных и служебных записок, информационных сообщений и запросов.

Внешние официальные письма печатают на фирменном бланке с логотипом предприятия (бумажном либо электронном), форматируют соответственно стандартным требованиям к оформлению деловой корреспонденции. В Российской Федерации — согласно ГОСТ Р 6.30 2003.

Деловая переписка письмо

язык деловой переписки

При написании деловой корреспонденции используют исключительно государственный язык. Вести переписку с иностранными партнерами принято на международном — английском.

примеры писем деловой переписки

Внутренняя деловая переписка

Образец деловое письмо

Официальная деловая переписка

Независимо от видов и назначения официальных писем, при их составлении важно придерживаться определенной структуры.

Это позволяет оформить документ для внешней переписки аккуратно и грамотно, четко донести до адресата суть проблемы или запроса, а в ответ — быстро получить требующуюся информацию, разрешение или другой нужный результат.

По тому, насколько профессионально ведется деловая переписка, можно судить об имидже компании.

Стандартное деловое письмо включает следующие элементы:

  • реквизиты адресанта/отправителя (располагают вверху листа — слева либо посередине);
  • реквизиты адресата/получателя (печатают справа вверху);
  • дату составления письма (размещают под реквизитами адресата);
  • строку с темой обращения (посередине, над преамбулой и основным текстом);
  • официальное обращение к адресату/адресатам;
  • короткий, но содержательный абзац-преамбулу;
  • основной текст, объясняющий суть обращения;
  • при необходимости — уточняющий блок с изложением фактов, перечнем документов и т. п;
  • лаконичный заключительный абзац;
  • приложения — дополнительную документацию, информационные справки, прайс-листы и пр.;
  • подпись руководителя либо непосредственного отправителя делового письма.

Официальная деловая переписка правила

Блок делового письма с реквизитами получателя оформляют следующим образом. Вверху печатают должность адресата; в следующей строке — официальное наименование предприятия либо учреждения; ниже — фамилию и инициалы получателя (в дательном падеже); в последней строке — почтовый и/или электронный адрес отправления деловой корреспонденции.

Если для первой страницы используют фирменный бланк, оформлять отдельным блоком реквизиты отправителя не требуется. Обычно они уже прописаны в бланке.

Если документ печатают на обычном листе, в верхней строке указывают полное название компании, форму собственности; в следующей — юридический адрес; ниже — контактные телефоны/факсы; далее — электронные адреса, а также, если есть, адрес сайта организации; в последних строках пишут номера ИНН, ОГРН и оставляют свободное поле для проставления входящего номера письма.

В тематической строке может быть указано название документа («Благодарность», «Напоминание», «Приглашение» и т. п.

) либо краткая информация о поводе официального письма (к примеру, «Уточнения и пояснения к предварительному проекту строительства»). Заголовок важно сформулировать максимально четко и содержательно.

Это поможет адресату легко понять суть содержащейся в письме информации и степень ее важности.

Обращение к получателю печатают над преамбулой и основным текстом. Как правило, посередине строки. Общепринятое официальное обращение — «уважаемый» + имя и отчество получателя. После обращения ставят восклицательный знак.

Например, «Уважаемый Петр Анатольевич!» В современной официальной переписке нередко употребляют обращение «господин (госпожа)» в сочетании с фамилией адресата либо его должностью.

К примеру, «Уважаемый господин Антипов!», «Уважаемый господин депутат!».

В преамбуле предельно сжато излагают повод обращения. Описывать предложение или интересующий вопрос во всех подробностях здесь не стоит. Весь текст этого блока делового письма должен уместиться в одном небольшом абзаце.

В основной части официального письма ёмко и содержательно излагают суть просьбы или предложения, при необходимости подтверждают информацию фактами, ссылками на документы, результаты исследований и т. п. Для удобного прочтения основной текст оформляют в виде небольших, логически завершенных абзацев.

В заключительном абзаце кратко подытоживают написанное. Слева внизу печатают должность и имя отправителя, ставят подпись. Если письмо будет дополнено одной либо несколькими страницами с приложениями, наименования этих документов перечисляют постскриптум.

Списки стандартных фраз, используемых в официальном письменном общении:

Официальная деловая переписка примеры

Официальное письмо-предложение

Официальное письмо-просьба

Оформление деловой переписки

Современную деловую корреспонденцию оформляют согласно рекомендациям ГОСТ Р 6.30 2003:

  • форматы листов (как бумажных, так и электронных): стандарт A4, при необходимости допустим A5;
  • обязательные поля: левое — 20—30 мм; верхнее, нижнее — по 20 мм; правое — 10 мм;
  • обязательная нумерация всех страниц официального письма (кроме первой);
  • отдельная нумерация каждого из приложений;
  • разделение текста на абзацы — интервал «после» — 6 типографских пунктов (пт);
  • стандартный шрифт для деловой корреспонденции — Times New Roman;
  • размер шрифта в заголовке — № 14 или № 16;
  • размер шрифта в преамбуле — № 12 или № 14;
  • размер шрифта для основного текста — № 12;
  • междустрочные интервалы — 1,2 пт или 1,5 пт.

Электронная деловая переписка

Большинство современных компаний отправляют и получают деловую корреспонденцию в электронной форме через почтовые интернет-сервисы. Этот вид официальных писем имеет немало преимуществ.

Плюсы электронной деловой переписки:

  • Экономия времени — адресат получает требующуюся информацию в течение нескольких секунд и так же быстро может отправить ответное письмо.
  • При необходимости один и тот же запрос или предложение в виде копий можно отправить по email сразу нескольким адресатам, создать списки рассылки.
  • Удобство письменного общения — многие почтовые программы сохраняют деловую переписку в виде диалогов с помощью опции цитирования предыдущих сообщений.
  • К электронному деловому письму можно приложить достаточно большой объем файлов с нужными документами, графиками, диаграммами, отчетами, фото и т. п.
  • Email-сервисы архивируют и систематизируют все отправленные и полученные электронные письма по заданным настройкам — нужную деловую корреспонденцию при необходимости легко находить и просматривать.
  • Настроив в почтовой программе опцию «уведомление о прочтении» или подобную, можно удостовериться, что деловое письмо не только получено, но и прочитано адресатом.

Правила электронной деловой переписки

Правила составления бумажной и электронной деловой корреспонденции мало чем отличаются.

Правила электронной переписки:

  • В строке «Кому» указывают email основного получателя.
  • Если требуется отправить деловое письмо еще нескольким адресатам, используют опцию «Копия».
  • Тему вписывают в специально предусмотренную для этого строку. Формулировать тему делового электронного отправления желательно кратко, четко и содержательно. Так адресату легче будет определиться с сутью и приоритетностью рассмотрения письма.
  • Реквизиты компании, преамбулу, основную и заключительную части электронного делового письма печатают в текстовом поле.
  • Структура и оформление электронного письма — такие же, как для обычной деловой корреспонденции, которую печатают на бумаге.
  • Для написания официальных электронных писем, как правило, используют шаблон фирменного бланка компании.
  • Дополнения к электронному отравлению: документы, отчеты, рекламные материалы и т. п. — отправляют в виде вложений. Их перечень размещают после заключительной части текста.
  • Отвечать на электронные деловые письма принято сразу или не позднее 2—3 дней после из получения.

Образец электронное письмо

Электронное письмо-предупреждение

Деловая переписка поздравления, образец

Этикет деловой переписки

При составлении деловых писем принято придерживаться ряда правил:

  1. Общепринятый стиль любой деловой корреспонденции (как внешней, так и внутренней) — официальный.
  2. Грамотно составленное деловое письмо должно быть кратким, но достаточно содержательным и максимально информативным.
  3. Важно не допускать в деловой переписке орфографических, пунктуационных и затрудняющих понимание написанного синтаксических ошибок. Перед отправкой текст официального письма стоит вдумчиво проверить.
  4. В текстах служебных писем желательно не употреблять просторечных и не соответствующих деловому стилю общения слов.
  5. Также в деловой корреспонденции не место витиеватым, сложным для восприятия оборотам, излишней эмоциональности. Однако перегружать рабочие письма канцеляризмами и речевыми штампами также не стоит.
  6. Обращаться к адресатам внутренней переписки допустимо так, как это принято в компании: по фамилии, имени и отчеству, только по полному имени. При этом обращаться в деловых письмах нужно исключительно на «Вы».
  7. При написании рабочих писем руководству и официальных деловых писем в сторонние организации и компании к имени-отчеству получателя обязательно добавляют слово «уважаемый».
  8. В качестве приветствия недопустимы расхожие выражения: «привет», «приветствуем», «доброго здоровья», «доброго времени суток» и т. п. Фразы «доброе утро» и «добрый вечер» также не совсем уместны — адресат может читать письмо в другое время суток. Лучше всего ограничиться нейтральным «здравствуйте».
  9. В современной официальной деловой переписке слова приветствия обычно пропускают, начиная письма непосредственно с обращения к получателю.
Читайте также:  Топик alternative medicine | сочинение альтернативная медицина

Деловая переписка на английском языке

Письменное деловое общение с иностранными компаниями и партнерами принято вести по-английски. Структура и правила оформления официальных писем на английском языке мало чем отличаются, от тех, которые пишут на русском.

Важно, чтобы они были составлены сотрудником, в совершенстве владеющим английским, либо профессиональным переводчиком.

Неграмотный или неточный перевод делового письма может исказить смысл написанного и навредить репутации компании.

Правила делового письма на английском языке

  1. Реквизиты отправителя в английской деловой корреспонденции располагают слева вверху страницы. Реквизиты получателя — под реквизитами отправителя либо справа вверху. Вначале пишут имя адресата, затем наименование компании, в которую адресуют официальное письмо.

  2. Дату отправки документа печатают под реквизитами получателя или (если они размещены под реквизитами отправителя) в левой части следующей строки.
  3. Перед фамилией адресата обязательно пишут Ms./Madam, если официальное письмо на английском адресовано женщине, или Mr./Sir, если получатель мужчина. К примеру, Mr.

    Backer, Madam Miller. Если пол адресата неизвестен, употребляют неопределенные обращения: Sir or Madam либо Sir.

  4. Приветствие-обращение располагают отдельной строкой, над основным текстом делового письма. В соответствии с этикетом английского письменного общения, обращение к получателю начинают словом Dear.

    После обращения обычно ставят не восклицательный знак, а запятую или двоеточие.

  5. Основной текстовый блок включает: короткую стандартную фразу вежливости, вступительный абзац-преамбулу, текст письма, заключительный абзац.
  6. Завершают письмо одной из фраз, выражающей уважение к адресату.

    Обычно: Yours faithfully («С уважением»), Very truly yours («Искренне Ваш») либо подобной. Ниже печатают имя отправителя.

Начало делового письма на английском языке, с переводом

Конец делового письма на английском языке с переводом

Примеры фраз деловой переписки на английском языке с переводом

Примеры приветствий на английском языке деловых писем с переводом

Деловая переписка на английском языке примеры писем с переводом

Научиться оформлять деловую корреспонденцию безупречно несложно. Достаточно четко представлять себе цель официального письма, писать грамотно, по всем правилам делового этикета и непременно с уважением к тем, кому предстоит его прочесть.

Освоить деловой английский? Это просто!

В современном мире уже невозможно представить себе эффективный бизнес без международного сотрудничества, интернациональной коммерции и крепких партнерских связей между компаниями из разных государств.

Соответственно, невозможно представить себе успешного бизнесмена без знания английского языка, и не просто легкодоступной разговорной речи – делового английского.

Деловой язык характеризуется достаточно узкой сферой употребления, и потому даже те, кто владеет английским лишь на базовом уровне, без проблем освоят бизнес английский для ведения деловой переписки, организации телефонных переговоров или коммерческих презентаций.

Начало карьеры в международном бизнесе: составляем резюме на английском

В англоязычной бизнес-культуре различают резюме двух видов: собственно resume и его более детальный вариант – Curriculum vitae, или CV. В интернете можно найти множество образцов документов обоих типов.

Как правило, для поступления на работу в престижную компанию достаточно составить resume – короткую справку об образовании, опыте работы, приобретенных навыках и умениях.

CV – более подробный документ; он содержит детальную информацию о профессиональных успехах, достижениях в науке, публикациях, наградах, ученых степенях.

Оформлять CV заранее имеет смысл только в том случае, если Ваша должность будет сопряжена с научно-исследовательской, преподавательской или творческой деятельностью. В иных случаях потенциальный работодатель может потребовать CV по собственной инициативе – будьте готовы расширить resume и добавить перечень своих академических достижений.

Строго говоря, содержание резюме на английском приблизительно дублирует привычные русскоязычные резюме. Существует лишь несколько отличий.

Прежде всего, в начале документа не ставится слово «resume». Начинайте сразу с указания имени и фамилии (отчество указать можно, но необязательно), например: Roman Petrov.

Далее следуют контактные данные, начиная с почтового адреса. Адрес начинается с наименьших значений: названия улицы, номера дома и квартиры.

Только потом при необходимости записывают город, страну и почтовый индекс. Например:

Roman Petrov Suvorova, 150, apt. 34 Krasnodar, 350063. (867) 000-00-00

romanpetrov@gmail.com

Далее можно указать личные сведения, если они требуются работодателю. Раздел так и называется – Personal Data. Он обычно включает дату рождения, семейное положение и информацию о детях. К примеру:

Date of birth: 05/26/1980 (не забываем, что на первом месте указывается месяц, а не число).
Marital status: single.

Интересный пункт резюме на английском – Objective. Дословно он подразумевает указание цели, с которой Вы устраиваетесь именно на эту работу. Здесь уточните сферу деятельности (допустим, Logistics) и перечислите интересующие Вас должности.

Логично расположить ниже сведения об образовании, хотя при желании можно менять блоки информации местами. Данные лучше указывать в хронологическом порядке, разбивая их при этом на основное и дополнительное образование.

Education and Qualifications Basic: 2001-2006: Kuban State University Psychology Department Psychologist Additional: 2006: Professional Education Center

Computer Operator – Certificate

Затем следует самый важный информационный блок – опыт работы. Чаще всего он называется Work Experience, хотя существуют некоторые варианты: Work History, Professional Experience, просто и лаконично – Experience. В резюме на английском этот пункт оформляется точно так же, как и в русскоязычном документе: время работы, компания, должность, основные обязанности:

2007-2012: Infora Inc., Logistics Manager, delivery monitoring and shipment database maintenance

В разделе «Навыки» не забудьте указать уровень владения иностранными языками (Languages: English (Upper-Intermediate)), персональным компьютером и офисными программами. Важны и личностные качества и навыки:

customer service skills – умение работать с клиентами;
organizational planning – навыки организационного планирования;
excellent oral communication skills – отличные навыки устной коммуникации;
expertise in human relations – знание управления персоналом.

Ниже могут следовать такие пункты, как “Awards” («Награды»), “Publications” («Публикации»), “References” («Рекомендации»). Можно указать, что рекомендации Вы можете предоставить по требованию работодателя (“available on request”).

Успешная деловая переписка на английском

Бизнес-корреспонденция на английском языке несложна, и начинающие работники совершенно напрасно опасаются составлять деловые письма. Главное – придерживаться традиционных правил и наловчиться использовать стандартные обороты деловой речи.

Формулировка обращения к читателю, как и прощания с ним, зависит от того, знаком Вам адресат или нет.

Если нет, то обращаться письменно к нему следует во множественном числе (“Dear Sirs”) или через предлог “or” (“Dear Sir or Madam”). Если же Вы точно знаете имя адресата, обращение принимает соответствующий вид: “Dear Mr., Mrs.

, Miss”. При написании письма к женщине лучше использовать сокращение “Ms”, особенно, если Вы не уверены в ее семейном положении.

В качестве вступления можно использовать следующие стандартные фразы:

Thank you for your letter… – Благодарим за Ваше письмо…
Further to your latest request / e-mail… – Отвечая на Ваш запрос / сообщение электронной почтой…
With reference to your e-mail… – Относительно / касательно Вашего письма…

Для указания причины написания письма можно пользоваться простой фразой “I am writing to…” и подставлять нужные глаголы. Например, «Я пишу Вам, чтобы осведомиться о…» – “I am writing to inquire…”.

Деловая переписка на английском имеет важный ключевой момент: в ней широко применяются модальные глаголы и условное наклонение. Примеры их использования можно найти в таких распространенных фразах, как:

Как вести деловую переписку на английском + образцы

Специалисты, которые владеют английским языком, высоко ценятся, так как широко практикуется сотрудничество бизнесменов из различных государств. А умение вести деловую переписку облегчает процесс поиска партнеров и налаживания с ними сотрудничества. В этой статье мы собрали для вас рекомендации, которые следует учитывать при ведении деловой переписки на английском языке.

Умение составлять деловые письма на иностранном языке – важный навык для фирм, которые сотрудничают с зарубежными организациями. Свободное владение языком, знание официального этикета могут послужить решающими критериями выбора кандидата на свободное место в компании. Официальные письма можно поделить на 2 категории:

Обычно в компаниях имеются стандартные бланки и руководства по их использованию. Начинать знакомиться с правилами осуществления деловой переписки на английском языке рекомендуется с выделения блоков текста, которые содержатся в письме.

Справа вверху указываются данные адресанта, располагаемые в установленном порядке без применения знаков препинания. Далее вы можете ознакомиться с реквизитами письма и тем, как они выглядят в тексте:

Сделайте отступ на 3 строчки в низ, напишите дату, когда было составлено письмо. Нормами официальной переписки разрешаются разные форматы указания данных о времени составления письма:

Применение лишь численных обозначений даты не рекомендуется. Обусловлено это тем, что в англоговорящих государствах могут неверно воспринять подобную информацию из-за существования особых правил указания даты. Так, в Великобритании и Соединенных Штатах Америки формат написания даты различается. 08.09.2018 – восьмое сентября 2018 (европейские страны), девятое августа 2018 (США).

Сведения о получателе пишутся в левой стороне. Перечень данных и порядок их написания практически такие же, как у реквизитов адресанта. Однако имеются определенные различия.

В английском языке используются некоторые сокращения, которые предназначены для демонстрации уважительного отношения к собеседнику: мужчина – Mr, женщина – Ms. При обращении к женщине, находящейся замужем, применяется приставка Mrs. Если женщина не вступала в брачный союз, используется обращение Miss.

Первое, что увидит получатель – это слова приветствия, которые адресованы ему. Тип обращения зависим от степени вашего знакомства с собеседником. В официальной переписке используются стандартные речевые конструкции: Dear Mrs/Ms и фамилия получателя на английском.

Если вы хотите отправить письмо тому, чье имя не знаете, используйте фразу Dear Sir or Madam. Когда адресуете письмо нескольким людям, начинайте его с Dear Sirs, Dear Colleagues и то прочее.

Иногда можно отступать от принятых норм, например, обращаясь по имени: Dear John.

Помните, что в английском обращение выделяется запятой, а в американском варианте – двоеточием.

Данная часть письма предназначена для передачи смысла письма адресанта, потому ее нужно в особенности тщательно проработать. Начните писать ее с короткого введения. Если вы продолжаете переписываться с давним партнером, введение на английском может быть таким:

  • This letter is to confirm – данное письмо подтверждает то, что…
  • Thank you for your letter – благодарим за ваше письмо…
  • We acknowledge receipt of your letter – мы получили ваше письмо…
  • With reference to your letter of – касательно вашего письма от…

Не употребляйте сокращенные сказуемые, когда составляется деловое письмо.

Цели и причины вашего письма должны излагаться при учете всех норм английского языка, логичным образом подводить к сообщению об ожидании ответа. Адресат правильно поймет суть послания, если вы грамотно разобьете его на маленькие абзацы с завершенной мыслью, без применения табуляции.

Заключительная часть

Заканчивая письмо, используйте стандартные конструкции, которые выражают благодарность, предложение партнерства; приглашают к дальнейшей переписке.

  • Please acknowledge receipt – просим Вас подтвердить получение…
  • If you have any questions, do not hesitate to contact us – если у Вас появятся вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам.
  • Thanking in advance – заранее выражаем благодарность.
  • We value your custom highly – сотрудничество с вами имеет для нас большое значение.
  • Please contact us again if we can help in any way – пожалуйста, обращайтесь к нам опять, если мы можем чем-либо помочь.
  • Thank you and we are looking forward to hearing from you – благодарим Вас, ждем ответа.

Подпись

Вежливый тон необходимо выдерживать во всех частях послания. Ввиду этого перед указанием собственного имени пожелайте собеседнику всех благ либо выразите уважительное отношение. Примеры фраз на английском для деловой переписки:

  • Yours sincerely – с искренним уважением (к знакомому получателю).
  • Yours faithfully – с уважением (к получателю, которого вы не знаете).
  • Best wishes – с наилучшими пожеланиями (нейтральное выражение).

Выделив фразу запятой, опуститесь на строчку вниз и поставьте подпись. Напишите собственное имя, фамилию, должность.

Если вы намереваетесь приложить к вашему посланию определенные бумаги, напишите их список после подписи. Нормами официальной переписки предусматривается применение сокращения Enc. В переводе с английского это значит «Приложение». После данного слова должны перечисляться документы, которые прилагаются к посланию.

Как писать деловые письма на английском представителям различных государств

Культурные традиции различных государств значительно отличаются, даже если для переписки подобран такой универсальный язык, как английский. Данные особенности требуется принимать во внимание, когда переписываетесь с иностранными компаниями.

Китай, Япония, арабские государства

В государствах Азии и восточных странах вежливость имеет особое значение, потому старайтесь включать в послание по максимуму вежливые обращения, в особенности при первом знакомстве. Возможными вариантами, которые учитывают нормы этикета, могут быть такие конструкции:

  • Hope this email finds you well. Надеюсь, у Вас все в порядке.
  • Sorry for bothering you. Извините за то, что отвлекаю.
  • Might I take a moment of your time? Можно я займу у Вас минуту?

Применяйте вежливые запросы, например, «I would be grateful if you could» – «Я буду Вам очень признательным, если вы сможете…».

Германия, Англия

Вежливое отношение к собеседнику нужно совмещать с лаконичным посланием:

  • Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. Если у Вас возникнут вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
  • I would appreciate your help in this matter. Буду признательным за Вашу помощь.
  • I await a response at your earliest convenience. Ответьте, как только сможете.

Соединенные Штаты Америки

Выражениями, которые должны быть в письме по нормам этикета, можете пренебречь. Исключение – ситуации, когда вы пишете письмо вышестоящему коллеге либо партнеру. Конкретно опишите ситуацию и свои ожидания. Старайтесь употреблять поменьше фраз с would, could, might.

Африка, южноамериканские страны

Задавать личные вопросы можно в том случае, если общаетесь со знакомым. Спросите, как дела, как поживает семья собеседника. Это будет принято положительно, ваши отношения с собеседником сделаются надежнее.

Образцы деловых писем на английском языке и часто употребляемые выражения

Под определением «деловое послание» имеется в виду множество документов, оформление которых происходит для различных целей.

Это может быть просьба, предложение коммерческого плана, жалоба, извинения, заявление о принятии на работу, гарантийное письмо и то прочее.

В следующем разделе обсуждаются правила и образцы оформления официальных посланий на английском, применяемые устойчивые выражения.

Заявление

Сегодня множество граждан желает устроиться на работу в зарубежную организацию. При этом только некоторые люди осознают, что даже грамотно оформленным заявлением возможно показать себя в выгодном свете. Кроме конструкций, которые были перечислены выше, в послании вы можете применять такие выражения:

  • I am writing in connection with… Я пишу в связи с…
  • With reference to your vacancy… I am sending… В ответ на вашу вакансию… Я отправляю…
  • I am writing in response to your advertisement… Я отправляю ответ на ваше объявление…
  • As for my experience it includes… В мой опыт работы входит…
  • I worked for… as… Я работал на протяжении… на должности…

Деловая переписка на английском языке :

Чтобы деловая переписка на английском не превратилась в череду непонимания со стороны деловых партнеров, нужно усвоить, что знание разговорного английского языка ничего не значит. Экономическая и финансовая терминология – это язык в языке. Можно сказать, что его придется учить заново.

Одни и те же слова и фразы могут иметь абсолютно другой смысл. Кроме того, за долгие годы сформировался отдельный стиль делового письма, где коммуникация похожа на ритуал.

Здесь важно всё: обращение, последовательность, терминология и даже знаки препинания.

Например, у нас после обращения к адресату принято ставить восклицательный знак, а в английском деловом письме так не надо делать. Обычно используется запятая.

Где применяется деловой стиль

Деловая переписка на английском охватывает следующие типы документов:

  • емейл – письмо, пересылаемое электронным способом;
  • служебная записка;
  • запрос и ответ на него;
  • жалоба и извинение;
  • пресс-релиз;
  • коммерческое предложение;
  • резюме;
  • сопроводительное письмо;
  • рекламация и так далее.

То есть существует шаблон на каждое из вышеуказанных писем. И его нужно знать и придерживаться. Но, помимо этого, необходимо придерживаться деловой этики, клише, обращений и подписей.

Структура. Обращение

Деловая переписка на английском требует писать полную дату и разделять её знаком “слеш”, а не точками или запятыми, как принято у нас. То есть дата будет выглядеть так: день/месяц/год.

При обращении нужно повторять подпись адресата, то есть если в своих письмах ваш адресат пишет Sam Paul, то именно так и стоит к нему обращаться, а не сокращать до Mr. S Paul.

В обращении принято использовать такие варианты:

  • Если получатели неизвестны – Dear Sir, Dear Madam, Dear Gentelman.
  • Если получатели известны – Dear Mr John Smith, Dear Miss, Dear Mrs Johana Smith.
  • Если вы уже состоите в знакомстве, то можно обращаться по имени – Michael Doe.
  • Если вы отвечаете на письмо партнера, то необходимо наследовать его манеру обращения – если к вам обратились Dear Alexander, то вы обращаетесь Dear Jim.

Если письмо является первым в переписке, то следующим шагом будет представление, сначала по имени, а затем должность в компании. Например:

  • I am Sergey Sedykh, marketing director at ABCDEF Ltd. – “Меня зовут Сергей Седых, я директор по маркетингу в компании ABCDEF Ltd”.

Если письмо уже не первое, то нужно выразить благодарность за что-либо, к примеру, за быстрое прочтение или быстрый ответ.

  • Thank you for your intererest in our offer. – “Спасибо за ваш интерес к нашему предложению”.

Основное послание

Потом нужно рассказать о цели письма и описать, с чем связано ваше обращение. Желательно, чтобы письмо не было громоздким, не более трех абзацев.

  • I am writing to you to suggest our new…- “Я пишу вам, чтобы предложить наше новое”.

В конце письма следует поблагодарить адресата за то, что он или она уделили время на прочтение вашего письма. Например:

  • Thank you for your time. – “Спасибо за уделенное время”.

Если в вашем письме есть вложения, то об этом нужно указать внизу письма при помощи сокращения Ens или Esnc.

Правильное завершение

Деловая переписка на английском предполагает вежливое окончание каждого письма. Для этого используются устоявшиеся клише:

  • Sincerely yours – это клише используется в письме, которое начиналось с личного обращения по имени.
  • Faithfully yours – это клише для писем, в которых обращение было к незнакомым получателям.

Еще одной структурной частью делового письма является постскриптум – P.S. Он должен умещаться в одно предложение и сообщать о чем-то важном. Это может быть просьба незамедлительно выслать подтверждение или образцы. Либо же в постскриптуме можно подтвердить все вышесказанное в письме.

Что включает подпись

В подписи нужно указать ваше имя, какую должность в компании вы занимаете, название самой компании и контактные данные. Это может выглядеть так:

Sergey Segykh

Marketing director

ABCDEF Ltd.

+7920…..

17 Arbat str., off. 12

Moscow

Russia

Это был пример структуры делового письма. Но есть еще фразы деловой переписки на английском, без которых она уже не воспринимается как деловая. Вообще, сленговая или разговорная приятельская речь для делового общения не приемлемы. Это просто воспринимается как необразованность. Вот примеры устойчивых выражений:

  • I am truly grateful for your advice. – “Я искренне благодарен за ваш совет”.
  • I shall be happy to discuss with you. – “Буду счастлив обсудить с вами”.

Деловая переписка на английском языке не терпит ошибок, поэтому, чтобы не ошибиться при её составлении, стоит найти справочник фраз для деловой переписки и использовать его в рамках всех правил.

Деловая переписка на английском

Похожие главы из других книг

«Если», 2005 № 08 Байкалов Дмитрий Николаевич

ПЕРЕПИСКА Фантариум ЧИТАТЕЛИ ВЫЯСНЯЮТ В редакцию продолжают поступать письма читателей с недоуменными вопросами по поводу того, что же все-таки произошло с подписным каталогом «Пресса России» и Агентством подписки и розницы (АПР), которое проводило подписку на журнал «Если».

День и ночь, 2011 № 03 (83) Свиридов Георгий Иванович

Часть вторая, деловая Тунца заморозили там же, на месте, глубоким и быстрым до чрезвычайности способом. Упаковали и помахали ему темнокожей рукой.

Осторожно HOT DOG! (с иллюстрациями) Голденков Михаил Анатольевич

О ТОНКОМ АНГЛИЙСКОМ ЮМОРЕ И О ТОМ, КАК ЕГО ПОНИМАТЬ

ОСТОРОЖНО HOT DOG! Голденков Михаил Анатольевич

О ТОНКОМ АНГЛИЙСКОМ ЮМОРЕ И О ТОМ, КАК ЕГО ПОНИМАТЬ

Specific English. Грамматические трудности перевода Аполлова Мария Александровна

3. О переходности глаголов в английском языке

Specific English Автор неизвестен

3. О переходности глаголов в английском языке

Живая математика [Математические рассказы и головоломки] Перельман Яков Исидорович

Глава шестая СЕКРЕТНАЯ ПЕРЕПИСКА ПОДПОЛЬЩИКОВ

Капеллан дьявола [Размышления о надежде, лжи, науке и любви] Докинз Клинтон Ричард

Неоконченная переписка с дарвинистом-тяжеловесом Она не была окончена и, как это ни печально, никогда не будет окончена. 9 декабря 2001 г. Стивену Дж. Гулду Гарвард Дорогой Стив!

«Тихий Дон»: судьба и правда великого романа Кузнецов Феликс Феодосиевич

Г. Ю Набойщиков МОИ ВСТРЕЧИ И ПЕРЕПИСКА С П. Н. КУДИНОВЫМ

Посыпание будды пеплом Сан Сунг

Переписка с американским государственным юристом 26 декабря 1974 года. Дорогой Сон Са Ним. Спасибо за письмо, наставления и стихотворение. Мое письмо будет коротким, так как у меня сейчас масса работы по службе. Я все еще не нашел ответа ваш мышиный коан.

Записки мудрой стервы Николаева Галина

ВЫ – ДЕЛОВАЯ ЖЕНЩИНА Никто не станет отрицать, что внешний вид деловой женщины имеет важное значение и может даже повлиять на карьерный рост.

Вот почему так важно время от времени смотреть на себя со стороны, оценивая, какое впечатление на окружающих производите вы и ваш внешний вид.

Отражают ли они ваши стремления и положение? Соответствуют ли общему стилю компании, в которой вы работаете? Запомните: по одежке встречают!

Замуж через Интернет. Путеводитель по женихам мира Сафонова Елена

Часть вторая. Переписка. Выбираем мужчину

Замуж через Интернет. Путеводитель по женихам мира Сафонова Елена

Часть третья. Переписка. Советы и рекомендации

Новогодние SMS Зайцев Виктор Борисович

Sms на английском * * * Happy New Year! I wish you happines! (С Новым годом! Желаю вам счастья!) * * * Happy New Year! I wish you health! (С Новым годом! Желаю вам здоровья!) * * * Happy New Year! My best wishes to you! (С Новым годом! Мои наилучшие пожелания!) * * * May all your dreams come true! Happy New Year! (Желаю, чтобы сбылись все ваши мечты! С Новым годом!)

Запад. Избранные сочинения (сборник) Зиновьев Александр Александрович

Собрание писем Амвросий Оптинский Преподобный

Переписка с мирскими лицами 1. О том, сколь много мы заботимся о теле, и сколь мало о душе

Деловая переписка на английском: как правильно писать бизнес-письма

Деловая переписка – это не только способ обмениваться информацией, но и отличный механизм создания и поддержания репутации. Грамотное ведение корреспонденции является показателем высокой компетентности сотрудников и создает положительный образ компании. 

При общении с иностранными партнерами умение вести бизнес-переписку приобретает особое значение, так как в данных случаях письма являются основным способом коммуникации. Поэтому сегодня мы расскажем о том, как правильно стилистически, лексически и психологически вести деловую переписку на английском языке.

Общие требования оформления делового письма

Начиная новый абзац, не пишите с красной строки: письмо должно выглядеть строго вертикаль, и каждая следующая строка должна начинаться там же, где и предыдущая. Деловое письмо на английском имеет четкую смысловую структуру.

Обращение

Как и любое другое, официальное письмо начинается с обращения. После обращения должна стоять запятая, а следующее предложение должно начинаться с нового абзаца. Формулировка обращения зависит от того, общались ли вы с адресатом ранее. – Dear Sirs – To whom it may concern

Эти фразы употребляется в случаях, если вы обращаетесь к компании в целом.

– Dear Sir / Madam
Обращения для тех случаев, если вы не знаете ни имени, ни должности адресата, и вам известен только пол. Если вы не знаете и пол, то лучше написать Dear Sir.

– Dear Editor / Publisher / Professor 
Вам известна должность адресата.

– Dear Mr / Miss / Mrs / Ms (фамилия)
Если вам известно имя адресата. Если вы сомневаетесь в выборе обращения к женщине (Miss или Mrs), употребляйте нейтральное Ms.

– Dear (имя)
По имени можно обратиться, если у вас уже налажен контакт с адресатом.

Вступление

Для начала определитесь, от чьего лица вы составляете письмо. Обращаясь от себя лично, пишите «I», а от лица компании – «we». Если вы уже имели контакт с человеком ранее, вежливым тоном будет добавить вступительную фразу. – Hope you are well! – It was a delight meeting you at the conference last month. – I hope you are enjoying your business trip. – Congratulations on your promotion.

– Hope everything is fine on your side.

Для продолжения переписки подойдут следующие фразы: – Thank you for your prompt response. – Thank you for your message. – Thank you for your e-mail of the 21st of October. – With reference to your last phone call….

– Further to our conversation / telephone talk…

Основное содержание письма

Деловая переписка на английском. Проще, чем вы думаете

Опубликовано Massinissa286 Ноя 24, 2016 в Статьи | Нет комментариев

Он каждый день пишет письма китайским партнерам и налаживает межкультурные отношения.

Он ездит на профильные выставки за границу, где знают слова «водка» и «спасибо». Он ценит свое время и время других, так как знает о часах все.

Он – бренд-менеджер часов «Нестеров» и «Star Wars by Nesterov». Знакомьтесь, Кирилл Мальцев.

Хорошее знание английского языка и умение вести грамотную деловую переписку требуются от него по долгу службы, с которой он успешно справляется. Мы узнали у Кирилла, какой стиль общения он практикует, почему среди китайцев можно встретить Ивана, и, сколько времени требуется на шлифовку определенных языковых навыков. Let’s go, как говорится!

Кирилл Мальцев:

«Я работаю в компании уже два года и имею дело с английским языком каждый день, – с этим связана моя профессиональная деятельность. Я работаю с поставщиками различных комплектующих для наших часов, в том числе из-за рубежа.

Помимо Москвы, у нас есть офисы в Польше, Литве, Финляндии, Чехии, и все коммуникации проходят исключительно на английском.

В деловой переписке (которая происходит через обычную почту) я предпочитаю придерживаться 2 стилей общения.

Первый, это, конечно же, официальный. Его я использую для общения с иностранными покупателями, партнерами и поставщиками. Второй, это полуофициальный, где я могу в более свободной форме общаться со своими коллегами и руководством. Разница очевидна на примере:

и

Во втором варианте, например, можно увидеть сокращения, к которым я часто прибегаю.

Честно говоря, по деловым вопросам я никогда не общался в чатах, но есть некоторые партнеры и поставщики, с которыми у меня хорошие приятельские отношения, и с ними я могу пообщаться в Skype или WhatsApp. И то – чаще всего это простая переписка между двумя знакомыми людьми. Мы друг друга хорошо понимаем, так как у всех, с кем я общаюсь, уровень знания языка Upper-Intermediate и выше.

Для некоторых английский родной или второй язык в их стране. Хотя, конечно, поначалу были у меня кое-какие ошибки, но – спасибо моим собеседникам. У них гораздо больший стаж общения в часовой и смежной с ним специальности, и они всегда корректно и доброжелательно поправляли меня. Но в ошибках нет ничего страшного, дальше уже дело привычки и знаний.

На мой взгляд, при среднем уровне владения языком и ежедневной переписке на иностранном языке, можно очень быстро адаптироваться к новым словам, терминам и оборотам. Мне хватило 2-3 месяцев, чтобы полностью вникнуть во все тонкости английского в моей сфере занятости, в которой, кстати, как и в любой другой, бывают и смешные ситуации.

Например, многие китайцы берут себе английские имена, чтобы было проще переписываться, и в итоге какая-нибудь Chong Wong превращается в Carina.

А бывает, что тебе может написать Ivan Hung! Или, когда ты приезжаешь на выставку, многие люди изначально не подозревают, что я русский – и когда я им говорю «Тhat I am from Moscow, Russia» – они делают круглые глаза и говорят мне: «Oh, know – Zdravstvuite, Vodka, Spasibo» и выкладывают другие варианты их познаний в русском языке.

Вообще, конечно, нюансов в общении с иностранцами много, поэтому основной совет, который хочу дать всем – пожалуйста, всегда изучайте тонкости ведения переписки, исходя из вашей области деятельности! В любой профессиональной сфере есть свои слова-маркеры и обозначения. В противном случае, вы не сможете кое-где правильно донести свою мысль собеседнику, что в дальнейшем приведет к неприятным ошибкам.

Например, в моей переписке часто можно встретить такие сокращения:

Есть и профессиональные термины и сокращения:

Последние примеры характерны исключительно для моего рода деятельности.

Поэтому помните: чем лучше вы знаете свое дело, тем легче вам будет общаться на английском с другими профессионалами. Не бойтесь разговаривать с англоговорящими, – так вы быстрее выучите и запомните все тонкости профессионального языка, а также набьете руку в деловой переписке. Это несложно, просто нужен опыт».

Деловая переписка на английском

​В современном мире деловая переписка на английском является частью ежедневной работы сотрудников различных компаний, так как многие из них плотно сотрудничают с зарубежными коллегами и партнерами.

Поэтому будет полезно знать как грамотно вести деловую переписку на английском языке.

Однако, умение написать деловое письмо на английском важно не только для деловых людей, но и для изучающих английский язык, так как эта тема очень часто встречается на экзаменах.

———-

Как написать деловое письмо на английском?

На первый взгляд может показаться трудным написать деловое письмо на английском языке, однако существует набор стандартных фраз для деловой переписки на английском языке, при помощи которых составить деловое письмо на английском будет намного проще.

Используя деловой английский язык в своих письмах вы сможете придать им официальный, но в то же время вежливый тон и соблюсти правила приличия. При ведении деловой переписки помните, что деловые люди ценят краткость и лаконичность.

Старайтесь не допускать грамматических ошибок и опечаток, так как деловое письмо показывает не только ваш уровень знания языка и деловой этики, но и формирует общее представление у зарубежных партнеров и клиентов о вас и вашей компании, поэтому перед отправкой обязательно перечитайте свое письмо несколько раз.

Можно выделить правила по которым составляется любое деловое письмо на английском языке:

1. Текст письма разделяется на абзацы, красная строка не используется.2. В левом верхнем углу письма указывается полное имя отправителя и/или название компании отправителя и ее адрес.3. Далее указывается имя адресата, название и адрес компании получателя (с новой строки).4. Тремя строчками ниже, либо в верхнем правом углу письма указывается дата отправки письма.5. Письмо может начинаться с причины обращения.6. В центральной части письма размещается основной текст.7. Обычно письмо заканчивают словами благодарности и словами “Yours sincerely,” (если известно имя адресата) или 'Yours faithfully' (если имя адресата неизвестно).8. Полное имя автора и его должность идет четырьмя строками ниже.

———-

Обращение в деловой переписке на английском

Очень важно грамотно начать деловое письмо на английском, как правило, оно начинается с обращения. Письмо может быть обращено, как к знакомым людям, так и к незнакомцам и такие нюансы необходимо учитывать при составлении делового письма, чтобы не показаться грубым или невоспитанным в деловой переписке на английском с зарубежными коллегами.

Dear …, – Уважаемый … (В обращении к знакомому человеку).
Dear Sirs, – Уважаемые господа ( если неизвестно имя адресата).
Dear Sir or Madam – Уважаемые дамы и господа (если вам не известно имя адресата).
Dear Mr, Mrs, Miss or Ms … – Уважаемый/ая (если известно имя адресата; если вы не знаете семейное положение женщины, следует писать Ms).

———-

Вступление в деловом письме на английском

В зависимости от ситуации деловое письмо на английском может начинаться по разному. Если вы отвечаете на чье-то письмо, необходимо, дать понять получателю с первых строк, что ваше письмо – это именно ответ на письмо, а не начало новой переписки.

Также не лишним будет указать ссылку на предыдущие письма (например поставить дату), что позволит избежать путаницы в понимании того о чем идет речь в письме.

Thank you for your e-mail of (date)… – Спасибо за ваше письмо от …

(дата)

I apologise for not getting in contact with you before now… – Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…
With reference to… – Относительно; Ссылаясь на…
Thank you for enquiring – Благодарим за ваш запрос.Если же ваше письмо не является ответом, а вы являетесь инициатором деловой переписки, то после обращения вступления не будет, и вы должны указать причины по которым пишете письмо.

———-

Укажите причину написания делового письма на английском

После обращения и вступления указывается причина по которой вы пишете деловое письмо на английском.

Причин по которым вы пишете письмо может быть много: от согласия до просьб и извинений, но в независимости от ситуации, каждая из причин должна быть выражена в адекватной и вежливой манере, чтобы не навредить своей репутации.

Первый блок состоит из нейтральных фраз, с которых можно начать указание причины.

I am writing to apologise for… – Я пишу Вам, чтобы извиниться за…

I am writing to enquire about … – Я пишу Вам, чтобы узнать…
I am writing in connection with… – Я пишу Вам в связи с …
I’m writing to let you know that… – Я пишу, чтобы сообщить о …
I am delighted to tell you that… – Мы с удовольствие сообщаем о …
I am writing to confirm… – Я пишу Вам, чтобы подтвердить…
We are able to confirm to you

Ссылка на основную публикацию